Repere bibliografice teoretice şi practică

Sisteme de informare - sisteme de regăsire a informaţiei

 

conf. univ. dr. Doina Banciu

lector univ. Rodica Mandeal

 

 

Principala funcţie a oricărui sistem de informare este aceea de a acţiona ca intermediar între o anumită comunitate a utilizatorilor şi universul resurselor de informare sub formă tipărită sau sub alte forme.

Comunitatea utilizatorilor este definită, de regulă, de o arie geografică, apartenenţa la o instituţie, domeniul de interes sau o combinaţie a acestora. De exemplu, într-un sistem naţional de informare, comunitatea utilizatorilor o formează oamenii de ştiinţă şi alţi specialişti care lucrează în ţară.

Celălalt univers tratat este cel al resurselor. Cel mai important tip de resursă pentru majoritatea centrelor de informare este documentul, utilizat în sensul său cel mai larg.

Rolul unui serviciu de informare este de a intermedia (interfaţa) cât mai eficient şi economic posibil aceste două populaţii.

Cu alte cuvinte aceasta implică un rol pasiv şi anume să asigure ca orice document sau informaţie de care are nevoie un membru al comunităţii poate fi pus la dispoziţie şi, dacă este posibil, în momentul în care acesta are nevoie.

Într-un rol mai activ serviciul de informare aduce în atenţia utilizatorului, la cerere, documentele sau datele necesare pentru a satisface nevoile de informare ale membrilor comunităţii pentru rezolvarea unei probleme sau pentru luarea unei decizii şi cercetări (cercetări retrospective ale literaturii) şi notifică în mod continuu noua literatură publicată într-un anumit domeniu de interes al utilizatorului (informare curentă).

Pentru a îndeplini rolul de interfaţă un serviciu de informare este angajat în trei activităţi majore:

- achiziţionarea şi depozitarea documentelor (folosim acest termen în sensul cel mai larg, considerând principala resursă de informare);

- organizarea şi controlul acestora;

- distribuţia informaţiilor referitoare la acestea prin intermediul unor servicii diferite: circulaţie, cercetarea literaturii, copierea etc.

Un serviciu de informare modern trebuie să garanteze că orice eventual document sau orice dată conţinută de acesta din universul literaturii disponibile poate fi accesibil oricărui membru al comunităţii. Acest lucru implică faptul că "universul resurselor documentare" trebuie să fie pus la dispoziţia utilizatorilor la diferite nivele de accesibilitate. Deoarece un centru de informare nu poate avea în proprietate totul este important ca documentele pe care le adaugă colecţiilor să fie de oarecare valoare pentru utilizatorii proprii. Este de asemenea important ca orice centru de informare să poată dobândi cât mai rapid posibil orice document necesar comunităţii prin: cumpărare, fotocopiere sau împrumut. Mai mult, în propriile colecţii documentele trebuie organizate în concordanţă cu nivelul aşteptat (preconizat) al cererilor: cele care par a fi mai utilizate trebuie să fie cele mai accesibile.

O clasificare a documentelor după nivelele de accesibilitate ar putea fi în ordine descrescândă următoarea:

• documente din colecţiile centrului pe rafturi cu acces deschis (liber);

• documente din colecţiile centrului pe rafturi cu acces controlat;

• documente în zonele de depozitare ale centrului la distanţă de acesta;

• documente care nu sunt în colecţiile centrului.

 

Tipuri de nevoi de informare

 

Principalele nevoi şi cereri ale utilizatorilor de servicii de informare se situează de regulă în două mari categorii:

a) nevoia de a localiza şi obţine o copie după un anumit document, al cărui autor sau titlu este cunoscut;

b) nevoia de a localiza documente care tratează un anumit subiect sau care pot răspunde la o anumită întrebare (cerere).

Prima se mai numeşte "nevoia pentru un articol cunoscut", a doua, "nevoia privind un subiect".

Abilitatea unui centru de informare de a furniza articole cunoscute se mai numeşte şi "capacitatea sa de a furniza documente".

Abilitatea unui centru de informare de a regăsi documente privind un anumit subiect sau de a furniza răspunsul la o anumită cerere este "capacitatea sa de a regăsi informaţia".

