Când în sistemul informaţional predomină mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, măsurare a datelor şi informaţiilor, sistemul respectiv devine informatic – partea automatizată a sistemului informaţional. Prin evoluţia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui număr însemnat de operaţii şi lucrări, dar nu este posibilă înlocuirea totală a sistemului informaţional de către cel informatic.

Pentru a fi eficientă folosirea calculatorului în prelucrarea datelor, acestea din urmă trebuie să îndeplinească o serie de condiţii:

a) să fie în volum mare;

b) să aibă grad ridicat de complexitate;

c) calculele să necesite volum important de muncă;

d) să existe necesitatea prelucrării repetate a acestui tip de date.

În ţările cu tradiţie în informatică, în urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia că un sistem informatic optim trebuie să aibă următoarele structuri:

ˇ        80% prelucrare automată;

ˇ        15% mecanizată;

ˇ        5% manuală.

Fiind o componentă a sistemului informaţional, cel informatic nu reprezintă un scop în sine, la fel ca şi cel informaţional în care este integrat, ci ajută sistemul decizional în obţinerea unor informaţii de calitate, în vederea conducerii procesului sau unităţii respective. Fiind considerat intern este structurat, în funcţie de complexitatea elementelor sale şi de mărimea sa, pe mai multe niveluri.

Prin folosirea tot mai largă a computerului s-a ajuns la prelucrarea integrală a informaţiilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaţiuni, precum:

ˇ        planificarea primară;

ˇ        planificarea de timp şi capacităţi;

ˇ        elaborarea comenzilor şi ordinea lor;

ˇ        date de producţie şi analiză.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obţine optimizarea fabricaţiei, a organizării unei întreprinderi în general. Instrumentele integrării sunt introduse pe mai multe etape:

1.  legătura organizatorică între sistemele tehnice;

2. când sistemele de bază sunt nelegate, se vor realiza reţelele necesare;

3. legături de date (transferul de date între sisteme);

4. crearea bazei comune de date pentru CIM.

Conceptul de sistem, ca şi cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei organizaţii. O organizaţie este privită, în general, ca un sistem cu un anumit număr de subsisteme şi un scop comun. Aceste subsisteme trebuie să fie legate împreună şi controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizează date în legătură cu cadrul intern şi extern şi ajută conducerea în luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenţei şi funcţionării în continuare a organizaţiei.

Sistemele informatice de birou integrează tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregătirea documentelor şi comunicarea mesajelor în forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:

a) creşterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicării între diferite persoane;

b) accesul la informaţie care poate fi găsită în diferite locuri şi sub diferite forme, economisind şi timpul pentru descoperirea ei;

c) creşterea productivităţii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibilă creşterea randamentului;

d) creşterea gradului de continuitate între diferite activităţi;

e) îmbunătăţirea controlului asupra activităţilor personale.

Sistemul integrat implică existenţa a două elemente fundamentale: o bază de date centrală şi o reţea de telecomunicaţii.

La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaţiilor, declanşând una dintre cele mai dramatice confruntări comerciale a timpului.

„Dat fiind că o parte mare din afaceri depinde acum de obţinerea şi trimiterea de informaţii, companiile din toată lumea s-au grăbit să-şi interconecteze angajaţii prin reţele electronice. Aceste reţele formează infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de importantă pentru mersul afacerilor şi dezvoltarea economiei naţionale asemenea căilor ferate pe timpul lui Morse” afirma A. Toffler în celebra sa carte Puterea în mişcare.

Fără telecomunicaţii nu ar fi posibilă decât o parţială automatizare a biroului. O reţea de telecomunicaţii permite computerelor şi terminalelor din diferite locuri să comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme şi mărimi. Mărimea reţelei depinde atât de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, cât şi de numărul de conectări necesar. O reţea poate include un cablu coaxial ce conectează două birouri, sau un satelit ce leagă clădirile din diferite oraşe sau ţări. Reţelele sunt de diferite tipuri, în funcţie de datele care sunt transmise prin reţea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circulă cu anumită viteză.

„Raportat la un birou, o reţea care poate să opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivită. Astfel de reţele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmăreşte la început planificarea câtorva noduri, adică o reţea locală (LAN)” spune Myles E. Walsh în lucrarea Sisteme informaţionale computerizate.

Companiile devin din ce în ce mai dependente de reţelele lor electronice pe care le folosesc în activităţile zilnice. Privite cândva ca instrumente strict administrative, reţelele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutând companiile să-şi protejeze pieţele constituite şi să le atace pe cele noi.

Computerele, terminalele, reţelele de telecomunicaţii formează corpul şi structura scheletică a unui sistem, atribuindu-i o anumită formă de organizare. Software-ul este cel ce dă viaţă acestui sistem şi îi permite să realizeze funcţiile de birou.

Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesări ale informaţiei.

Primul pas în automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logică distribuită. Acest sistem este echipat cu capacităţi de telecomunicare şi de procesare a datelor. Într-un sistem cu logică distribuită software-ul este înmagazinat în computerul principal. Fiecare terminal foloseşte acelaşi program din computer pentru a-şi realiza sarcina.

Într-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie şi putere de procesare. În acest fel va reţine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfeţe cu echipament foto, copiatoare pentru ieşiri şi echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrări.

Într-un birou nu se lucrează numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistată, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.

Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea şi stocarea datelor fără a mai fi necesară introducerea de la tastatură. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot căpăta o formă digitală folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaţia analogică în digitală).

Procesarea vocii este o altă realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continuă să fie limitate datorită modului în care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informaţiei într-un astfel de sistem este necesară o centrală telefonică sau o combinaţie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile în procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct în receptor. Mesajele sunt stocate sub formă digitală, dar pot fi transformate şi în formă analogică.

Imaginea şi vocea formează un tandem în timpul videoconferinţelor.

Una dintre cele mai importante realizări ale unui birou automatizat este teleconferinţa – capacitatea de a lega persoane aflate la distanţă, care au acces la propriile fişiere şi la baza de date a organizaţiei respective.

Videotextul este de asemenea rezultatul utilizării noilor tehnologii birotice. Este o formă de editare electronică ce oferă un potenţial uriaş pentru afaceri şi guvern. Procesarea de date, texte, voce şi a imaginii precum şi transmiterea acestora se potrivesc unui număr tot mai mare de aplicaţii de birou.

Sistemele suport personale formează o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce oferă asistenţă celor din executiv, managerilor şi altor utilizatori.

Acest tip de sisteme oferă potenţialul necesar pentru creşterea eficienţei prin îmbunătăţirea organizării activităţilor. Ele pot furniza următoarele servicii:

a) calendare de management;

b) programe de întruniri;

c) poşta electronică;

d) pregătirea documentelor;

e) localizarea documentelor şi gruparea acestora;

f) note şi comentarii.

„În concluzie, prin automatizarea activităţilor de birou se urmăreşte o integrare a unora dintre tehnologiile computerizate dezvoltate începând cu anii ’60. Este punctul culminant al unor ani întregi de cercetări, experimentări şi al politicii miilor de persoane din industria computerelor.” (Burton V. Dean – Management strategic)