Exercitarea acestei funcţii presupune:

– participarea secretarei la o serie de întâlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifestărilor colective temporare, de proporţii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutină precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formalităţi financiare, organizarea călătoriilor întocmirea delegaţiilor, confirmarea delegaţiilor şi a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc.

– programarea acţiunilor managerului şi urmărirea realizării lor la termen prin întocmirea unor instrumente de evidenţă.

 A) Comunicările de grup sau de echipă în cadrul organizaţiilor

 4.1. Şedinţele. Consfătuirile. Întâlnirile de lucru

Şedinţele, consfătuirile şi întâlnirile de lucru sunt forme de comunicare în grup, practicate în procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale şi de grup, în luarea deciziilor.

Şedinţa este cea mai utilizată metodă de management.

La şedinţă pot participa de la câţiva colaboratori ai managementului sau un număr destul de numeros al angajaţilor în funcţie de scopul urmărit.

Caracteristici specifice:

– Sunt coordonate întotdeauna de un reprezentant al conducerii predominând în general, şedinţele coordonate de managerul general;

– Abordează probleme care privesc numai interiorul organizaţiei;

– Au un înalt grad de oficializare, presupunând asumare de responsabilităţi;

– Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;

– Participă persoane concrete, nominalizate;

– Se desfăşoară pentru un interval scurt de timp, de obicei în câteva ore;

– Se comunică direct unilateral şi bilateral;

– Ponderea participării este proporţională şi cu dimensiunile organizaţiei.

Ţinând cont de apartenenţa participanţilor la organizaţie sau mediu extern, şedinţele pot fi:

a) Şedinţe organizate numai cu participarea personalului angajat: şedinţe la nivel de conducere (şedinţele Consiliului de administraţie, şedinţe A.G.A.), şedinţe cu diferite compartimente, adunări generale, şedinţe de negociere cu organizaţia sindicală, conferinţe cu asociaţii profesionale interne, consfătuiri, conferinţe de presă, întâlniri de lucru.

În cazul întreprinderilor de stat, la întâlniri de o importanţă deosebită (şedinţele A.G.A.) pot participa şi reprezentanţi ai autorităţilor de stat centrale sau locale.

b) şedinţe organizate şi cu participarea unor reprezentanţi din mediul economico-social extern; precum: parteneri de afaceri, asociaţi, clienţi, colaboratori, reprezentanţi ai autorităţilor de stat.

Şedinţele, consfătuirile şi întâlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:

ˇ        culege informaţii;

ˇ        schimba păreri şi analiza situaţiei periodice;

ˇ        informa participanţii despre obiective, servicii, produse, achiziţii;

ˇ        prezenta proiectele şi deciziile luate;

ˇ        soluţiona problemele împreună;

ˇ        face schimb de interese;

ˇ        stimula contracte;

ˇ        încheia contracte;

ˇ        rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, în literatura de specialitate, mai ales, în practică mai puţin, sunt delimitate următoarele tipuri de şedinţe:

ˇ   şedinţe decizionale – organizate în scopul adaptării unor decizii de ordin tactic şi strategic, unicat în general, decizii marcate de risc şi incertitudine, vizând realizarea unor obiective;

ˇ  şedinţe de informare – prin care se urmăreşte transmiterea sau colectarea de informaţii, şedinţa fiind în acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. În funcţie de domeniul vizat, aceste şedinţe se pot desfăşura conform unui calendar prestabilit (săptămânal, lunar etc.) dar şi ad-hoc, atunci când intervin situaţii speciale, urgenţe şi/sau complexe;

ˇ  şedinţe de exploatare destinate cercetării implicaţiilor unor decizii adoptate, unor situaţii speciale previzibile în viitor, precum şi a adunării soluţiilor posibile de exploatare.

Putem spune că exploatează zona viitorului.

În general, aceste şedinţe se bazează pe stimularea şi exploatarea potenţialului de creativitate al personalului;

ˇ  şedinţe de armonizare – având ca obiectiv sincronizarea acţiunilor personalului din compartimentele aflate pe acelaşi nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regulă sunt şedinţe operative, convocate numai atunci când apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebită;

ˇ  şedinţele eterogene – întrunesc mijloacele de acţiune a două sau mai multe tipuri de şedinţe prezentate anterior, fiind organizate cu precădere la nivelul managementului superior şi mediu al firmei. reprezintă tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaţiilor de specialitate, aceasta explicându-se prin criza de timp a participanţilor sau prin ignorarea utilizării şedinţei ca pe o metodă cu specific şi cerinţe proprii.

ˇ  şedinţele ad-hoc – pentru rezolvarea unor probleme neprevăzute, care presupun şi rezolvare urgenţă: vizite importante neprevăzute, apariţia unor legi sau ordonanţe care implică schimbări.

