Având în vedere toate acestea, Irina  Holdevici arată că în evaluarea unei situaţii ca fiind stresante trebuie să se aibă în vedere atât elementele realităţii externe, cât şi particularităţile psihologice ale individului supus respectivei situaţii.

Aceeaşi autoare arată că cele mai importante categorii de stresori de natură psihosocială sunt: frustrările, ameninţările şi conflictele, iar factorii care influenţează reacţia individului la stres sunt condiţiile externe şi factorii de  personalitate.

Marea majoritate a indivizilor, atunci când apar situaţii stresante, întreprind unele acţiuni pentru a face faţă stresului; aceste acţiuni poartă numele de strategii de adaptare. Doar atunci când posibilităţile subiectului sunt depăşite de solicitări şi acesta nu mai găseşte mijloace adecvate de a-şi rezolva problemele apar aşa-numitele reacţii dezadaptative la stres.

Lazarus distinge două categorii de strategii adaptative:

a) acţiunile directe care se referă la eforturile individului de a se opune stimulului stresant prin modificarea relaţiilor sale cu mediul înconjurător (pregătirea pentru a preîntâmpina acţiunea situaţiilor stresante şi acţiunile agresive);

b) acţiunile indirecte, îndreptate în direcţia autoapărării eului (identificarea, deplasarea, reprimarea, negarea, proiecţia, intelectualizarea).

Specialiştii arată că pentru a preveni şi combate efectele negative ale stresului cele mai simple şi mai accesibile strategii de luptă sunt: metodele de reglare şi de autoreglare a stărilor psihice şi relaxarea şi tehnicile derivate ale acesteia.

Un fenomen cu un caracter disfuncţional determinat de stres este oboseala. Aceasta apare în urma solicitărilor organismului în activitatea umană şi este determinată de consumul de energie în timpul acestei activităţi.

Oboseala reprezintă o reacţie a organismului de readaptare, de refacere a funcţiilor sale. Ea reprezintă un fenomen fiziologic normal care apare în urma solicitărilor prezente în activitatea umană.

În general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dacă este urmată de o perioadă de odihnă sau de somn, organismul îşi reface plenitudinea funcţiilor sale. Ea nu este o boală, dar poate avea consecinţe temporare asupra organismului precum slăbirea atenţiei faţă de munca îndeplinită şi faţă de mediu.

Specialiştii clasifică oboseala în următoarele grupe:

Oboseala musculară (dinamică şi statică) - determinată de efortul muscular şi de contractarea musculară fixă.

Oboseala neurosenzorială - cauzată de tensiunea nervoasă a simţurilor (ochi, urechi).

Oboseala psihică - determinată de factori de natură psihică.

Oboseala poate fi provocată de o mulţime de cauze, dintre care cele mai des întâlnite sunt:

- intensitatea şi durata muncii fizice şi intelectuale;

- factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

- factorii de natură psihică (responsabilităţi, griji, conflicte);

- monotonia sau rutina muncii;

- boli şi dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

- scăderea atenţiei;

- încetinirea şi inhibarea percepţiei;

- inhibarea capacităţii de gândire;

- scăderea randamentului activităţii fizice şi intelectuale.

În birouri oboseala profesională este o stare produsă de stres şi afectează mai ales persoanele care lucrează cu publicul. Cei mai mulţi cred că munca în birouri şi secretariate este lipsită de stres sau cu stres redus, însă lucrurile nu stau deloc aşa. Tensiunile psihice şi stresul contactelor inter-umane determină oboseală sau chiar epuizare. Cercetările efectuate asupra lucrătorilor din birouri arată că  peste 50% dintre aceştia sunt afectaţi de un sindrom de epuizare emoţională. Cauzele ar consta în lipsa de spaţiu şi de intimitate a locului de muncă, precum şi în dificultatea sarcinilor de serviciu.

