Preliminarii la crearea unui sistem info-documentar într-o organizaţie cu profil medical

 

asist. univ. Simona M. Antonescu

 

 

Articolul de faţă îşi propune, după o foarte scurtă privire generală, discutarea unor aspecte preliminare modernizării sau implementării unui sistem info-documentar[1] într-o unitate cu profil medical.

Abordarea acestui subiect reprezintă din punctul de vedere al autorului mai ales o opţiune de management al dirijării resurselor în domeniul informaţiei. Sistemul sanitar românesc are multe şi numeroase lipsuri, dar din puctul de vedere al unui specialist în ştiinţa informării prezintă câteva avantaje: funcţionează cu un personal majoritar specializat şi hiperspecializat, din care o parte semnificativă deja se arată flexibilă şi gata să accepte schimbările; este un domeniu dinamic şi în plină evoluţie, în anumite puncte ale sale prezentând semne reale de efervescenţă şi de sincronizare la realităţile contemporane ale lumii moderne; presiunile de schimbare a sistemului sunt atât interne cât şi din partea mediului exterior. Aceşti factori creează o premiză suficientă pentru a considera că implementarea unui sistem info - documentar în acest domeniu ar avea şanse reale mai mari de reuşită decât în alte domenii. România suferă de o boală specifică multor ţări subdezvoltate: sistemele de modernizare a intermedierii de informaţii, odată implantate, dau de multe ori un randament scăzut comparativ cu aşteptările, previziunile şi resursele alocate. De aceea ar fi poate mai eficient de a introduce noul în domenii sau chiar unităţi care par mai apte decât altele să suporte acest „nou” şi să-l asimileze .

Un spital este un sistem în care informaţiile joacă un rol esenţial. De fapt acestea sunt mult mai numeroase decât oamenii şi uneori mai importante. Personalul e învăţat să le colecteze, să le clasifice şi să le manipuleze. Se creează uşor microsisteme de informaţii aflate în raport dinamic unele cu altele. Un spital este un sistem obişnuit să accepte mai uşor informaţiile noi din mai multe cauze:

 

1. Presiunile noului.

Asupra sistemului se fac numeroase presiuni, pe de o parte din partea mediului exterior. Apar permanent evenimente/ „obiecte” noi: tehnici de tratament, tehnologie medicală, tehnici de lucru. Perspectivele asupra cunoaşterii din interiorul sistemului se modifică rapid, antrenând o modificare a cunoaşterii înseşi.„Noul” are un comportament agresiv, care forţează pătrunderea în sistem, cel puţin în anumite aspecte ale sale: distribuitorii de tehnică şi aparatură medicală, de medicamente fac campanii sistematice de introducerea acestui „nou”.

 

2. Presiuni din partea utilizatorilor.

E fapt banal că în ultimele decenii, pe plan mondial atitudinea faţă de actul medical ca şi relaţia medic - pacient s-a schimbat în mod radical. Utilizatorii sistemului sanitar au devenit din ce în ce mai activi, au mai multe informaţii şi cer să participe la decizia medicală. Cererile noi se transformă în presiuni noi care apasă asupra sistemului. În România se manifestă două tendinţe contrare: pe de o parte un conservatorism al utilizatorilor, care ar dori păstrarea unor avantaje legate de sistemul socialist de asigurarea sănătăţii e.g. gratuitatea actului medical, pe de altă parte o critică din ce în ce mai activă îndreptată împotriva carenţelor sistemului şi căutarea unor forme alternative de corectare a disfuncţionalităţilor acestora.

 

3. Presiuni din partea mediului social.

Chiar dacă merg mai încet decât ar dori utilizatorii sistemului şi o parte din personalul implicat în activitatea sanitară, reformele legislative şi instituţionale încep să schimbe ireversibil modul de funcţionare a sistemului sanitar.

