5.  METODE DE APRECIERE A MUNCII ÎN BIROU

 

Aprecierea muncii angajaţilor este necesară în orice tip de organizaţie.

Ea reprezintă evaluarea sistematică a realizărilor şi a neajunsurilor în muncă ale fiecărui angajat. [1]

Obiectivul principal al aprecierii muncii este de a stabili cât de bine îşi îndeplineşte un angajat sarcinile ce-i revin şi de a-l ajuta  să afle cât de bine munceşte, astfel încât dacă este nevoie să-şi îmbunătăţească stilul de muncă.

De asemenea, aprecierea performanţei este un  instrument util de stimulare a dezvoltării angajatului: îi întăreşte încrederea în forţele proprii, amplifică motivarea prin majorări de salarii şi prin premii, deschide perspective de promovare, îi sporeşte ambiţia de ridicare a nivelului de pregătire.

Pentru evaluarea muncii din birou nu există proceduri standard, pentru aceasta se folosesc o varietate de metode. În general instituţiile nu trebuie să opteze pentru o singură metodă, ci pentru combinaţii de metode.

Cele mai utilizate metode de aprecierea a muncii în birou sunt: metoda eseului (aprecierea descriptivă), metode comparative (ierarhizarea, compararea perechilor şi distribuţia forţată), metoda grafică de apreciere şi schemele de apreciere bazate pe determinări comportamentale. Alte metode mai rar folosite sunt: autoevaluarea, evaluarea de către cei egali, evaluarea făcută de subordonaţi. De asemenea, managementul prin obiective este un mijloc de apreciere.

1. Metoda eseului presupune descrierea (în scris) a activităţii lucrătorilor de către manager sau de o altă persoană care face aprecierea. Deşi textul este liber, cel care face aprecierea trebuie să se refere mai ales la probleme privind cunoaşterea de către angajat a sarcinilor postului, la calităţile şi defectele acestuia, precum şi la potenţialul său de promovare.

 Deşi metoda este simplă şi uşor de aplicat, are câteva dezavantaje cum ar fi:

- lungimea şi conţinutul textului variază de la un evaluator la altul;

- pe baza textului este greu să se obţină o unitate în evaluare, întrucât unii autori evidenţiază unele aspecte, iar alţii altele;

- stilul autorului poate afecta aprecierea;

- persoana care realizează aprecierea nu are talent la scris, ceea ce poate afecta obiectivitatea aprecierii.

Pentru a fi eficientă, specialiştii recomandă ca această metodă să fie folosită în combinaţie cu altele.

2. Metodele comparative de evaluare fac parte din categoria metodelor subiective şi cuprind: ierarhizarea, compararea perechilor şi distribuţia forţată.

a. Ierarhizarea constă în aşezarea angajaţilor pe categorii, de la cea mai înaltă la cea mai joasă, de la cel mai bun lucrător la cel mai slab. O variantă a acestei metode este ierarhizarea alternativă. Aceasta presupune alegerea celui mai bun şi a celui mai slab lucrător. Apoi se alege cel de pe locul doi ca performanţă şi cel dinaintea celui slab, stabilind astfel alternativ locurile de sus şi de jos până sunt clasaţi toţi angajaţii.

b. Compararea perechilor. Metoda constă în compa-rarea fiecărui angajat cu toţi ceilalţi pe rând, luaţi unul câte unul. Numărul posibil de perechi de angajaţi se stabileşte
după formula:

     P =  n (n-1)/2    unde :

     P – numărul posibil de perechi

     n – numărul de angajaţi

Evaluarea se realizează pe baza unui tabel în care se înscriu toate perechile posibile. Evaluatorul stabileşte care angajat este mai bun în fiecare pereche, marcând performanţa superioară prin caractere  aldine.

c. Distribuţia forţată. Metoda presupune că nivelul de performanţă dintr-un grup de angajaţi se distribuie conform curbei lui Gauss. Dezavantajul major al ierarhizării este acela că mulţi angajaţi sunt clasaţi la nivelul superior al grilei. Distribuţia forţată este concepută tocmai pentru a preveni această situaţie. Evaluatorul, folosind această metodă, distribuie angajaţi, după un anumit indice procentual în grupe aşezate la diferite niveluri ale performanţei (tabelul 9).

