Primirea şefilor de misiune

Misiunea diplomatică este rugată să comunice Ministerului Afacerilor Externe, în timp util, data sosirii, mijlocul de transport şi punctul de intrare în România a noului şef de misiune pentru a fi întâmpinat conform uzanţelor diplomatice. La sosirea la post, şefii de misiune sunt salutaţi în Bucureşti, la gară sau aeroport, în numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dacă sosirea sau plecarea şefului de misiune are loc în zilele de sâmbătă sau duminică, sărbători sau alte zile în care oficial nu se lucrează precum şi după orele 22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcţionar al Direcţiei Protocol.

Vizitele protocolare ale şefilor de misiune la sosirea la post

  După sosirea sa la Bucureşti, şeful de misiune face o vizită directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care îl informează asupra uzanţelor locale privind ceremonia prezentării scrisorilor de acreditare şi asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de şefii misiunilor diplomatice în România.

  Cu ocazia acestei vizite, şeful de misiune solicită o audienţă, în legătură cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau în lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informează pe şeful de misiune despre ziua şi ora când va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat în vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.

Însărcinatul cu afaceri titular înmânează directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit în această funcţie şi a celei de rechemare a predecesorului, în cazul că acesta nu a depus-o la plecare.

În ziua şi ora fixate pentru audienţă la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, şeful de misiune este aşteptat şi prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu şeful de misiune. Şeful de misiune înmânează ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare şi ale scrisorilor de rechemare a predecesorului său, în cazul în care acesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informează pe şeful de misiune de data şi ora fixate pentru audienţa la preşedintele României în vederea prezentării scrisorilor de acreditare. Şeful  de misiune comunică în prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor săi cu grad diplomatic care urmează să-l însoţească la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numărul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui însărcinat cu afaceri a.i., va fi comunicată ministrului afacerilor externe al ţării acreditare printr-o scrisoare sau telegramă, de către ministrul afacerilor externe al ţării acreditante.

Ceremonia prezentării scrisorilor de acreditare

În  ziua fixată pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direcţiei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reşedinţă sau ambasadă la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziţie de Protocolul Preşedinţiei. Colaboratorii care îl însoţesc (1-3) se deplasează cu maşini ale ambasadei.

La intrarea în curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboară din maşină şi este salutat de şeful Protocolului Preşedinţiei, care îl invită să treacă în revistă garda militară de onoare. Aceasta ceremonie se desfăşoară în acordurile Marşului de întâmpinare. Ambasadorul se opreşte în dreptul drapelului României şi salută printr-o uşoară înclinare a capului, după care continuă trecerea în revistă a gărzii. După trecerea în revistă a gărzii militare de onoare, ambasadorul este invitat în maşină, unde îl aşteaptă directorul Direcţiei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odată ajunşi la Palat, ambasadorul şi colaboratorii săi sunt conduşi într-un salon de aşteptare în care sunt arborate steagurile respectivei ţări şi al României.

Ambasadorul, însoţit de directorul Direcţiei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urmaţi de colaboratorii ambasadorului, intră în Sala Unirii şi se opresc la 4-5 paşi în faţa preşedintelui României. Sunt prezenţi ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat şi un consilier prezidenţial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adresează preşedintelui României cu formula “Domnule preşedinte, am onoarea să vă prezint pe Excelenţa Sa, domnul ….., ambasadorul extraordinar şi plenipotenţiar al ….. în România”.

Ambasadorul îl salută pe preşedintele României printr-o uşoară înclinare a capului şi se adreseaza cu următoarele cuvinte: “ Domnule preşedinte, permiteţi-mi să vă înmânez scrisorile prin care preşedintele ….., Domnul ….. mă acreditează în calitate de ambasador extraordinar şi plenipotenţiar al ….. în România, precum şi scrisorile de rechemare a predecesorului meu”.

Ambasadorul se apropie de preşedinte pentru a-i înmana scrisorile de acreditare, precum şi scrisorile de rechemare a predecesorului său, dacă este cazul. Înmânarea se face cu ambele mâini de la o distanţă de circa un metru.

După primirea scrisorilor, preşedintele îi strânge mâna ambasadorului.

Preşedintele prezintă ambasadorului persoanele oficiale române care asistă la ceremonie. La rândul său, ambasadorul prezintă preşedintelui pe colaboratorii săi. Preşedintele îl invită pe ambasador pentru o fotografie oficială lângă steagul României.

  Preşedintele are apoi o întrevedere, într-un salon contiguu – Biblioteca – cu noul ambasador. La întrevedere asistă ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul prezidenţial sau de stat, şeful Protocolului Preşedinţiei şi colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage într-un salon alăturat în aşteptarea încheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.

După terminarea convorbirii, marcată de oferirea unei cupe de şampanie, preşedintele îşi ia rămas bun de la ambasador. Ambasadorul şi colaboratorii săi ies din palat şi se îndreaptă spre maşini. De această dată, autoturismul oficial în care se află ambasadorul are arborat fanionul naţional al ţării respective (pe aripa din faţă dreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador până la reşedinţa sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cupă de şampanie sau cocktail restrâns.

Ţinuta la ceremonia prezentării scrisorilor de acreditare este costum de culoare închisă, uniformă diplomatică sau costum naţional.

Ordinea de precădere a şefilor de misiune

Ordinea de precădere a şefilor de misiuni diplomatice va fi determinată, pentru ambasadori, de ziua şi ora prezentării scrisorilor de acreditare preşedintelui României, iar pentru însărcinaţii cu afaceri a.i. de data notificării la MAE a asumării conducerii misiunii diplomatice;

Ziua şi ora prezentării scrisorilor de acreditare de către ambasadori sunt stabilite în funcţie de ziua şi ora prezentării copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua şi ora prezentării copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc în funcţie de ziua şi ora sosirii la Bucureşti;

Dacă în aceeaşi zi şi la aceeaşi oră sosesc doi sau mai mulţi ambasadori – în acelaşi avion sau navă maritimă – ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilită pe criterii alfabetice (denumirea ţării) sau prin tragere la sorţi.