4. Presiuni din interiorul sistemului

Sistemul medical este un sistem înalt competiţional, agresiv şi individualizat. Sistemul de plată şi de recunoaştere socială[2] este bazat în suficient de mare măsură pe competenţe. Iar la baza acestor competenţe stau în egală măsură informaţiile şi capacitatea de a le utiliza în mod corect, felul în care fluxul de informaţii este interpretat în mod activ şi creator. În acelaşi timp sistemul are cele mai multe filtre de verificare a cunoaşterii teoretice. Personalul mediu are o pregătire de specialitate peste nivelul liceului de cel puţin doi ani, iar personalul cu studii superioare urmează minim şase ani de studiu peste nivelul liceului (cea mai lungă formă de învăţământ superior). Avansarea profesională implică parcurgerea altor stagii de pregătire şi susţinerea unor examene care impun atât cunoştiinţe teoretice cât şi practice.

 

 

Aceste preliminarii nu au avut ca scop decât să dea seama despre o anumită aşteptare a a sistemului sanitar de accepta implementarea unor sisteme infodocumentare eficiente. Soluţia aparent cea mai convenabilă ar putea fi preluarea unui model străin. Există numeroase sisteme info-documentare utilizate în ţările dezvoltate, unele de o mare fiabilitate. Există însă câteva observaţii care ne îndeamnă la o preluare critică şi la o adaptare a acestor sisteme sau la realizarea unor modele care să ţină cont de faptul că sistemul românesc are caracteristici proprii. Ca o iniţiativă de început ne permitem să avansam o caracterizare a informaţiilor care ar fi susceptibile să intre într-un sistem info-documentar al unui spital. În analiza noastră au fost evitate criteriile generale de caracterizare a informaţiilor, care pot fi găsite în numeroase articole şi studii şi care caracterizează evident şi sistemul descris de noi, atâta timp cât caracterizează orice sistem.

 

Caracterizarea informaţilor după interesul utilizatorilor

 

Managerii organizaţiei. Nevoile acestora trimit la informaţii administrative din interiorul spitalului sau din afara acestuia (legislaţie, de exemplu). Informaţiile cerute pot să fie calitativ şi cantitativ foarte diverse. Spre exemplu, de la informaţii globale despre numărul angajaţilor, la informaţii foarte specifice despre un anume angajat. Sau de la informaţii generale despre reţeaua sanitară, la informaţii particulare despre un anumit punct de interes din reţea. Pe măsură ce reforma va înainta în cadrul sistemului echipa managerială

Personalul din spital: cadre superioare, medii şi subcalificate. Nevoile acestora trimit spre informaţii de tip pragmatic. Din acest motiv informaţia trebuie să fie adaptată la nivelul de pregătire a celui ce o solicită, să poată fi decriptată rapid şi fără ambiguităţi şi să permită o rezolvare concretă a unei situaţii profesionale. Informaţiile cerute pot fi administrative sau profesionale. Informaţiile administrative trebuie dozate conform interesului celui solicitat şi locului ocupat în ierarhia spitalului. Informaţiile profesionale trebuie să fie aplicabile cu mijloacele existente sau cu mijloace uşor de obţinut, actualizate şi adaptate la realităţile unităţii sau să ofere sugestii de rezolvare.

 Personal aflat în cursul pregătirii profesionale sau cuprins în sisteme de autoafirmare profesională: elevi-asistent; studenţi; cadre medii sau superioare care urmează să susţină un examen pentru atestarea unei competenţe superioare profesionale. Nevoile acestui tip de personal sunt nevoi de informare şi de documentare. Nu trebuie uitat că, în genere, acest tip de utilizatori folosesc structuri specializate de documentare, e.g. biblioteca Facultăţii de Medicină. În genere, unităţile sanitare de prestigiu, funcţionează ca centre de excelenţă în anumite ramuri oferind astfel şi o structură documentară specializată într-un anumit domeniu. Este de gândit dacă formula actuală va mai funcţiona peste câţiva ani în acelaşi sistem, foarte costisitor şi insuficient utilizat. În mod normal, orice unitate sanitară mai mare ar trebui să aibă pusă la punct o microstructură documentară mult mai suplă decât o biliotecă tradiţională de specialitate care să ofere informaţiile pragmatice legate de pregătirea profesională: programe de studiu, bibliografii, tematici şi posibilitatea unei informări rapide pe probleme punctuale. Administrativ, astefel de puncte de documentare există în multe unităţi sanitare dar e îndoielnic că un sfert din personal ştie măcar locul fizic unde se găsesc acestea.