4.1.1. Proceduri organizatorice

Rezultatele unei şedinţe depind, în primul rând, de conţinutul acesteia şi de hotărârile luate. Într-o mare măsură, ele depind şi de buna planificare, pregătire şi desfăşurare a întâlnirii precum şi de urmărirea respectării hotărârilor ce se iau în cadrul acestuia.

Secretariatul, având rol complementar pe lângă organele de conducere, va participa direct la toate etapele organizării. De multe ori conducătorii se bizuie complet pe secretare în pregătirea reuniunilor. De aceea vom reda, în continuare, câteva repere orientative privind organizarea acestora.

Pregătirea şedinţelor

Din cercetările efectuate de diverşi specialişti rezultă că etapa de pregătire a unei şedinţe este foarte importantă pentru desfăşurarea ei cu succes.

Etapa de pregătire presupune o serie de acţiuni anterioare şedinţei cu 7-14 zile, precum:

– stabilirea tipului de şedinţă, a obiectivului şi a ordinii de zi;

– stabilirea listei participanţilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor şedinţei;

– stabilirea persoanelor care urmează să întocmească materiale necesare informării şi a datei limită de distribuire a lor (minim şase zile înainte);

– stabilirea locului, datei, orei de începere.

Toate acestea sunt aduse la cunoştinţă participanţilor printr-o notă cunoscută sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Notă de convocare. Conţinutul agendei este stabilit, în principal, de managerul care organizează şedinţa. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiată şi distribuită de secretariat, pentru a informa membrii participanţi asupra subiectelor ce vor fi discutate.

Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile înainte de data fixată pentru şedinţă sau consfătuire, pentru ca membrii participanţi să poată reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate şi să poată pregăti, eventual, documentele necesare.

De asemenea, distribuirea Agendei oferă membrilor posibilitatea de a-şi programa timpul sau de a anunţa eventuala absenţă motivată.

Ordinea de zi poate fi însoţită şi de documente necesare pentru desfăşurarea discuţiilor.

Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a şedinţei prin fax sau tabele nominale, pe bază de semnătură, unde sunt înscrise toate numele participanţilor la şedinţă.

Dacă există situaţii în care, în şedinţele anterioare, au rămas probleme asupra cărora dezbaterile nu s-au încheiat, continuarea lor poate fi menţionată în notă la punctul: Probleme ale ultimei şedinţe.

De aceea, la întocmirea notei, se vor consulta întotdeauna procesele verbale anterioare.

De asemenea, preşedintele consiliului de administraţie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea în şedinţă.

Elementele specifice Agendei de lucru vor avea următoarea ordine:

1)      Antetul organizaţiei;

2)      Denumirea grupului care organizează şedinţa (Direcţia generală, Directori de departamente etc.);

3)      Data (ziua, luna, anul) şedinţei, ora de începere şi de încheiere, locul;

4)      Scuze pentru absenţă;

5)      Ordinea de zi propriu-zisă (prezentarea succintă a scopurilor şedinţei şi/sau a problemelor de discutat) şi procesul verbal al şedinţei precedente (pentru conformitate).

Există şi situaţii în care poate fi desemnată şi persoana care se va ocupa de înregistrarea discuţiilor.

Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de şedinţă şi de periodicitatea acestora. Sunt situaţii, în care, şedinţele pot fi programate să se desfăşoare săptămânal, decadal sau lunar, în aceleaşi zile şi ore. Este cazul şedinţelor de informare, pentru care, participanţii sunt, în general, pregătiţi.

Secretariatul poate face câteva verificări, cu o zi înainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absenţe.

În cazul şedinţelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administraţie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menţionate.

În cazul societăţilor comerciale cu un număr mare de acţionari, ordinea de zi se publică în ziare locale sau centrale, de largă circulaţie, în conformitate cu actele normative care impun aceasta.

Agenda de lucru a conducătorului este alt document al şedinţelor care conţine informaţii suplimentare faţă de nota de convocare la şedinţă. Sunt detalii care îi oferă conducătorului detaliile necesare conducerii şedinţei. Se recomanda ca, în partea dreaptă a agendei, să se lase un spaţiu liber unde conducătorul îşi notează propriile observaţii.

Secretariatul este implicat şi în pregătirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu conducătorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute în agenda şi asupra eventualelor termene limita de rezolvare.