 

Tabelul 9

Aprecierea performanţei prin distribuire forţată

 

Nivelul	Categorii de performanţă	Ponderea fiecărui nivel în totalul angajaţilor
1	Categoria cea mai joasă	10%
2	Sub nivelul mediu	20%
3	Categoria de nivel mediu	40%
4	Peste nivelul mediu	20%
5	Cei mai buni	10%

 

Avantajul metodelor comparative este simplitatea, ele sunt uşor de explicat şi de folosit. Cu toate acestea au şi unele dezavantaje cum ar fi:

- nu relevă gradul de diferenţiere dintre persoanele aflate pe categorii alăturate;

- persoanele cu rezultate similare sunt plasate în categorii diferite;

- nu permit o comparaţie între diferite grupuri de angajaţi aflate în servicii diferite;

- distribuţia forţată este greu de utilizat în cazul evaluării grupurilor mici.

   3. Metoda grafică (scalele de evaluare în formă grafică) este cea mai folosită metodă de aprecierea muncii în birou. Aprecierea angajaţilor se face în funcţie de factori precum: calitatea muncii, volumul de muncă, încredere în persoana respectivă, spirit de iniţiativă, competenţă, scrupulozitate. Unele instituţii folosesc în evaluare formulare simple cuprinzând factorii menţionaţi (uneori explicitaţi), urmaţi de o scală de evaluare în formă grafică.  Acestea conţin puncte care exprimă repartizarea scorurilor (de la cinci pentru foarte bun, la 1 pentru slab sau nesatisfăcător). Scorul total pentru fiecare angajat se calculează prin însumarea punctelor acordate (fig. 5). 

 

Scrupulozitate  

1	2	3	4	5
Slab	Suficient	Mediu	Bine	Excelent

                

                                  Fig. 5. Scală de evaluare privind scrupulozitatea

   

În ultimul timp unele firme şi-au îmbunătăţit scalele grafice de evaluare eliminând calificativele cu scurte aprecieri ale diferitelor niveluri de performanţă (fig. 6).

Scrupulozitatea înseamnă rigurozitate în munca depusă

Face greşeli repetate.

Neatent, face deseori greşeli.

Corect de obicei.

Nu are nevoie de prea multă supervizare. Lucrează cu  acurateţe şi   este riguros în      cea mai mare parte a timpului.

Nu necesită decât o supervizare minimă. Aproape întotdeauna este riguros şi exact.

 

Fig. 6. Scală de evaluare privind scrupulozitatea (fără calificative)

 

 

   Metoda grafică de apreciere are numeroase avantaje:

- este relativ uşor de elaborat şi de folosit;

-  poate include evaluarea mai multor caracteristici;

-  scorurile angajaţilor pot fi comparate;

-  este o metodă acceptată de cei evaluaţi;

- dacă este corect elaborată poate fi la fel de eficientă ca metodele complexe.

Totuşi metoda are şi dezavantaje, fiind de multe ori criticată:

-   nu previne comiterea erorilor de evaluare;

-  nu sunt suficient de precis definite gradele de performanţă ale fiecărei caracteristici;

- efectul de halo (tendinţa de a acorda unei persoane calificative mari sau mici la toţi factorii pe baza unei păreri generale despre persoana evaluată).

Anexa 12 ilustrează un formular de apreciere a muncii pe baza metodei grafice, folosit de Biblioteca Publică din Dallas.

4. Schemele de apreciere bazate pe determinări comportamentale (BARS) sau scale de observare a comportamentului au fost create pentru a corecta deficienţele metodei grafice. Ele au apărut recent şi încă nu sunt utilizate în prea multe firme.