În general, persoanele care manifestă simptome de oboseală fizică şi psihică au o atitudine negativistă în relaţiile cu ceilalţi şi resimt o diminuare a respectului de sine. Tina Roose, referindu-se la cei care lucrează în biblioteci,  susţine această idee, arătând că:  “mulţi specialişti în informare, proaspeţi absolvenţi ai facultăţilor de profil, vin la primul lor loc de muncă plini de entuziasm, nerăbdători să se remarce şi să-i ajute pe oameni în satisfacerea cerinţelor de informare. Nu mult timp după angajare însă, noii bibliotecari realizează că nevoile şi că speranţele lor personale nu corespund întotdeauna cu cele ale instituţiei sau ale utilizatorilor. Volumul de muncă este deseori prea mare pentru timpul alocat; membrii personalului sunt obligaţi să îndeplinească simultan mai multe sarcini; activitatea depusă este rareori apreciată atât de beneficiari cât şi de către instituţie. Multe organizaţii nu oferă personalului nici o posibilitate de a-şi aduce contribuţia la structurarea propriului destin. Acestea sunt câteva dintre motivele permanente de stres care pot transforma entuziasmul în inerţie, în frustrare şi, mai târziu, în apatie”.

În afara programului normal de lucru, remedierea şi prevenirea oboselii se poate realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei săptămânii de lucru şi a concediilor de odihnă.

În munca de birou remediile pentru epuizarea şi pentru oboseala profesională se pot asigura la două niveluri. La nivelul vieţii personale angajaţii trebuie să-şi structureze activităţile astfel încât acestea să le dea un sentiment de confort şi de siguranţă. Salariaţii trebuie să aibă o viaţă activă în afara serviciului şi mediului acestuia.

Al doilea nivel se referă la responsabilităţile manageriale care trebuie să vizeze ajutorarea salariaţilor afectaţi de oboseală profesională prin recunoaşterea simptomelor acestui fenomen şi prin instruirea personalului în vederea depistării lor, prin organizarea de întruniri ce pot fi folosite pentru întrajutorarea membrilor personalului şi prin promovarea spiritului de echipă.

Pentru serviciile de relaţii cu publicul, în situaţia în care schema de personal permite, managerii pot să restructureze anumite posturi sau să refacă programul de lucru astfel încât contactul dintre lucrători şi solicitanţi să nu fie prea mare. De asemenea, poate fi utilă şi organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] .

Este foarte important să se prevină starea de oboseală profesională pentru că aceasta nu afectează un singur membru al personalului ci este transmisă şi celorlalţi. În acest sens, Beth Belevins arăta: “Când un angajat se plânge de condiţiile de lucru şi/sau se îndoieşte de utilitatea, de rostul sau de  satisfacţia muncii sale, această atitudine va avea cu siguranţă influenţă şi asupra colegilor săi”.

 Pentru a nu permite răspândirea acestor simptome, managerii trebuie să le recunoască şi să le prevină ori de câte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenţial în găsirea unor corelaţii şi alternative optime între durata perioadelor de muncă, durata pauzelor pentru odihnă, numărul, conţinutul şi momentul introducerii acestor pauze, astfel încât să se asigure o eficienţă sporită, un nivel optim al capacităţii de muncă şi o bună stare a sănătăţii.

2.3. Analiza ergonomică a locului de muncă

Pentru a asigura eficienţa sistemului “om-mijloace de muncă-mediu” şi a micşora posibilităţile de eroare, în condiţiile reducerii solicitărilor, concomitent cu creşterea satisfacţiei în muncă, este necesar, atât pentru proiectant cât şi pentru organizatorii şi pentru conducătorii proceselor de muncă, să se folosească metode  adecvate, care să se bazeze pe cunoaşterea posibilităţilor şi a cerinţelor omului în procesul muncii. În aceste condiţii analiza, proiectarea şi reproiectarea ergonomică a locului de muncă este de mare utilitate.

Procedeul are ca punct de plecare analiza condiţiilor de muncă existente sau proiectate pentru a se realiza în diferite variante şi pentru fiecare loc de muncă, în funcţie de factorii de evaluare şi de criteriile de influenţă [2] .

Vom prezenta în continuare, ca exemplu, un procedeu de analiză în care sunt consideraţi 8 factori de evaluare (A-H) şi 27 de criterii de influenţă. Fiecare criteriu este evaluat după o scară având 5 niveluri ergonomice de apreciere, în care nivelul 1 este cel mai favorabil, iar nivelul 5 cel mai defavorabil        (tabelul 1).

Tabel 1.

Factori şi criterii de evaluare ergonomică a locului de muncă (după Mathis, Nica şi Rusu, 1997)