Aceste două funcţii (furnizarea de documente şi regăsirea informaţiei) sunt principalele activităţi în care sunt angajate serviciile de informare. Ele sunt foarte strâns legate deoarece multe cereri pentru documente cunoscute derivă direct din activităţi de regăsire a informaţiei desfăşurate într-o fază anterioară.

Nevoile privind un anumit subiect, la rândul lor pot fi împărţite în două mari categorii:

a) nevoia de informaţii pentru rezolvarea unei anumite probleme sau pentru a facilita luarea unei decizii;

b) nevoia de informaţii privind noile dezvoltări într-un anumit domeniu de specializare.

La aceasta din urmă ne referim de regulă ca la "o nevoie de informare curentă".

Pentru prima nu există un singur termen care să fie general acceptat pentru a o defini. La ea ne referim de regulă ca la "o nevoie pentru rezolvarea unei probleme". În practică acest tip de nevoie este de regulă satisfăcut printr-o cercetare a literaturii deja apărute efectuată de un serviciu de informare la cererea expresă a utilizatorului. Acest tip de cercetare se numeşte de regulă "cercetare retrospectivă" sau uneori "cercetare la cerere".

Cercetările privind rezolvarea unei probleme şi cele privind informarea curentă diferă în câteva privinţe. Prima este orientată spre scop, utilizatorul trebuie să aibă iniţiativa. În cazul celei de a doua serviciul de informare are iniţiativa:

- este mai specifică

- acoperă un volum mai mare al literaturii (merge în urmă mulţi ani)

- rezultatele sunt judecate mai strict (sever) de către utilizator.

Revenind la nevoile de informare pentru rezolvarea unei probleme acestea pot fi de mai multe tipuri:

• Nevoia pentru un singur răspuns privind un articol cu date faptice. Aceasta este o cerere de tip "referinţă rapidă". Deşi de regulă pentru a satisface acest tip de cerere sunt implicate documente, utilizatorul nu trebuie neapărat să primească un document - răspunsul la întrebare poate fi dat prin telefon.

• Nevoia de a avea unul sau mai multe documente asupra unui anumit subiect dar nu întreaga literatură publicată sau accesibilă de la un centru de informare. De exemplu, o situaţie tipică în acest caz este o cerere privind cele mai recente articole tratând problema sudurii cu ultrasunete. O categorie specială este acel tip de nevoie care este satisfăcută când se găseşte primul document de un anumit tip. De exemplu, un examinator de brevete are nevoie de un singur caz de cerere anterioară pentru a respinge cererea de brevetare.

• Nevoia pentru o cercetare cuprinzătoare, care să regăsească cât mai mult posibil din literatura publicată asupra unui anumit subiect într-o anumită perioadă de timp. De exemplu, acest gen de nevoie poate să o aibă cineva care scrie o carte sau o sinteză (o trecere în revistă) sau un om de ştiinţă care începe un nou proiect de cercetare.

• O categorie specială este nevoia de confirmare că nu există nimic publicat asupra unui anumit subiect. De exemplu, cazul unui inventator care doreşte să confirme brevetabilitatea invenţiei sale.

Principalele activităţi ale multor tipuri de sisteme de informare sunt:

1. Achiziţia surselor de informare se face în baza anumitor criterii şi politici de selecţie care, la rândul lor, implică cunoaşterea precisă şi detaliată a nevoilor de informare ale comunităţii care urmează a fi deservită. Cel mai evident criteriu care guvernează selecţia documentelor îl constituie subiectul, dar şi alte criterii, cum ar fi limba sau tipul documentului sunt importante. În cazul sistemelor de informare care au ca sursă periodicele, criteriul de selecţie se aplică, de regulă, revistei şi nu articolelor: unele titluri sunt prelucrate integral şi altele deloc. De îndată ce documentele sunt achiziţionate, acestea trebuie să fie "organizate şi controlate" astfel ca să poată fi identificate şi localizate ca răspuns la diferitele tipuri de cereri ale utilizatorilor.

2. Organizarea şi controlul includ clasificarea, catalogarea, indexarea pe subiecte şi referarea. Procesul de indexare implică două etape intelectuale complet distincte şi anume:

a) "analiza conceptuală" - pe care am putea-o denumi "analiza conţinutului documentului"

b) "traducerea" analizei conceptuale într-un vocabular specific.