Pentru elaborare, se vor parcurge următoarele etape:

ˇ        se verifică, prin răspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi;

ˇ        se consultă procesele verbale anterioare şedinţei, pentru a reactualiza problemele a căror dezbatere trebuie continuată;

ˇ        se verifică calendarului anual al organizaţiei, pentru ca problemele şedinţei curente să nu se suprapună cu problemele prevăzute în şedinţele periodice;

ˇ        se introduc punctele agendei în ordine logică;

ˇ        se aduc informaţii suplimentare pentru ca participanţii la şedinţă să înţeleagă fiecare punct din ordinea de zi;

ˇ        se indică persoanele care vor prezenta punctele şedinţei;

ˇ        se specifică, la fiecare punct, dacă este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop;

ˇ        se verifică necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dări de seamă, oferte de preţuri etc.) şi indică anexarea lor;

ˇ        se include punctul “ Diverse” şi se specifică dacă există participanţi care mai trebuie anunţaţi despre vreo altă chestiune, înainte de începerea şedinţei;

ˇ        se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora şi locul viitoarei reuniuni;

ˇ        se menţionează în Ordinea de zi: cine prezidează, cine întocmeşte procesul verbal şi dacă aceste funcţii se exercită prin rotaţie;

ˇ        se depune schiţa agendei pentru dactilografiat;

ˇ        se transmite agenda, precum şi alte documente importante pentru discuţii, tuturor persoanelor ce trebuie să participe la şedinţa.

Desfăşurarea şedinţelor

Rolul decisiv, în reuşita dezbaterilor, îi aparţine conducătorului. Acesta va deschide şedinţa, prezentând ordinea de zi în 1-2 minute.

În orice şedinţă, în care s-au luat decizii, se va consemna în scris, cum s-a luat decizia finală, argumentele pro şi contra unei decizii, concluzia finală la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi şi cine este responsabil de acţiune.

Cele mai multe şedinţe, indiferent de scop, beneficiază de înregistrări în procese verbale sau minute.

Procesul verbal de consemnare reprezintă expunerea fidelă şi exactă a unei comunicări verbale, de unde îi vine şi numele.

Orice întâlnire de grup, în cadrul organizaţiei, se finalizează cu o decizie, care trebuie înregistrată, înscrisă, pentru a servi drept baza pentru acţiunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei întâlniri, înregistrarea scrisă, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila şi necesara. Aceste consemnări, furnizează referiri utile, privind evoluţia problemelor, reducând, astfel, posibilitatea neînţelegerii hotărârilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale să fie păstrate, putând constitui singurele dovezi probatorii în cazul unor neînţelegeri ce pot afecta organizaţia.

Procesul verbal este autentificat prin semnătura participanţilor, care se realizează la sfârşitul şedinţei.

Înainte de a fi semnat, se citeşte cu voce tare în faţa participanţilor la reuniune de către o altă persoană decât cea care a scris.

Redactarea proceselor verbale intră, de obicei, în responsabilitatea secretariatului.

În vederea pregătirii, în acest sens, se recomandă ca înainte de şedinţă, secretara să se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificând şi proceselor verbale anterioare spre a va asigura dacă exista un stil propriu al organizaţiei în acest sens, şi dacă trebuie respectat.

Elementele procesului verbal de consemnare sunt:

1) introducerea, care indică natura reuniunii, locul, data, numele participanţilor, numărul persoanelor absente şi ordinea de zi;

2) conţinutul rezumat al informaţiilor, al problemelor discutate, soluţiile adoptate, şi persoanele responsabile, termene de execuţie dacă e cazul. Se notează numele fiecărui vorbitor, prezentându-se în rezumat intervenţia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut.

3) partea finală, în care se prezintă, dacă este cazul, rezultatul unui vot şi se indică în ordine ierarhică numele participanţilor pentru semnătură.

Model:

Proces verbal

întocmit cu ocazia şedinţei din…… (data, ziua, luna, anul)

Şedinţa s-a ţinut în prezenţa: ……(nume, funcţii) şi a celor ….

(nr.) de membri, în total … (nr.) de persoane.

S-au constatat…(nr.) absenţe:… (nr.) motivaţi şi…(nr.) nemotivaţi.

Şedinţa a început la ora…; Dl. ……. anunţă ordinea de zi:

  1……………….

  2……………….

Ordinea de zi a fost epuizată la ora…. drept pentru care s-a încheiat prezentul proces verbal.

  Numele participanţilor pentru semnătură.

  (Se respectă ordinea ierarhică a funcţiilor)

Minutele şedinţei au acelaşi rol ca şi procesele verbale, diferenţa dintre ele, fiind doar de procedura:

Procesul verbal, întocmit în timpul şedinţei sub forma manuscrisă, reprezintă forma finală a documentului, fiind citit şi semnat la sfârşitul şedinţei. Procesele verbale se consemnează de obicei într-un registru rezervat special acestui scop;

Minutele, elaborate în timpul şedinţei, reprezintă doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate după şedinţă, după care sunt verificate de conducător şi distribuite participanţilor pentru semnare şi pentru reluarea discuţiilor în timpul întâlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse în minute reprezintă doar situaţia discuţiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etapă la alta; până la finalizarea obiectivului urmărit.