Absenţa şefului de misiune

În caz de plecare temporară din România, şeful misiunii trimite o Notă Verbală Ministerului Afacerilor Externe – Direcţia Protocol – indicând numele colaboratorului care îl înlocuieşte pe timpul absenţei sale, în calitate de însărcinat cu afaceri a.i.

De asemenea, şeful misiunii notifică în scris Ministerului Afacerilor Externe – Direcţia Protocol – întoarcerea şi reluarea funcţiilor sale;

În caz de plecare definitivă sau temporară din România a unui însărcinat cu afaceri a.i., notificarea înlocuirii acestuia cu un alt însărcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegramă adresată ministrului afacerilor externe al României de către ministrul afacerilor externe al ţării respective.

Plecarea definitivă din România a şefilor de misiune

La plecarea definitivă din România, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preşedintele României fie personal de către şefii de misiune, fie de succesorii acestora, odată cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;

Scrisorile de rechemare ale însărcinaţilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odată cu scrisorile lor de cabinet.

Şefii de misiune care părăsesc definitiv România sunt salutaţi la plecare, la gară sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia.

Dacă sosirea sau plecarea şefului de misiune are loc în zilele de sâmbătă sau duminică, sărbători sau alte zile în care oficial nu se lucrează precum şi după orele 22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcţionar al Direcţiei Protocol.

Plecarea definitivă a şefului de misiune se notifică de către respectiva misiune prin Nota Verbală în care se menţioneaza data plecării definitive, dorinţa efectuării unor vizite de rămas bun (la preşedintele ţării, primul ministru şi ministrul afacerilor externe) de a căror perfectare se ocupă Ministerul Afacerilor Externe – Direcţia Protocol.

La plecarea definitivă a unui ambasador sau şef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) oferă un dejun sau dineu îin onoarea respectivului şef de misiune.

Obligaţiile protocolare ale soţiilor şefilor de misiune

După prezentarea scrisorilor de acreditare de către şeful de misiune, soţia acestuia poate solicita o vizită protocolară de prezentare la soţia ministrului afacerilor externe. Soţiile şefilor de misiune trimit cărţi de vizită soţiilor personalităţilor române cărora soţii lor le-au făcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cărţi de vizită.

Prezentarea scrisorilor de cabinet de către însărcinaţii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe

În ziua şi la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, însărcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului căruia îi înmânează, într-o scurtă întrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat după această întrevedere, directorul Protocolului îl conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat.

Însărcinatul cu afaceri titular înmânează ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa şi pe aceea de rechemare a predecesorului său, în cazul că acesta nu a depus-o înainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurtă convorbire.

Ţinuta pentru audienţa la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a însărcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare închisă.

Prezentarea colaboratorilor şefului de misiune

Şeful de misiune prezintă pe primul său colaborator, sosit la post, printr-o vizită pe care o face directorului Protocolului şi directorului de relaţii din Ministerul Afacerilor Externe.

Ceilalţi membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentaţi, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcţii

Ataşaţii militari şi ataşaţii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Apărării Naţionale şi, respectiv, la Ministerul Industriei şi Comerţului, conform uzanţelor respectate în aceste ministere.

Decanul Corpului Diplomatic

Decan al Corpului Diplomatic este şeful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar şi plenipotenţiar, cu cea mai mare vechime la pot. În România, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului – respective Nunţiul Apostolic.

Intrarea şi ieşirea din funcţie a decanului Corpului Diplomatic se face în mod automat, fără nici o ceremonie. În absenţa acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat după Nunţiul Apostolic, în ordinea de precădere. Notificarea acestei situaţii la Ministerul Afacerilor Externe – Direcţia Protocol – intră în practică diplomatică.

ANEXA

Cele mai uzuale plasamente la masă sunt următoarele:

Masa la care participă numai bărbaţi
Varianta 1
	G = gazda O = oaspetele de onoare
Varianta 2
	G = gazda O = oaspetele de onoare
Masa la care participă şi femei
Varianta 1 (cifrele subliniate – femei)
	G = gazda SG = soţia gazdei
Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci când numărul femeilor este egal cu cel al bărbaţilor, să se folosească următoarea varianta de plasament:
	G = gazda SG = soţia gazdei
Masa în formă de potcoavă
Varianta 1
	G = gazda SG = soţia gazdei
Varianta 2
	G = gazda SG = soţia gazdei
Masa rotundă
Numărul invitaţilor este mic.
	G = gazda SG = soţia gazdei

Nota:

Exemplele de mai sus nu epuizează în întregime gama de situaţii ce pot apărea în cadrul unor asemenea acţiuni.

 

BIBLIOGRAFIE

Baldrige, Letitia, Codul manierelor în afaceri, Ediţia IV, Business Tech Internaţional şi Amerocart SRL, Bucureşti, 1996;

Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Fundaţiei “România de mâine”,2000;

Dessault, Louis, Protocol, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucureşti, 1996

Maliţa, Mircea, Diplomaţia, şcoli şi instituţii, Ediţia a II-a, Editura Didactică şi pedagogică, Bucureşti, 1975;

Marinescu, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editura « Humanitas », Bucuresti, 1995 ;

Vedinaş,Verginia, Elemente de protocol, Editura Luminalex, Bucureşti, 2000;

Îndreptar de protocol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.