Sunt rare cazurile în care cele două etape sunt clar distincte. Este păcat deoarece fiecare etapă oferă restricţii diferite şi face apel la factori diferiţi care influenţează rezultatele sistemului. Pentru o analiză conceptuală eficientă, indexatorul trebuie să cunoască atât ceea ce tratează documentul, adică să aibă o anumită înţelegere a subiectului tratat, cât şi o bună cunoaştere a nevoilor utilizatorilor sistemului.

Cea de-a doua etapă în procesul de indexare este traducerea analizei conceptuale într-un anumit vocabular sau "limbaj de indexare". În majoritatea sistemelor, aceasta implică folosirea unui "vocabular controlat", adică o mulţime limitată de termeni care sunt folosiţi pentru a reprezenta subiectul care este tratat de document. Un astfel de vocabular poate fi o listă de subiecte faţetate, o schemă de clasificare, un tezaur de cuvinte sau pur şi simplu o listă de cuvinte cheie acceptate sau de propoziţiuni. Un "vocabular necontrolat" este evident că nu impune nici o restricţie asupra termenilor care pot fi folosiţi de indexator. Vocabularul necontrolat implică de regulă folosirea cuvintelor sau propoziţiunilor care apar în documentul care este indexat. Termenii care sunt folosiţi de indexator pentru a reprezenta conţinutul documentelor, indiferent că aparţin unui vocabular controlat sau necontrolat, sunt denumiţi sub termenul generic de "termeni de indexare".

3. Inmagazinarea documentelor si informatiilor. Imediat ce procesul de indexare a fost încheiat, documentele sunt trimise către o anumită zonă de înmagazinare a documentelor (bază de date a documentelor) iar înregistrările indexate merg în cea de-a doua bază de date, unde sunt organizate astfel ca să fie uşor regăsite ca răspuns la diferitele cereri. Baza de date a înregistrărilor indexate sau a "reprezentărilor documentelor" poate fi denumită "indexul" depozitului de documente.

Etapele implicate în partea de ieşire a sistemului sunt de fapt foarte asemănătoare celor din zona de intrare a sistemului. Populaţia utilizatorilor care este deservită de sistem înaintează diferite cereri către centrul de informare unde se pregătesc strategiile de căutare. Şi pregătirea acestor strategii de căutare poate fi considerată ca fiind formată din două etape: cea de analiză conceptuală şi de traducere. Prima etapă implică analiza cererii pentru a determina ceea ce caută în realitate utilizatorul iar cea de-a doua implică traducerea analizei conceptuale în vocabularul sistemului. Analiza conceptuală a cererii, tradusă în limbajul sistemului, constituie "strategia de căutare" care poate fi considerată ca fiind o "reprezentare a cererii" în acelaşi mod în care înregistrarea indexată poate fi considerată ca fiind reprezentarea documentului. Singura diferenţă reală între cele două este că prima conţine de regulă o "logică", adică exprimă o mulţime de relaţii logice între termenii de indexare care sunt specificate; cea din urmă nu are de regulă un conţinut logic, adică nu sunt enunţate în mod explicit relaţiile logice între termenii de indexare.

De îndată ce strategia de căutare a fost pregătită, este comparată cu baza de date a reprezentărilor documentelor. Aceasta poate implica o cercetare a colecţiei de fişe, a indexurilor tipărite, a microfilmelor sau a benzilor şi discurilor magnetice. Reprezentările de documente care răspund strategiei de căutare alese, deci satisfac cerinţele logice ale cercetării, sunt extrase din baza de date şi puse la dispoziţia solicitantului. Procesul, care poate fi iterativ, este încheiat atunci când cel care a făcut cererea este satisfăcut de rezultatele căutării ceea ce poate însemna, în unele cazuri, că este satisfăcut de faptul că nimic din baza de date nu este relevant pentru nevoile sale.