Procedeul consemnării prin minute este utilizat, în special, în mediul afacerilor, ca formă preliminară de înregistrare a discuţiilor şi înţelegerilor între delegaţii anumitor unităţi, atunci când se urmăreşte încheierea unui contract economic.

Minutele nu transcriu cuvânt cu cuvânt discuţiile, ci doar notează argumentele pro şi contra pentru decizii importante.

Etape de întocmire, în timpul şedinţei:

ˇ        se înregistrează data, ora şi locul unde are loc şedinţa;

ˇ        se înregistrează persoanele prezente şi cele care şi-au prezentat scuze pentru absenţă;

ˇ        se identifică subiectele discuţiei; se foloseşte agenda ca ghid;

ˇ        urmează, conform unei ordini convenţionale, tratarea mai întâi a problemelor de rutină: minutele ultimei şedinţe, citite şi semnate, problemele apărute din minute, corespondenţa primită;

ˇ        se planifică întocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care să rezume subiectul), un scurt rezumat al discuţiei, decizia luată şi acţiunea cerută, de cine şi până când;

ˇ        se dă fiecărei minute un număr de referinţă, consecutiv;

ˇ        se ţine pasul cu evoluţia şedinţei;

ˇ        se clasifică punctele nerezolvate sau ambigue înainte să fie prea târziu;

ˇ        se înregistrează sub formă de notă şi, pe cât posibil, se evită înregistrarea cuvânt cu cuvânt;

ˇ        se folosesc propoziţii şi paragrafe scurte şi clare.

După şedinţă:

ˇ        se schiţează minutele clar;

ˇ        se face verificarea cu o altă persoană – preferabil cu lidearul oficial al şedinţei;

ˇ        se dactilografiază, folosind o aşezare în pagină clară;

ˇ        se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit să fie la şedinţă, precum şi celorlalte persoane care trebuie să fie informate;

ˇ        se îndosariază minutele cu grijă: organizaţiile pot avea “reguli” în privinţa îndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute şi respectate.

ˇ        se verifică dacă acţiunile întreprinse sunt monitorizate şi continuate.

Observaţii:

În întocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie să se evite următoarele:

ˇ        strecurarea propriului punct de vedere în interpretarea celor spuse;

ˇ        introducerea prea multor nume de persoane;

ˇ        introducerea abrevierilor neexplicate şi a elementelor de jargon ;

ˇ        amânarea redactării, în cazul minutelor; informaţiile nu vor mai fi la fel de proaspete în memorie;

ˇ        faptul de a fi influenţaţi de statutul membrilor;

ˇ        neglijarea datelor de desfăşurare a următoarei şedinţe, secretara asigurându-se ca locul, data, ora au fost stabilite.

In cazul minutelor, există şi posibilitatea elaborării din timp a unor formulare tip, parţial imprimate, care vor fi completate în timpul şedinţei, eliminându-se, astfel o serie de operaţiuni care sustrag atenţia [1] .

MINUTA ŞEDINŢEI

Participanţi Dl.Barbu Dl.Panait Dra Moise Dl.Petre Dl.Cristea D.Furtună D.Costea Dl.Popescu	Distribuţie adiţională Dl.Cristea Dl.Furtună Dl.Costea Dl.Popescu - cărţi tehnice de calitate - certificare de garanţie - condiţii de vânzare/închiriere - caracteristici tehnice	Subiect: Vânzare şi închiriere maşini şi utilaje
		Data 23.04.2002	Ora 10,00
		Locul S.C. ERCO SA	Condusă de Dl.Barbu
		Organizată de: S.C. ERCO SA	Telefon 041/689.351

Subiect	Sumar/Acţiuni	Responsabil	Termen
Creşterea vânzărilor	Actelor necesare	Dl.Costea Dra Moise	30.04.2002
Închirierea autobasculantă	Proces verbal de Închiriere	- “ -	27.04.202
Vânzare excavator		_ “ _	02.05.2002

Asistenţa şi controlul secretariatului se exercită, în astfel de manifestări, printr-o planificare a acţiunilor, astfel:

Cu trei săptămâni înainte de şedinţă:

•       se stabileşte proiectul listei participanţilor;

•       se întocmeşte lista materialelor ce vor fi prezentate în şedinţa pe baza indicaţiilor conducerii;

•       se alege o sală corespunzătoare;

•       se anunţă raportorii să depună în timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile înainte de şedinţa:

•       se verifică primirea invitaţiilor sau a notelor de convocare şi se notează confirmările de participare la şedinţa;

•       se reavizează persoanele care nu au confirmat participarea;

•       se obţin toate documentele sau informaţiile necesare de la persoanele care nu pot participa la şedinţa;

•       se colectează toate materialele ce se vor prezenta în şedinţa şi se iau măsuri pentru multiplicare;

•       se difuzează materialele participanţilor;

Cu şase zile înainte de şedinţă:

•       se prezintă conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate în şedinţa;

•       se pregătesc dosare pentru toţi participanţii;

•       se asigură aparatura de proiecţie (când este cazul), aparatura de înregistrare şi amplificare şi se verifica funcţionarea acesteia;

•       se stabilesc stenografele care vor lucra în şedinţa;

Cu două zile înainte de şedinţă:

•       se va pregăti rechizita necesară desfăşurării şedinţei, inclusiv exemplare în plus ale agendei de lucru;

•       se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea sălii cu suficiente scaune, sau mese, condiţii de aerisire şi iluminat, decoraţiuni, etc.

•       se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menţionată;

•       se va asigura de existenţa indicatoarelor spre sala de şedinţe, dacă e cazul;

In ajunul şedinţei:

•       se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

•       se verifică funcţionarea aparaturii în sala de şedinţe, poziţia prizelor şi a altor aspecte legate de funcţionarea acestora;

•       se va asigura de existenţa produselor răcoritoare, a paharelor, scrumierelor, şerveţelelor etc. în sala de şedinţa;

•       va pregăti un anunţ, care va fi atârnat pe uşa sălii, spre a atrage atenţia trecătorilor să nu deranjeze;

•       va verifica cu suficient timp înainte de şedinţă, lista acestor probleme, să se asigure de rezolvarea lor;

In ziua şedinţei

•      se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un înlocuitor sau de punerea în funcţiune a robotului telefonic;

•      va îndeplini rolul de gazdă, având grijă ca sala să fie descuiată la timp şi încuiată după întâlnire;

•      va veni mai devreme, asigurându-se de dotarea sălii cu toate cele menţionate anterior

•      va verifica semnarea convocatorului notând persoanele care anunţă în ultimul moment că nu vor participa la şedinţă;

•      va citi procesul verbal al şedinţei anterioare, dacă este cazul, scrisorile de scuze şi corespondenţa indicata de conducător;

•      îl va ajuta pe conducătorul şedinţei, înmânându-i documentele necesare, aflate în discuţie;

•      va întocmi procesul verbal, dacă va fi nominalizată pentru aceasta;

•      în timpul redactării procesului se va asigura că a înţeles corect problemele ridicate, cerând explicaţii dacă este cazul;

•      va discuta cu conducătorul şedinţei asupra celor ce vor fi consemnate: dacă va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotărârile adoptate şi acţiunile de stabilit;

•       dacă se întâmplă să piardă firul discuţiilor, secretara nu trebuie să ezite sa-l întrerupă politicos pe cel care discută, pentru a consemna datele corect şi în succesiunea în care s-au întâmplat;

•       notează principalele argumente, pro şi contra deciziilor;

•       are grijă ca toţi participanţii la şedinţă să semneze procesul verbal.

După şedinţă

•       strânge toate hârtiile rămase în sală;

•       dacă se practică metoda consemnării discuţiilor prin minute, după şedinţă secretara dactilografiază procesul verbal în forma finală, pentru a fi trimis participanţilor pentru citire şi semnare (trebuie respectat termenul prevăzut pentru prezentare);

•       îndosariază documentele folosite în şedinţa;

•       consemnează în agendă data următoarei şedinţe;

•       va verifica procesul-verbal pentru a trece în instrumentele de evidenţă, eventuale termene de scadenţă sau alte acţiuni ce trebuiesc planificate şi controlate de secretariat pentru îndeplinirea lor la timp.

Tabelul de mai jos oferă posibilitatea de a vizualiza mai uşor îndatoririle participanţilor la şedinţă [2] .

4.1.2 Întâlnirile de lucru

Acest gen de întâlniri au loc mai des decât şedinţele. Se desfăşoară de obicei cu participarea unui număr redus de persoane, din rândul angajaţilor sau al partenerilor de afaceri.

Constituind modalităţi concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme apărute în dinamica procesului de coordonare a organizaţiei, întâlnirile de lucru presupun o pregătire din timp pentru întrunirea participanţilor, chiar dacă se desfăşoară în condiţii mai reduse de timp.

