2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC ÎN CADRUL FIRMEI

2.1. Sistemul informaţional

Dacă sistemul decizional reprezintă “sistemul nervos” al unei organizaţii, sistemul informaţional este “sistemul circulator”. El oferă materia primă (informaţia) necesară în stabilirea şi îndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor atât manageriale, cât şi de execuţie din cadrul organizaţiilor socio-economice.

Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi la realizarea obiectivelor organizaţiei[1].

În continuare vom defini fiecare componentă a sistemului informaţional.

Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional.

Definiţii ale informaţiei sunt multe în literatura de specialitate.

Norbert Wiener, părintele ciberneticii, spunea că “informaţia este informaţie, nici materie, nici energie”. Pornind de la ideea că informaţia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, încercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicaţiilor, informaţia este un mesaj, un semnal ce reflectă starea unui sistem sau a mediului în care acesta funcţionează şi care aduce receptorului un spor de cunoaştere.

Informaţia economică reprezintă acele date care aduc receptorului un spor de cunoaştere privind întreprinderea respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor în cadrul firmei respective.

Informaţiile se obţin în general din prelucrarea datelor, ele nu se confundă însă cu acestea.

Data reprezintă o înşiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumită semnificaţie. Datele economice descriu acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firmă sau la procese din afara acesteia.

În concluzie se poate spune că orice informaţie este o dată dar nu orice dată este o informaţie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

În literatura de specialitate se întâlnesc diverse criterii de clasificare a informaţiilor. Iată câteva dintre acestea:

1.      după modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2.      după gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3.      după direcţie: descendente, ascendente, orizontale;

4.      după provenienţă: exogene, endogene;

5.      după destinaţie: interne, externe;

6.      după obligativitate: imperative, nonimperative

7.      după natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producţie, financiar-contabile, personal.

Această clasificare se referă la informaţia economică utilizată în procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

1.      după formă: analogică, digitală;

2.      după natura sa: date, texte, imagini fixe, secvenţe audio, secvenţe video;

3.      după suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaţionale [2]

În raport cu natura lor specifică, informaţiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaţionale:

a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informaţiei numerice, după reguli matematice şi logice, şi este larg răspândită în activităţile care solicită un mare volum de calcule, de situaţii şi de rapoarte: economie, proiectare, management, statistică etc.

Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizează în mod diferit, în funcţie de modul de organizare a acestora în colecţii de date.

Datele organizate sub forma fişierelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretoare sau compilatoare care diferă în funcţie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai răspândite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funcţiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilităţi integrate de tratare a informaţiei (texte, tabele, baze de date, grafică etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezintă un interes deosebit datorită uşurinţei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele şi a îmbinării procesării datelor cu procesarea de texte în cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, în paragrafe, în fraze şi în cuvinte, este supus unor operaţii vizând forma caracterelor şi mărimea acestora, forma şi mărimea paginii, modul de aşezare a textului în pagină.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaţii lingvistice cum sunt: despărţirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. În urma acestor operaţii rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afişare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau pe microfilm în vederea arhivării.

Procesarea textelor se realizează fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinaţie principală, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) şi ale sistemelor integrate (WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern şi eficient a tehnicilor informatice şi electronice în vederea receptării, memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente.

Un document poate conţine informaţii provenite din surse diferite: situaţii şi rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conţinând texte obţinute în urma procesării textelor, tabele şi reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schiţe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informaţiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizează de către programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de către funcţii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).

Documentele astfel procesate se memorează pe suporturi tehnice de date având o anumită organizare pentru a putea fi apoi uşor regăsite, consultate la terminal, imprimate pe hârtie sau pe microfilm, comunicate la distanţă sau introduse într-un nou proces de prelucrare grafică.

d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferinţe) la sunete obţinute prin sinteză electronică, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaţie sonoră sau auditivă, percepută analogic şi convertită în formă digitală, oferă “materia primă” ce urmează a fi procesată digital cu ajutorul unor echipamente şi programe specializate în tratarea informaţiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funcţiona cuplat la orice calculator personal. Se realizează în acest mod o interfaţă acustică a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum şi cu dispozitivele de comunicaţie acustică de genul: telefon, interfon etc.

e) Procesarea de imagini (imagini în mişcare) completează gama de posibilităţi oferite de celelalte genuri de tratare a informaţiei şi constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii şi informaticii.

Informaţia vizuală dinamică este rezultatul afişării şi perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă), generând privitorului uman senzaţia vizuală de mişcare. Sursele de informaţie video (imagini în mişcare) sunt diverse: realitatea, surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaţii video de natură profesională, precum şi imagini (animaţie profesională, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice.

În mod curent prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei sonore, după cum imaginea este însoţită de sunet sau de voce umană.

Însemnătatea acestei clasificări, a tipologiei tratării informaţiei, rezidă în aceea că ultimele patru tipuri de procesare a informaţiei sunt specifice domeniului biroticii. În cadrul acestora, deşi s-a plecat de la automatizarea şi de la informatizarea prelucrării textelor, care ocupă un loc important în activitatea de birou, se remarcă o tendinţă de creştere a ponderii operaţiilor de prelucrare video şi sunet, dar dinamica cea mai înaltă o înregistrează sistemele de comunicare şi de procesare a imaginilor fixe şi mobile asistate de calculator.