 

Caracterizarea informaţiilor după modul de transmitere

 

Mai degrabă decât să vorbim despre informaţii orale sau scrise, ţinând cont de proliferarea mijloacelor de transmitere a informaţiilor, ar trebui să vorbim de informaţii directe sau stocate. Informaţiile stocate sunt informaţiile păstrate pe un suport oarecare, în timp ce informaţiile directe sunt cele emise în „simultaneitate”[3], informaţiile directe sunt mai dinamice şi sunt preferate de multe ori de către utilizatori pentru calităţile lor, mai ales pentru faptul că utilizatorul, în relaţie directă cu emiţătorul de informaţii poate cere informaţii suplimentare, poate comenta informaţia etc.

 

Caracterizarea informaţiilor după raportul cu sistemul  de coduri

 

Nu mai trebuie amintit faptul că de fapt orice informaţie funcţionează prinsă într-un sistem de supracoduri. Mai important decât miltitudinea codurilor este raportul utilizatorului cu mesajul şi modul în care face decodificarea la nivelul comprehensiunii.

Informaţii cu un singur nivel de sensuri. Corespund informaţiilor denominative. De ex. informaţiile dintr-un articol, tratat, anumite părţi dintr-o reţetă.

Informaţii cu mai multe nivele de sensuri. Există un sens de decriptare şi sensuri de interpretare. Primul sens e univoc, al doilea sens se oferă interpretării în context. Semiiologia medicală foloseşte informaţii care au valoare numai în sistem, de la cele simple care funcţionează ca un sistem de semnale, nu de semne, e.g. petele la pojar, până la cele care funcţionează în interiorul unui sistem complex. Acestea vor rămâne informaţii „interpretabile” în măsura în care decriptarea finală rămâne supus aprecierii interlocutorului.

 

Caracterizarea informaţiilor după provenienţa lor

 

Informaţii provenite de la beneficiarii sistemului. Beneficiarii sistemului devin furnizori de informaţii. Aceste informaţii sunt dificil de stăpânit în flux direct. Unele se trec printr-un sistem organizat de „traducere”, altele sunt prelucrate direct de către receptor.

Informaţii provenite din interiorul microsistemului. Provin din interiorul micrositemului de la alte subsisteme. Ajung la receptor prin relaţii directe sau mediate documentar. Tind să fie privilegiate în defavoarea primei categorii

Informaţii provenite din exteriorul microsistemului. Pot fi informaţii provenite din instituţii de acelaşi fel sau cu finalităţi comparabile sau informaţii din sisteme cu alte finalităţi sociale. O categorie aparte o formează informaţiile provenite din sisteme documentare. Aceste ultime informaţii formează baza sistemului documentar, în timp ce restul informaţiilor caracterizează preponderent sitemul informaţional al sitemului.

 

Caracterizarea informaţiei după credibilitatea implicită  de utilizare

 

Într-un sistem de tip spital nu se poate utiliza criteriul interpretabil/ neinterpretabil (al dezambiguizării semantice), datorită complexităţii mari a informaţiilor. Indiferent de fiabilitatea informaţiilor, este important felul în care recepterul le acordă valoare operaţională.

Avem astfel informaţii utilizate ca şi cum ar fi credibile în mod absolut, e.g. informaţii administrative: nume, vârstă, adresă, stare civilă, categorie socio-profesională sau starea echipamentului sau formule chimice.

Informaţii a căror „traducere” e considerată credibilă. Informaţia provine dintr-un complex informaţie -interpretare. Utilizatorii acordă credit decodării realizate de interpretare, e.g. simptomele, nomenclatura medicală, transmiterea cunoaşterii medicale

Informaţii cu grad redus de credibilitate. Sunt informaţii care depind într-o foarte mare măsură de interpretare. Traducerea poate să fie foarte diferită de comunicarea iniţială, de ex.: cunoaşterea ştiinţifică, informaţii de la pacient, informaţii din interiorul sistemului. Toate subsistemele unui spital folosesc astfel de informaţii, unele subsisteme într-o măsură mult mai mare, de ex. psihiatria. Contradicţia, interpretarea divergentă în anumite puncte e chiar regula, nu excepţia între egali. Astfel de informaţii sunt informaţii care crează sau confirmă atitudini, valori, credinţe. Dacă nu sunt recunoscute ca atare, ca fiind informaţii cărora utilizarea le acordă valoare, tind să capete o valoare implicită mare în sistem.