Dificultăţi de organizare apar, în mod special, atunci când participă un număr mai mare de persoane. Iată, câteva aspecte ce trebuie avute în vedere:

•       Atunci când întâlnirea va avea loc cu o persoană ierarhic subordonată, aceasta va fi contactată de secretară şi se va prezenta la conducere la data şi la ora fixată.

•       Dacă întâlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data şi ora întâlnirii vor fi stabilite de comun acord.

•       Dacă întâlnirea va avea loc cu o persoană cu funcţie ierarhic superioară, se va solicita în numele conducerii data şi ora la care aceasta poate fi primită.

•       Secretara trebuie să includă în agendă şi să comunice conducerii cu precizie ora ziua şi locul întâlnirii.

•       Secretara va pregăti materialele necesare întâlnirii: proiecte, situaţii financiare, scheme etc.

Întâlnirile de lucru se pot organiza între două sau cu participarea mai multor persoane.

O problemă mai dificilă în organizarea întâlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date şi ore care să convină tuturor persoanelor implicate.

În practica secretariatului se recurge la următoarele procedee:

•       se contactează succesiv, fiecare persoană, şi se stabileşte data şi ora în funcţie de cea stabilită de primul interlocutor;

•       se întocmeşte un tabel în care se menţionează data şi ora la care este disponibil fiecare participant şi se verifică orele când toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data şi ora fixată va fi transmisă tuturor persoanelor.

4.1.3 Teleconferinţele

Teleconferinţele reprezintă metode de desfăşurare a şedinţelor şi altor tipuri de întâlniri, fără a fi necesară deplasarea participanţilor aflaţi la distanţă, fiind suficientă prezenţa lor în faţa unui telefon sau într-un studio.

Tipuri de teleconferinţe:

Videoconferinţele

Videoconferinţa se desfăşoară printr-un sistem de televiziune cu circuit închis care leagă persoane din diferite localităţi. Fiecare cameră de conferinţe este echipată cu camere de luat vederi, monitoare şi un microfon. Multe organizaţii mari, naţionale şi internaţionale, au propriile lor studiouri. În timpul conferinţei se pot folosi hârtii desene, schiţe, imagini video.

Avantaje:

Costul unei ore de videoconferinţă într-un studio va costa de zece ori sau douăzeci de ori mai puţin decât apelurile telefonice pentru a-i întruni pe toţi participanţii la o şedinţă.

Urgenţa demarării întâlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaţiuni, precum cele menţionate, pentru pregătire şi desfăşurare.

Dezavantaje:

Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea directă, cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilităţii unor negocieri prin comunicările neoficiale realizate în pauze.

De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificări a ideilor prin participare nelimitată la discuţie, fiecare participant fiind nevoit să vorbească pe rând pentru a permite camerei de luat vederi să focalizeze.

Audioconferinţa

Conferinţele ţinute de la distanţă se pot realiza şi prin conectare telefonică a participanţilor aflaţi la distanţă. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dacă are facilităţile necesare. Dacă se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale obţinute cu ajutorul scanerelor şi faxurilor. Pentru a facilita discuţia cu persoane din străinătate poate fi angajat un translator. De asemenea, discuţiile pot fi înregistrate şi ascultate.

Avantaje:

Nu implică timp şi bani pentru deplasare, ca şi în cazul videoconferinţelor dar costurile sunt mai ieftine şi decât acestea. Astfel, se pot ţine câte patru şedinţe scurte într-o săptămână decât una lungă pe lună.

4.1.4. Teleconferinţa pe computer

Comunicarea în acest caz se realizează prin intermediul poştei electronice.

Dialogurile de grup pot fi simplu direcţionate pe mari perioade de timp şi pe spatii cuprinzătoare.

Aplicaţiile tipice pentru sistemele de conferinţe sunt:

ˇ        Conferinţele on-line pe cale electronica

ˇ        Sprijinirea proceselor de decizie în grup

Pachetele de programe pentru lucrul în grup permit sprijinirea pregătirii, desfăşurării şi a evaluării şedinţelor şi a conferinţelor. În acest scop se pun la dispoziţie instrumente care permit desfăşurarea structurată a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibilă atât coordonarea fluxurilor, cât şi generarea şi distribuirea direcţionată a mesajelor.

B) Reuniunile sau manifestările colective temporare

Expresia manifestări colective este folosită ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai multe ori persoane care lucrează în acelaşi domeniu de activitate, în diferite organizaţii, chiar concurente.

În funcţie de conţinutul dezbaterilor, aceste manifestări pot fi ştiinţifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare.

Organizarea lor are loc, deopotrivă, la nivel macro şi microeconomic, în instituţii de învăţământ, cercetare, medicale, culturale şi alte organisme interesate în a-şi pune de acord activitatea practică cu ideile şi conceptele teoretice noi din domeniul de activitate în care fiinţează.

