3.1. Funcţiile generale ale sistemului birotic

Funcţiile sistemului birotic decurg atât din obiectivele de automatizare şi de informatizare a activităţii de birou, dar şi din mijloacele pe care electronica, informatica şi comunicaţiile le oferă în vederea realizării acestor obiective.

Un sistem birotic îndeplineşte următoarele funcţii generale:

1.      Funcţia de introducere a informaţiei în sistem.

2.      Funcţia de memorare şi de regăsire a informaţiei.

3.      Funcţia de prelucrare.

4.      Funcţia de ieşire.

5.      Funcţia de comandă şi de control.[1]

informaţii

comenzi

Fig. 2. Funcţiile sistemului birotic

Funcţia de introducere a informaţiei în sistem se exercită într-o varietate de modalităţi, cum sunt:

ˇ      preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii naţionale sau internaţionale, publice sau private;

ˇ      preluarea informaţiei provenite din reţeaua locală de date;

ˇ      introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii şi sunetului.

Informaţia odată introdusă în sistem fie se prelucrează imediat, în timp real, fie se memorează pentru prelucrări ulterioare, nefiind exclusă nici posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi memorată sau prelucrată de către sistem.

Funcţia de memorare şi de regăsire a informaţiei joacă un rol important în funcţionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanţelor unui sistem birotic.

 Informaţiile se pot păstra astfel:

ˇ         în memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;

ˇ         în memoria externă, pentru datele care se consultă periodic;

ˇ         arhiva electronică, pentru informaţiile care se consultă rar.

Informaţia aflată în memoria unui sistem birotic poate fi valorificată prin consultare locală ori comunicată solicitanţilor prin intermediul reţelelor de comunicaţii.

Funcţia de prelucrare se referă la o mare varietate de operaţii şi de procese:

ˇ        conversia informaţiei din formă analogică în formă digitală, necesară memorării şi procesării ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia de conversie din digital în analogic;

ˇ        transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport);

ˇ        copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport (operaţie de reproducere a informaţiei);

ˇ        crearea şi încărcarea bazei informaţionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic, încărcarea bazelor de date, astfel create, cu informaţia provenită din memoria externă sau internă din reţelele de comunicaţie ori manual, de la terminale;

ˇ        actualizarea bazei informaţionale. Această operaţie presupune eliminarea şi introducerea informaţiilor şi modificarea informaţiilor deja existente;

ˇ        tratarea propriu-zisă a informaţiei, care constă în efectuarea celor mai variate operaţii care pot privi:

-         fie forma – în cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginilor;

-         fie conţinutul – în cazul prelucrării datelor.

ˇ        informaţia prelucrată trebuie consultată în timp real. Acest lucru se realizează cu ajutorul unor programe care permit căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă etc.);

ˇ        punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire presupune operaţii diferite în raport de natura informaţiei solicitate. În cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginii punerea în formă este una din operaţiile principale la care acest gen de informaţii sunt supuse.

  Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă mai multe cerinţe având în vedere mai multe aspecte, după cum urmează:

ˇ        natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente, secvenţe sonore, secvenţe vizuale;

ˇ        conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire;

ˇ        natura suportului tehnic sau grafic pe care urmează a fi transferată informaţia la ieşire;

ˇ      forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise;

ˇ      destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat.

  Funcţia de comandă şi de control a sistemului birotic deţine toate atributele necesare pentru dirijarea şi pentru reglarea funcţionării întregului sistem, a tuturor funcţiilor sale, alocarea optimă a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria internă, la baza de programe şi la baza informaţională. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare şi de ieşire a informaţiei în funcţie de natura lor, de destinaţia şi de modul de transmitere a rezultatelor.

1.2.         Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente şi de programe, de mijloace hard şi soft, având ca obiectiv procesarea informaţiei în activitatea de birou şi care îşi exercită funcţiile sale în interdependenţă atât cu sistemele informatice operaţionale, cât şi cu sistemele de telecomunicaţii, între care creează un ansamblu de legături funcţionale[2].

Din această definiţie rezultă cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele şi informaţiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizică a sistemului, programele (soft-ul) reprezintă componenta logică a acestuia, în timp ce informaţiile oferă obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate în figura 3.

 

Fig. 3. Structura sistemului birotic

1. Componenta fizică a sistemului birotic reprezintă ansamblul de echipamente format din următoarele subdiviziuni:

a. Unitatea centrală a sistemului. Este reprezentată de cele mai multe ori de unitatea centrală a unui calculator personal dispunând de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecvenţă de ordinul GHz (1-3), o memorie internă de 128 sau de 256 MB şi o memorie externă cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

 

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

 

b. Unităţile de intrare – ieşire ale sistemului birotic conţin atât periferice comune cu celelalte sisteme informatice, cât şi periferice specifice tratării textelor, documentelor, imaginii şi sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

ˇ             Scanner;

ˇ             Aparatul telefonic şi interfaţă telefonică;

ˇ             Aparatul telefax şi interfaţă telefax;

ˇ             Interfaţă de intrare telecopiator;

ˇ             Interfaţă video;

ˇ             Microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată;

ˇ             Camera de luat vederi şi interfaţa audio-video necesară;

ˇ             Lectorul optic de microfilme şi interfaţa specifică.

Perifericele de ieşire ale unui sistem informatic de birou sunt:

ˇ        Imprimanta;

ˇ        Plotter-ul;

ˇ        Aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic;

ˇ        Aparatul telefax şi interfaţa sa specifică;

ˇ        Interfaţa de ieşire telecopiator;

ˇ        Imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa;

ˇ        Interfaţa video;

ˇ        Interfaţa audio.