 

Caracterizarea informaţiei după timpul de manifestare  a nevoii de  informare

 

Utilizatorul poate avea nevoi permanente, periodice, ocazionale, accidentale. În funcţie de aceste nevoi, informaţiile vor apărea în sistem continuuu sau discontinuu. Vom avea astfel:

 Informaţii permanent active. Informaţii stocate în sistemul info-documentar, care pot fi activate cu uşurinţă.

Informaţii potenţiale. Sunt informaţii stocate în sistem dar care nu sunt activate decât la cerere.

Informaţii ocazionale. Sunt informaţii pe care sistemul nu le deţine dar le poate găsi în alte sisteme, în urma unei cereri particulare.

Echilibrul între aceste tipuri de informaţii poate fi esenţial pentru valoarea sistemului infodocumentar. Un sistem care nu dispune de suficiente informaţii acitve şi potenţiale, va fi un sistem sărac. Un sistem cu prea multe informaţii potenţiale în raport cu cele acitve va fi un sistem greoi, dificil de manevrat. Un sistem în care informaţiile ocazionale au devenit permanente sau potenţiale va fi un sistem supraîncărcat, în care informaţia se poate pierde, iar un sistem care nu va folosi informaţii ocazionale va fi un sistem lipsit de dinamism şi ineficient.

 

 

Bibliografie*

 

1. Accart, Jean-Philippe, La sante publique et l'information / Jean-Philippe Accart În: Documentaliste. Science de l'Information, vol  33, nr. 3, 1996, p. 161-166. (Recherche. Management technique. Metier. Formation)

2. Accart, Jean Philippe,  Information de la sante: Congres AEIBS, Oslo, 28 juin- 2 juillet 1994/ Jean-Philippe Accart. În: Documentaliste. Science de l'Information, vol 31, nr. 4-5, 1994. (Bloc- Doc).

3. Collas, Dominique; Chartron, Christiane, Loqique conceptuelle et recherche d'information/ Dominique Collas; Christaine Chartron. În: Documentaliste. Science de l'Information , vol 31, nr. 1, 1994, p. 39- 42.

4. Documentation interne et strategie documentaire: Journee d'etude ADBS. În: Documentaliste. Science de l’Information , vol. 33, nr. 6, 1996, p. 296-297

5. Fayet-Scribe, Sylvie, La documentation: une technologie de l'intelligence?/ Sylvie Fayet-Scribe. În: Documentaliste. Science de l'Information, vol. 28, nr. 1, 1991, p. 50-51.

6. Frochot, Didier, Quel nouveau management de l'information/ Didier Frochot. În: Documentaliste. Science de l'information, vol 33, nr. 1, 1996, p. 23-24.

7. Un nouveau management de l'information? Le seminaire „Intersections logistiques”, Paris, 14 martie 1995. În: Documentaliste. Science de l'Information, vol. 33, nr. 1, 1996.

8. Performance et couts de trois serveurs documentaires a travers des bases biomedicale/ A. M. Mariani; C. Hedon, D. Condamine; J. Ginestet; Boitard. În: Documentaliste. Science de l'Information , vol. 22, nr. 6, 1985, p. 210-214.

9. Pintea, Jean, Du systheme documentaire informatise au systeme d'information-documentation/ Jean Pintea. În: Documentaliste. Science de l'Information,
vol. 33, nr. 6, 1996, p. 280-285.

10. Suttter, Eric, Services d’information et qualite: comment satisfaire les utilisateurs, Paris: ADBS, 1992, p. 155-207.

11. Thirion, Benoît; Darmoni, Stefan, Internet, les bibliotheques et la medicine. L'experience du centre hopitalier universitair de Rouen/ Benoit Thirion; Stefan Darmoni. În: Documentaliste. Science de l'Information, vol 33, nr. 6, 1996,
p. 171-175.