În cadrul acestor manifestări pot participa persoane sau organisme autorizate într-un domeniu de activitate, din mediul extern.

Cele mai multe manifestări colective se concretizează sub formă de simpozioane, consfătuiri, sesiuni de comunicări, seminarii mese rotunde colocvii etc.

O delimitare clară între aceste noţiuni nu este univoc clarificată de literatura de specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfăşoară, simpozion, congres, conferinţă etc. aceste manifestări prezintă câteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel:

•       Toate reprezintă o parte necesară a comunicării organizaţionale cu mediul economico-social. Nici o organizaţie nu poate trăi izolată de mediul în care-si desfăşoară activitatea ea fiind însăşi produsul mediului respectiv. De aceea ele capătă o amploare deosebită în viaţa economico-socială, constituind una dintre acţiunile esenţiale pentru afirmarea identităţii şi imaginii unei organizaţii.

•       Modul de comunicare este preponderent verbal şi presupune existenţa unui auditoriu;

•       Obiectivul întâlnirii este comun şi bine precizat;

•       Desfăşurarea este temporară, variind de la câteva ore la la câteva zile în funcţie de amploarea manifestării;

•       Cadrul de desfăşurare este special amenajat

In practica organizaţiilor, în general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gândită în funcţie de câţiva factori, precum:

•       proporţiile participării

•       gradul de oficializare

•       procedurile organizatorice

  Astfel, se pot distinge:

4.2.      Manifestări de proporţii mari cu caracter oficial care se concretizează în simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;

4.3.      Manifestări de proporţii reduse cu caracter oficial care se concretizează în mese rotunde şi dezbateri, consfătuiri;

4.4.      Manifestări cu caracter mai puţin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recepţiile, dejunul, dineul) sau festivităţile cu diverse prilejuri (aniversari, Crăciun, pensionari, excursii organizate de firmă etc).

Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuţii sau sesiuni de comunicări scrise între specialişti, în faţa unui auditoriu interesat de tematica abordata.

După proporţiile manifestării pot fi:

ˇ        Simpozioane internaţionale cu participarea specialiştilor din diferite colturi ale lumii care s-au constituit în asociaţii profesionale sau ştiinţifice sau care desfăşoară activităţi în diferite organisme de cercetare, învăţământ sau producţie. Se organizează pe o anumită tematică din paleta de preocupări a specialiştilor. Uneori simpozioanele internaţionale sunt numite şi congrese internaţionale sau în alte cazuri conferinţe.

ˇ        Simpozioanele naţionale sunt reuniuni ale specialiştilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea şi care aparţin unor asociaţii naţionale. Pot participa şi alte organisme interesate de tematica dezbătută.

Colocviile ştiinţifice sunt convorbiri, discuţii dezbateri organizate pe o anumită tema dinainte stabilita, într-un anumit domeniu al ştiinţei.

Conferinţele se pot desfăşura sub mai multe forme, precum:

•       expuneri făcute în faţa unui public, asupra unei teme ştiinţifice, literare, politice, economice etc. Scopul sau este informarea şi instruirea publicului.

•       întruniri culturale, ştiinţifice, economice etc. cu reprezentanţi autorizaţi cu scopul de a dezbate probleme de specialitate şi de a hotărî asupra activităţii curente sau de perspectivă.

•       conferinţe-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg în situaţiile de formare şi perfecţionare profesională în domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare naţională sau internaţională.

Mesele de lucru şi dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare şi conlucrare cu un număr mai restrâns de invitaţi. Abordează în general, teme teoretice şi practice cu aplicabilitate imediată cât şi de perspectivă.

4.2.1 Gestionarea manifestărilor colective

Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc esenţiali următorii factori: a) temeinicia pregătirii; b) tactul şi priceperea de a conduce dezbaterile.

Pentru coordonarea unor astfel de activităţi se însărcinează, de obicei, o echipa responsabila, compusa din salariaţi dacă organizaţia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Relaţii Publice. Este important să se stabilească competentele tuturor membrilor acesteia, întocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevăzută cu termenele de îndeplinire ale acestora.

In gestionarea acestor manifestări, conducătorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special în planificarea acţiunilor şi urmărirea îndeplinirii lor, în elaborarea materialelor imprimate, în acţiuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.

Gestionarea manifestărilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o şansa de specializare pe această direcţie, ţinând cont de faptul că aceste manifestări reprezintă parte a comunicaţiei şi Relaţiilor Publice.

De aceea vom încerca să redăm în continuare câteva detalii de organizare pentru fiecare etapă a manifestărilor, insistând asupra aspectelor ce implică secretariatul.