Etapele tipice pentru "căutarea delegată", situaţie în care persoana care are nevoie de informare delegă responsabilitatea căutării în baza de date unui specialist în informare. În situaţia "căutării nedelegate", procesul este în oarecare măsură simplificat de faptul că utilizatorul consultă direct baza de date. Chiar şi într-o astfel de situaţie, utilizatorul trebuie să-şi analizeze conceptual propria sa nevoie de informare şi să-şi traducă analiza în limbajul sistemului. Desigur că cercetând diferite tipuri de sisteme, strategia de căutare nu este construită în afara bazei de date şi separat de însăşi operaţia de cercetare. La cercetarea unui catalog de fişe, a unui index tipărit sau a unui sistem automatizat on-line, este posibil ca strategia de căutare să fie elaborată interactiv şi euristic; adică activităţile de analiză conceptuală şi de traducere sunt mai mult sau mai puţin concurente cu activităţile de cercetare a colecţiei.

Desigur că unele dintre cererile înaintate serviciului de informare sunt legate de anumite documente specifice, ale căror autori şi titluri sunt cunoscute şi nu cereri care se referă la informaţii sau documente legate de un anumit subiect specific. În cazul acestor cereri de articole cunoscute, cererea este făcută depozitului de documente prin punctele de acces la titluri sau autori din indexuri sau colecţia de cataloage sau, posibil, printr-un alt procedeu, aşa cum este numărul raportului sau numărul brevetului de invenţie. Capacitatea unui centru de informare de a pune la dispoziţie documente cunoscute de utilizator se mai numeşte şi capacitatea de a furniza documente.

 

Sisteme de regăsire a informaţiilor

 

Componentele sistemelor de regăsire a informaţiilor

Principalele componente ale unui sistem de regăsire a informaţiilor sunt:

• Subsistemul de selecţie a documentelor

• Subsistemul de indexare

• Subsistemul vocabularului

• Subsistemul de căutare

• Subsistemul de interacţiune între utilizator şi sistem (interfaţa utilizator-sistem)

• Subsistemul de comparare, adică subsistemul care compară în realitate reprezentările documentelor faţă de reprezentările cererilor.

În anumite privinţe, subsistemul de comparare poate fi considerat cel mai puţin important dintre cele şase subsisteme deoarece nu are o influenţă directă asupra eficienţei sistemului respectiv, asupra capacităţii de regăsirea a documentelor care satisfac nevoile de informare ale utilizatorilor. Cu toate acestea, eficienţa subsistemului de comparare exercită o influenţă relativ ridicată asupra aspectelor economice ale sistemului şi asupra eficienţei generale a sistemului, măsurate spre exemplu, în timpul de răspuns. În cadrul unui sistem automatizat, calculatorul contribuie direct numai la operaţia de comparare: acţionează ca un uriaş dispozitiv de comparare. Dar, cel puţin în majoritatea sistemelor, aceasta nu contribuie în mod direct la selectarea documentelor, la controlul selecţiei, la indexarea şi căutarea documentelor, la pregătirea strategiilor de căutare sau la interacţiunea cu utilizatorii sistemului - cum ar fi spre exemplu, în cazul "negocierii cererii". Acestea sunt toate activităţi intelectuale, efectuate de fiinţa umană în majoritatea sistemelor existente iar aceste activităţi intelectuale determină eficienţa sistemului.

Factorii cei mai importanţi care determină eficienţa unui sistem de regăsire a informaţiilor pot fi împărţiţi în două grupe principale:

- Factori legaţi de baza de date

- Factori legaţi de exploatarea bazei de date

Principalii factori legaţi de baza de date, care pot fi consideraţi de asemenea ca "factori de intrare" sunt:

- Ce documente sunt incluse

- Cât de complet şi precis este recunoscut şi reprezentat în operaţia de indexare conţinutul acestor documente

- Cât de adecvat este vocabularul sistemului pentru a reprezenta subiectele tratate de aceste documente.

Există de asemenea trei factori de ieşire sau de "exploatare":

- Cât de bine este în stare personalul centrului de informare să înţeleagă nevoile de informare ale utilizatorilor (interacţiune utilizator-sistem).

- Cât de bine poate acest personal să transforme aceste nevoi în strategii de căutare.

- Cât de adecvat este vocabularul sistemului pentru a reprezenta interesele asupra subiectelor ale utilizatorilor sistemului.

Toţi aceşti factori contribuie direct la eficienţa sistemelor de regăsire a informaţiilor. De asemenea ei sunt definitorii într-o anumită măsură şi pentru sistemele de informare propriu-zise. De aceea, de multe ori, în literatura de specialitate sistemele de regăsire sunt considerate ca "motorul" sistemelor de informare.