Circuite şi fluxuri informaţionale

Toate aceste categorii de informaţii circulă în cadrul unităţii între persoane şi între compartimente, precum şi între unităţi socio-economice, formând circuite informaţionale.

Circuitul informaţional reprezintă drumul pe care îl parcurge informaţia între emiţător şi receptor (destinatar). O secţiune prin acest circuit informaţional formează un flux informaţional.

Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care circulă între emiţător şi beneficiar. Fluxul informaţional este caracterizat prin: conţinut, sens, frecvenţă, lungime, viteză, fiabilitate, cost.

Circuitele şi fluxurile informaţionale pot fi clasificate după mai multe criterii:

1.      după direcţie: verticale, orizontale, oblice;

2.      după frecvenţă: periodice, ocazionale;

3.      după locul unde iau naştere: interne, externe.

Proceduri informaţionale

 O componentă a sistemului informaţional ce tinde să capete un rol preponderent în firmele moderne o constituie procedurile informaţionale.

 Prin proceduri informaţionale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalităţile de culegere, de înregistrare, de transmitere şi de prelucrare a informaţiilor cu precizarea operaţiilor de efectuat şi succesiunea lor, a suporturilor, modelelor şi mijloacelor de tratare.

 Caracteristicile procedurilor informaţionale în prezent sunt:

-         au un caracter detaliat;

-         din ce în ce mai sofisticate;

-         grad ridicat de formalizare (standardizare);

-         caracter operaţional.

Mijloace de tratare a informaţiilor:

1.      Manuale: maşini de dactilografiat, maşini de calcul manual, maşini de contabilizat şi de facturat.

2.      Mecanizate: echipamente mecanografice (maşini cu cartele perforate).

3.      Automate: calculatoare.

Funcţiile sistemului informaţional

Sistemul informaţional al structurilor comerciale îndeplineşte cumulativ trei funcţii:

1.      Decizională. Această funcţie exprimă rolul sistemului informaţional în asigurarea elementelor necesare luării deciziilor.

2.      Operaţională. Sistemul informaţional are drept scop declanşarea acţiunilor necesare realizării obiectivelor societăţii comerciale.

3.      Documentare. Sistemul informaţional permite dezvoltarea şi perfecţionarea personalului prin îmbogăţirea cunoştinţelor.

Deficienţele sistemului informaţional

1.      Distorsiunea – constă în modificarea parţială, neintenţionată a conţinutului mesajului unei informaţii.

2.      Filtrajul – constă în modificarea parţială sau totală a mesajului în mod intenţionat.

3.      Redundanţa – constă în culegerea, în prelucrarea şi în transmiterea repetată a unor informaţii.

4.      Supraîncărcarea circuitelor informaţionale – constă în depăşirea capacităţii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungerii mesajului la receptor.

Parametrii calitativi ai informaţiei

Informaţia constituie materia primă a sistemului informaţional. În consecinţă, pentru a asigura o percepere realistă a proceselor la care se referă, informaţiile trebuie să îndeplinească o serie de condiţii: să fie reale, multilaterale, sintetice şi concise, precise şi sigure, să ajungă la beneficiar în timp util, să aibă un caracter dinamic, orientare prospectivă şi să fie adaptate nivelului de înţelegere a personalului implicat.

Principiile sistemului informaţional

1.      Subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional cerinţelor managementului firmei.

2.      Corelarea sistemului informaţional cu cel decizional şi organizatoric.

3.      Unitatea metodologică în tratarea informaţiilor.

4.      Concentrarea asupra abaterilor esenţiale.

5.      Asigurarea unui timp corespunzător de reacţie sistemului decizional.

6.      Asigurarea de maximum de informaţii finale din fondul de informaţii primare.

7.      Flexibilitatea.

8.      Eficacitatea şi eficienţa.

Toate aceste elemente (deficienţe, parametrii calitativi ai informaţiei şi principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaţional şi indirect a sistemului birotic.

Tendinţe în conceperea şi în funcţionarea sistemelor informaţionale:

1.      perfecţionările tehnice şi creşterea numerică a mijloacelor de tratare a informaţiilor;

2.      modificarea raportului dintre soft şi hard în privinţa preţului în favoarea primului;

3.      utilizarea calculatoarelor în reţea;

4.      organizarea de baze de date, în special de baze de date specializate;

5.      schimbări în mentalitatea managerilor în sensul înţelegerii necesităţii introducerii calculatoarelor în firmele pe care le conduc.

2.2. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezintă partea automatizată a sistemului informaţional. Raportul dintre sistemul informaţional şi cel informatic este de întreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaţional în care operaţiile de culegere, de prelucrare, de stocare şi de transmitere a datelor se realizează cu ajutorul calculatorului.

Componentele sistemului informatic sunt:

1.      Componenta fizică (hard) – este constituită dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea şi pentru stocarea datelor şi informaţiilor.

2.      Componenta logică (soft) – cuprinde sistemul de operare şi programele de aplicaţii.

3.      Baza de date – cuprinde un ansamblu de colecţii de date şi descrierea legăturile dintre acestea.

4.      Resursele umane – cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analişti, ingineri de sistem).

5.      Cadrul organizatoric – cuprinde cadrul legal necesar funcţionării sistemului informatic (staţii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizează procesul de prelucrare automată a datelor cu scopul obţinerii de informaţii în vederea fundamentării deciziilor sau realizării producţiei.