Aceste recomandări, care pot asigura succesul manifestărilor, decurg din experienţa organizaţiilor, de aceea sunt tratate tipic în literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o listă de verificare care poate fi, bineînţeles actualizată şi lărgită în funcţie de noi tehnici şi idei

Indicaţii generale

Gestiunea manifestărilor se compune din următoarele faze:

ˇ        definirea obiectivelor;

ˇ        planificarea

ˇ        execuţia

ˇ        evaluarea

ˇ        verificarea succesului

Definirea obiectivelor şi planificarea manifestării sunt faze care sunt coordonate de conducătorul manifestării. Secretariatul poate veni în sprijinul acestuia pregătind o listă cuprinzătoare, în care să fie enumerate toate sarcinile şi obiectivele manifestării respective.

Planificarea presupune clarificarea următoarelor probleme:

1)      Tipul manifestării şi tema;

2)      Cercul participanţilor;

3)      Momentul manifestării;

4)      Durata manifestării;

5)      Locul desfăşurării

6)      Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfăşurării).

Întreaga desfăşurare a manifestărilor depinde de buna organizare care presupune următoarele operaţiuni:

ˇ        scrierea invitaţiilor

ˇ        stabilirea locurilor de cazare, convenţiile cu hotelurile dacă e cazul şi locurile de parcare;

ˇ        alegerea şi angajarea referenţilor;

ˇ        stabilirea şi organizarea manifestărilor auxiliare

ˇ        echiparea sălilor;

ˇ        rezervarea cazărilor la hotel;

In funcţie de durata şi tipul manifestării, secretarelor le revine, pe lângă munca lor cotidiană normală, efectuarea multiplelor pregătiri.

Pentru aceasta este nevoie de multe notiţe şi eventual de a găsi, la nevoie înlocuitor, mai ales în toiul evenimentelor.

Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil să fie uitate lucruri mărunte dar care pot avea efecte negative în derularea acţiunilor. În general lista trebuie să cuprindă acţiunile şi materialele ce fac parte din procesul organizării şi conducerii unei reuniuni pentru a evita situaţii stânjenitoare.

Deşi manifestările colective sunt diferite ca scop şi substanţa, punctele de pe listă sunt universal valabile.

Iată, în acest sens câteva rubrici ce pot fi cuprinse în Lista de control:

-    Publicitate – promovare-anunţare: afişe, anunţuri, invitaţii, locul manifestării, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de presă, contacte cu reprezentanţii presei, copii ale intervenţiilor, copii ale desfăşurătorului reuniunii, ilustraţii, avizier, contacte personale diverse.

-    Amenajarea localului: capacitatea sălii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi găsit, acustica, uşi, grupuri sanitare, acces la telefon, scări, ascensoare, instalaţii de termoreglare, instalaţii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea sălii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoţional (design, estetica), diverse.

-    Dotări necesare: mese (număr, dimensiuni), scaune (confort, număr), microfoane, casetofon şi casete audio, videorecorder şi casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afişare de avize, stând pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, căni şi pahare cu apă, instalaţii şi ceşti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maşini de scris, coşuri de hârtii, table de afişat buletine, masă pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse.

-     Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonaşe cu numele participanţilor, pixuri cu mine groase şi subţiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hârtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hârtie, programul manifestării, publicaţiile organizaţiei, materiale de expoziţie, flori sau aranjamente florale, decoraţiuni, postere, afişe, foi cu instrucţiuni, menţionarea în scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestării, mape, diverse.

-    Buget – costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferinţe, chiria pentru dotare tehnică, chiria localului, materiale din hârtie (ecusoane, tipărire buletine, hârtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanţilor, bar, cafea, răcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecţii, operator microfoane, traducători, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.

- După manifestare: debarasarea sălii, restituirea aparaturii şi a ustensilelor împrumutate; sortarea şi păstrarea documentelor; scrierea, trimiterea şi evaluarea protocolului; evaluarea notiţelor, memorarea lor; colectarea şi transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitaţilor de onoare, referenţilor şi eventual participanţilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor şi a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite şi dispunerea plăţii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul şi tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestări; rezolvarea eventualei corespondenţe, notarea şi memorarea modificărilor de adrese.

Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea în acest scop o bancă proprie de date în care poate încărca şi din care poate apela pentru culegerea datelor de bază ale persoanelor, hotelurilor etc.

Servicii deosebite pot fi oferite şi de ghidurile electronice pentru hoteluri, hârtii rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri).

De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferinţe, precum cele menţionate în capitolul Comunicaţia birotică. Poşta electronică poate fi de un real folos pentru comunicare cu participanţii, dacă există posibilităţi de acces la Internet, evitându-se multe costuri de comunicare.

---