Determinările sunt descrieri specifice ale comporta-mentelor de muncă, cotate ca reprezentând niveluri specifice ale performanţei [2] . Pentru a realiza o apreciere pe baza acestei metode, evaluatorul parcurge o listă de câteva determinări din fiecare scală de evaluare, până când identifică determinatul corespunzător comportamentului angajatului şi marchează valoarea respectivă. Evaluarea se obţine prin însumarea valorilor alese pentru fiecare nivel.

Figura 7 prezintă o schemă BARS creată pentru eva-luarea parametrilor de planificare a derulării proiectelor, care este o atribuţie proprie multor posturi manageriale.

Schemele au numeroase avantaje:

-  au la bază o analiză atentă a postului;

-  validitatea conţinutului determinărilor este direct evaluată;

- sunt utile în asigurarea recompensării angajaţilor, deoarece folosesc scale de frecvenţă;

- oferă o mai mare profunzime a informaţiei de performanţă decât alte metode;

- metoda este acceptată atât de manageri cât şi de subalterni deoarece schemele sunt create împreună.

   Cu toate acestea, cercetările nu au demonstrat superioritatea acestei metode.

Valori	Determinări
7    Excelent	Formulează un plan amănunţit al desfăşurării proiectului, cu documentaţia adecvată, obţine aprobările necesare şi trimite planul tuturor celor implicaţi
6    Foarte bine	Planifică, comunică şi urmăreşte termenele şi obiectivele; stabileşte săptămână de săptămână modul de desfăşurare al proiectului faţă de planificare. Menţine la zi grafice ale realizărilor şi rămânerilor în urmă şi se foloseşte de acestea pentru optimizarea modificărilor de termene necesare. Are uneori probleme operaţionale minore, dar comunică în mod eficient.
5    Bine	Defalcă şi schiţează toate părţile componente ale proiectului, programând realizarea fiecăreia; se străduieşte să devanseze programarea şi are prevederea de a lăsa o margine pentru perioade de slăbire a ritmului. Rezolvă problemele clienţilor legate de limitele de timp; rareori are probleme de depăşire a termenelor sau a costurilor.
4    Nivel mediu	Face o listă de termene şi o revede pe măsură ce proiectul avansează, incluzând de obicei evenimentele neprevăzute; provoacă frecvente reclamaţii din partea clienţilor. Poate avea un plan temeinic, dar nu ţine evidenţa obiectivelor şi termenelor; nu comunică nerespectările de programare sau alte probleme imediat ce acestea se petrec.
3    Nivel sub-mediu	Planurile nu sunt bine definite; termenele stabilite sunt de obicei nerealiste. Nu poate planifica acţiuni pe mai mult de două-trei zile înainte, neavând noţiunea de termen realist de realizare a unui proiect.
2    Foarte slab	Nu are un plan sau programare a segmentelor de activitate ce trebuie realizate. Nu planifică deloc sau planifică insuficient proiectele ce i se atribuie.
1    Inacceptabil	Nu finalizează aproape niciodată un proiect din cauza lipsei oricărei planificări şi dă impresia că problema îi este indiferentă. Repurtează mereu eşecuri datorită lipsei de planificare a acţiunilor, dar nu se interesează de modul în care şi-ar putea îmbunătăţi munca.

       

 

Fig. 7.  Schemă de apreciere bazată pe determinări comportamentale

 

Aprecierea muncii constituie de cele mai multe ori o condiţie obligatorie pentru luarea unor decizii privind cunoaşterea calităţii personalului, necesităţile de pregătire ale acestuia, posibilităţile de dezvoltare şi de promovare, meritele pentru recompense, precum şi decizii privind eliberarea postului [3] . Metodele prezentate, în condiţiile în care sunt respectate criteriile pentru un bun sistem de evaluare a performanţei şi sunt corect elaborate şi aplicate, permit luarea celor mai bune decizii.