Perifericele de intrare-ieşire întâlnite în configuraţia unui sistem birotic sunt, în principal, următoarele:

ˇ        Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color şi tastatura alfanumerică;

ˇ        Unităţile digitale de disc magnetic (discuri fixe şi discuri flexibile);

ˇ        Unităţile audio-analogice de bandă magnetică şi interfaţa acestora;

ˇ        Unităţi video-analogice de bandă magnetică şi interfaţa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaţii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere şi de recepţie locală sau la distanţă a informaţiei utilizate în activitatea de birou.

Structura şi funcţionalitatea acestuia depinde de mai mulţi factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de comunicaţii practicate (locale sau la distanţă), natura reţelelor de telecomunicaţii utilizate.

Echipamentele folosite în telecomunicaţii vor fi tratate pe larg în capitolul următor.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraţiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate funcţiona fără existenţa subsistemului de programe care constituie componenta logică (soft) a sistemului birotic.

Soft-ul reprezintă ansamblul programelor care asigură funcţionarea calculatorului sau a unor aplicaţii informatice. Acesta este compus din:

A.     Soft de bază (sistem de operare)

B.     Soft de aplicaţii

A. Sistemul de operare reprezintă totalitatea programelor de control care asigură accesul optim la resursele hard şi soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.

Sistemul de operare în raport cu numărul de utilizatori şi cu numărul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate împărţi în mai multe categorii:

1.        Monoutilizator şi monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaţiilor una după alta; fiecare utilizator foloseşte resursele în mod serial.

2.        Monoutilizator şi multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaţiilor pentru un singur utilizator în paralel.

3.        Multiutilizator şi multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaţiile mai multor utilizatori folosesc în comun sau separat resursele aflate în diferite puncte ale unei reţele de calcul.

4.        Sisteme de operare pentru reţea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fişiere comune sau individuale.

B. Softul de aplicaţii este un program destinat rezolvării unor anumite probleme. Şi acesta se împarte în mai multe categorii:

1.       Soft-ul specializat – este un produs “la cheie”, specializat în rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezintă avantajul că este protejat împotriva pirateriei, el putându-se folosi doar cu echipamentul respectiv.

2.       Soft semigeneralizat – pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. În România există o bancă naţională de programe pe lângă Institutul de Cercetare în Informatică unde sunt stocate pachete de programe din această categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftină şi reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigură în acelaşi timp compatibilitatea diferiţilor utilizatori, ceea ce favorizează prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.

3.       Softul generalizat – programele din această categorie pot fi folosite de orice utilizator fără nici o adaptare. Utilizatorul solicită programul de la firmele specializate în funcţie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendinţa în realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcţii, în condiţiile în care utilizatorul nu este un specialist în informatică.

 Soft-ul generalizat pentru birotică este format din următoarele grupe mari de programe:

ˇ        Procesoare de text şi de imagine fixă, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

ˇ        Procesoare pentru desen şi pentru reprezentări grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS.

ˇ        Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

ˇ        Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

ˇ        Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

ˇ        Procesoare pentru comunicaţii şi pentru reţele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe în activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suită de programe de aplicaţii produse de compania Microsoft, în care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea şi gestionarea fişierelor de tip text precum şi schimbul de date cu alte programe.

Funcţiile realizate de acesta sunt:

-         crearea de fişiere;

-         deschiderea unor fişiere existente;

-         selectarea textului;

-         editarea textului (mutări, copieri, ştergeri);

-         formatarea documentului (formatarea caracterelor şi a paragrafelor);

-         crearea de tabele;

-         inserarea de imagini şi de grafice;

-         corectarea automată lexicală şi gramaticală;

-         tipărirea la imprimantă a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funcţiile realizate sunt:

-         crearea fişierelor tip foaie de calcul tabelar;

-         formatarea foii de calcul;

-         copierea, mutare, ştergerea datelor;

-         crearea de serii numerice şi calendaristice;

-         calcule pe baza unor funcţii;

-         inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

-         crearea unor baze de date simple;

-         tipărirea la imprimantă a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

-         crearea fişierelor tip bază de date (definirea câmpurilor, introducerea datelor);

-         modificarea informaţiilor din baza de date;

-         adăugarea sau ştergerea unor câmpuri;

-         sortarea bazei de date după diverse criterii;

-         interogarea bazei de date;

-         crearea de formulare;

-         crearea de rapoarte, de macrouri şi de module;

-         tipărirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafică, de prezentare atractivă şi convingătoare a unor date şi informaţii.

3) Sistemul de informaţii al sistemului birotic oferă obiectul supus prelucrării (elemente de intrare) în activitatea de birou asistată de calculator şi în acelaşi timp conţine multitudinea de rezultate intermediare precum şi rezultatele finale ale activităţii de birou (elemente de ieşire).

Informaţiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi):

ˇ        Preluate din reţelele de date şi de comunicaţii, locale sau la distanţă (date, texte, documente, sunet şi imagine).

ˇ        Rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs de desfăşurare.

ˇ        Memoria externă şi arhiva electronică sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informaţiile de ieşire ale sistemului birotic au mai multe destinaţii:

ˇ        Consultare on-line, prin afişare imediată la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran).

ˇ        Transmitere, locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale şi prin telecomunicaţii de date, de texte, de sunet şi de imagine.

ˇ        Păstrare temporară în memoria internă sau externă în vederea unor prelucrări imediate.

ˇ        Păstrare pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic) pentru consultări ulterioare.

ˇ        Păstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm).

Din cele de mai sus se poate concluziona că funcţionarea unui sistem informatic de birou este posibilă numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele şi informaţiile.

---