V. FUNCŢIA DE REPREZENTARE

Funcţia secretariatului de reprezentare se exercită, în mod special, în relaţiile interpersonale ale managerului cu personalul organizaţiei sau cu mediul extern.

Comunicarea interpersonală constituie o coordonată esenţială a procesului de management, asigurând maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea răspunsului ce o caracterizează. Cercetările specialiştilor în domeniul managementului evidenţiază faptul că, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consumă în comunicări interpersonale şi comunicări de grup sau “de echipă“ [1] . În general, se insistă asupra persuadării interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organizaţiilor, în scopul declanşării de acţiuni care conduc la atingerea obiectivelor …

În aceste condiţii, domeniile de competenţă ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o altă coordonată, aceea a competenţelor sociale.

Dincolo de provocările profesionale în faţa tehnologiei informaţionale şi comunicaţionale, competenţele sociale constituie o nouă provocare în exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organizaţiilor care se desfăşoară mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar şi capabile să comunice şi să se comporte conform noilor cerinţe.

Situaţii oficiale specifice, în care secretariatul îşi exercită funcţia de reprezentare, la nivelul organizaţiilor, le reprezintă: primirea vizitatorilor, audientele, relaţiile cu reprezentanţii presei, negocierile.

Rolul secretariatului este, în general, acela de a crea condiţiile preliminare pentru desfăşurarea eficientă şi în bune condiţiuni a acestor contacte.

Exercitarea funcţiei de reprezentare nu poate fi, însă, raportată numai la aceste acţiuni specifice procesului de management. Posibilităţile de reprezentare depăşesc această sferă, dacă ne raportăm la fluxurile comunicaţionale gestionate la acest nivel al organizaţiei, menţionate în capitolele anterioare.

Dincolo de relaţiile ierarhice cu şeful direct, solicitările secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informaţii sau eliberări de înscrisuri până la situaţii complexe de comunicare oficială în absenţa managerului.

Funcţia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extinsă chiar la nivel de organizaţie, secretarele fiind adesea numite “cartea de vizită” a unei organizaţii, în sensul că, ele sunt primele persoane cu care se intră în contact, la nivelul conducerii, putând influenţa pozitiv sau negativ imaginea organizaţiei. În lipsa unui serviciu de Relaţii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de acţiuni de imagine, mai ales în cazul comunicării în interior şi exterior. De pildă, felul în care-l tratează la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin în întâmpinarea colegilor influenţează puternic imaginea firmei în viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat şi inspirat, consecvent şi ponderat poate crea adevărate punţi între oamenii cu care comunică organizaţia. Posibilităţile lor de influenţare directă şi indirectă depind de: treapta ierarhică a şefilor, de domeniile de sarcini ale şefilor precum şi de propria iniţiativă şi iradiere personala.

Cunoaşterea clară a acestor obiective, considerăm că poate constitui deja o premiză în perfecţionarea acestei dimensiuni “comportamentul profesional” care se înglobează în competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de bază este aceea că o secretară trebuie să placă, să ştie să se facă plăcută. În ultimii ani s-a scris o vastă literatură a omului care place, care ştie să se facă plăcut, să comunice pe plan individual şi profesional. Deoarece aceste aspecte ţin de alte domenii ale cercetării, precum psihologia socială, în contextul acestui manual am încercat doar să exprimăm câteva idei care să releve idealul.

În acest sens, reproduce un adevăr verificat în orice profesiune: Cunoaşterea este arma cu care se învinge în orice profesiune.

Bibliografie

1.          AIFTINCA, Marin. Babilonul informaţiei: Către o noua ordine informaţionala în domeniul comunicării şi informaţiei. Bucureşti: Editura politica, 1987;

2.          ALEXANDRU, Ioan. Administraţie publică. – Bucureşti: Lumina Lex, 999 ;

3.          AMOS, Julie – Ann. Managing your time.- London, 1998;

4.          BALDRIGE, Letiţia. Codul manierelor în afaceri. – Bucureşti: Business Tech Internaţional Press, 1997.

5.          BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica şi documentaristica, Bucureşti: Universitatea Bucureşti, 2001;

6.          BOTEZ, Victor. Informaţie: Cunoaştere: Actiune, Bucureşti: Editura politica, 1983;

7.          BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliţii de comunicaţie: Povestiri din lumea cărţii. Bucuresti: Albatros, 1987;

8.          CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerială aplicată, Bucureşti: Expert;

9.          COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires.

10.      DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d’ organisation, 1987;

11.      DICŢIONAR al ştiinţelor speciale ale istoriei, Bucureşti: Editura ştiinţifică şi enciclopedică, 1982;

12.      DICŢIONAR de drept al muncii, Bucureşti: Lumina Lex, 1997;

13.      DICŢIONAR de informatica, – Bucureşti: Editura ştiinţifică şi enciclopedică, 1981;

14.      DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucureşti: Galaxia, 1996;

15.      GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat şi asistenta manageriala, Bucureşti: Editura tehnica, 1999;

16.      GEORGESCU, Toma. Tehnici de comerţ exterior: Negocierea afacerilor şi uzanţe de protocol, Bucureşti: Sylvi, 1997;

17.      GIBLIN, Les. Arta dezvoltării relaţiilor interumane. Bucureşti: Curtea Veche, 2000;

18.      GULEA, Michaela. Scrisoarea comercială.- Bucureşti: Oscar Print, 1999;

19.      GUÎU, Stelian. Sisteme informatice în administraţie, Bucureşti: Editura ştiinţifică şi enciclopedică, 1984;

20.      HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureşti: ALL, 1996;

21.      HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreţia. Corespondenţa şi tehnici de secretariat, Bucureşti: Editura didactică şi pedagogică, 1992;

22.      HINDLE, Tim. Cum să gestionam timpul, Bucureşti: RAO, 2000;

23.      IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviinţă şi comportamentul civilizat. – Timişoara: Facla, 1998;

24.      JALOBEANU, Mihai. Internet – Informare şi instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995;

25.      JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucureşti: Naţional, 1998;

26.      JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucureşti: Antet XX Press, 2001;

27.      LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucureşti: Editura didactica şi pedagogica, 1995;

28.      MANOLESCU, Adrian. Putere şi informaţie, Craiova: Certi, 1996;

29.      MARIN, George. Uzanţe diplomatice şi de protocol: Caiet de seminar, Bucureşti: Academia de studii Economice, 1996;

30.      NAFTANĂILĂ, Ion; COLESCA, Sofia. Birotica şi secretariat, Bucureşti: Editura ASE, 1999;

31.      NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureşti: ALL, 1999;

32.      NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucureşti: Editura economică, 1996;

33.      NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate într-un birou, Bucureşti: Editura didactica şi pedagogica, 1998;

34.      OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucureşti: RAI, 1992;

35.      POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureşti: Universitatea Marii Negre, 1995;

36.      POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrări de birou şi secretariat, Bucureşti: Editura didactica şi pedagogica, 1971;

37.      ROSCA, D.; VARZARU, M. – Craiova: Certi, 1994;

38.      RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;

39.      SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucureşti: Codex, 1993;

40.      SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucureşti: Eficient, 2002

41.      STANCU, Serb. Relaţii publice şi comunicare, Bucureşti: Teora, 2001;

42.      STANTON, Niki. Comunicarea, Iaşi: Societatea Ştiinţa şi Tehnica, 1997;

43.      STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci şi centre de informare, Bucureşti: ABBPR. 1998;

44.      SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru secretariat şi corespondenţa de afaceri, Bucureşti: Calipso 2000, 1995;

45.      SINCAI, Ana. Informaţie şi comunicare: Informarea documentara o disciplina în expansiune, Piteşti, 2002;

46.      TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunicaţii, Bucureşti: Editura ştiinţifică, 1991;

47.      TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique – how to improve your organizaţion’ s image, London: Kogan page, 1994;

48.      UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de masa, Bucureşti: Albatros, 1981;

49.      VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucureşti: Lumina Lex, 2000;

50.      VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfectă, Bucureşti: Sigma Primex, 1995;