Pagina de start
Cuprins
Despre autor
eBooks
 
CAPITOLUL III

3.3. Elementele componente ale scrisorii

Conform uzanţelor internaţionale scrisoarea oficială are următoarea structură:

· antet;
· numărul şi data;
· referinţele;
· adresa destinatarului;
· formula de salut/de adresare;
· obiectul scrisorii;
· conţinutul;
· formula de încheiere/de salut;
· semnătura;
· anexe.

ANTETUL

În general, hârtia folosită pentru corespondenţă are antetul tipărit sau gravat, plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stângă a paginii. Uneori apar completări ale antetului în subsolul paginii. În lipsa unui antet tipărit acesta este dactilografiat.

Forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar el trebuie să fie simplu şi cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind, pe lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.

Antetul cuprinde:

– elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituţiilor centrale de stat, sunt folosite în antet tricolorul şi stema ţării.);

– denumirea societăţii;

– forma sa juridică;

– adresa şi sediul central (se indică strada, numărul, localitatea, codul poştal, ţara);

– numărul de înregistrare la Registrul Comerţului;

– codul fiscal;

– contul bancar şi banca unde societatea are deschis contul respectiv;

– numărul de telefon, precedat de prefixul oraşului, eventual şi cel al ţării (în cazul corespondenţei cu partenerii străini);

– numărul de fax;

– e-mail-ul.

O hârtie de corespondenţă conţinând toate informaţiile de la adresă până la contul bancar nu este indicată în orice situaţie. De exemplu, pentru corespondenţa protocolară, pe invitaţii la dineuri şi recepţii, pentru felicitări, se recomandă crearea unui alt model de antet (cu numele firmei şi eventual numele celui care semnează).

De menţionat, faptul că firmele care au relaţii de afaceri cu ţări din spaţiul vorbitor de limbă engleză, adresa din antet trebuie să fie aproape identică cu cea care se cere în România din punct de vedere poştal (este important ca poştaşul să înţeleagă unde să ducă corespondenţa).

Pentru toate cazurile în care nu dispunem de hârtie oficială de corespondenţă (un cetăţean care se adresează unei autorităţi publice), obiceiul este de a adăuga informaţii privind autorul scrisorii, titlul şi adresa sa, după semnătură, sau scrise sus în partea dreaptă Nu trebuie să ne dăm noi înşine un titlu de politeţe: „Domnul” sau „Doamna”.

Exemplu de antet:

S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureşti, Sector 1
Nr. înregistrare la Registrul Comerţului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro

Exemplu de adresă internaţională a unei firme româneşti de export:

IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureşti 7000
ROMÂNIA
Telephone: (00401) – 6477340
Facsimile: (00401) – 7777775

NUMĂRUL ŞI DATA

Numărul şi data înregistrării unei scrisori sunt elemente de mare importanţă. Ele determină identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaţii (de a răspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune în aplicare un ordin etc.) şi stă la baza clasării numerice şi cronologice.

Numărul şi data se scriu în general sub antet ca şi cum ar face parte din acesta sau în dreapta lucrării, în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie în litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie să ţinem seama că data se scrie diferit în alte limbi. Forma britanică este asemănătoare celei româneşti: mai întâi ziua şi apoi luna (16th january). În SUA şi în unele părţi ale Asiei se scrie mai întâi luna şi apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaţional este anul, luna, ziua.

De asemenea, în cazul unor documente, pe lângă dată se indică şi locul emiterii acestora. Locul de emitere se plasează înaintea datei, data se separă de numele localităţii prin virgulă. Numele locului de expediţie este, de obicei, numele din antetul tipărit. Excepţie fac, de exemplu, cazurile în care scrisorile se expediază de la un departament al firmei care se află în alt oraş. În aceste condiţii precizarea locului de expediţie împreună cu data devine obligaţie.

REFERINŢELE

Se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă. Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referinţa se notează prin abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocupă de problemă care face obiectul scrisorii), precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.

Exemplu:

Ref.: VN/822/1.X.2002.

Există uzanţa includerii în scrisoare nu numai a referinţelor firmei expeditoare, (our Ref) dar şi cele ale firmei destinatare (your Ref) în scopul identificării cu uşurinţă a corespondenţei anterioare.

ADRESA DESTINATARULUI

Se plasează fie în partea stângă a colii de hârtie (pentru forma bloc), fie în partea dreaptă (pentru forma semi-bloc) şi se scrie după sistemul bloc.

Aceasta cuprinde:

− denumirea unităţii (inclusiv biroul, direcţia căreia îi este destinată scrisoare);

− adresa (localitatea precedată de codul poştal, str. şi nr., judeţul, sectorul (pentru Bucureşti), ţara (pentru străinătate). Adresa poate fi precedată de cuvântul „către” (după care nu se pune virgulă).

Cele mai utilizate formule de adresare sunt:

1) unei persoane din firmă sau instituţie ne adresăm cu numele său complet. Numele va fi precedat de formula de politeţe „Domnului”, „Doamnei” precum şi de funcţiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu – Director ASIROM S.A.

2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii, ne adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul. Această indicaţie poate fi scrisă şi la sfârşitul adresei interioare cu două rânduri mai jos, precedată de cuvintele: „În atenţia Directorului General / Serviciului Import – Export”;

3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele acesteia.

Iată două exemple des întâlnite în corespondenţă:

Domnului Nicolae Nicescu, Manager

SC DISING SRL
Şos. Mihai Bravu 45
Bucureşti, România

Sau

S.C. DISING SRL
Şos. Mihai Bravu 45, sector 3
Bucureşti, România
În atenţia Directorului General sau
În atenţia Serviciului Export

FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)

Plasată de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rând separat. Cu cât autoritatea căreia îi este destinată scrisoarea se află mai sus pe scara ierarhică, cu atât această inscripţie va fi mai evidentă faţă de adresă.

Se plasează aproximativ la trei spaţii sub adresa destinatarului. După formula de salut se pune virgulă şi nu se recomandă abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul în care o exprimăm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.

Formula cea mai uzitată este „Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o responsabilitate vom adăuga: „Domnule primar”, „Domnule director”, „Domnule Ministru” etc. Există funcţii care cer un alt apelativ, de exemplu „Sire” sau „Majestate”.

Formula de politeţe cuplată cu titlul funcţiei nu trebuie urmată şi de nume. Primarului unui oraş nu i se scrie: „Domnule primar Popescu”, ci „Domnule primar”; o personalitate poate acumula mai multe responsabilităţi care îi conferă tot atâtea titluri, poate deţine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justifică scrisoarea. Atunci când ne adresăm rectorului unei universităţi care prezidează o campanie de finanţare pentru un organism de întrajutorare şi corespondenţa se referă la acestă campanie, titlul de preşedinte îl va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va înţelege natura textului pe care îl va citi.

Într-o corespondenţă între două persoane egale din punct de vedere ierarhic şi care se cunosc bine se poate adăuga la apelativul propriu-zis şi „Stimate coleg” („Domnule rector şi stimate coleg”).

Alte formule folosite „Stimate Domnule …” sau „Stimată Doamnă” (urmate fie de numele lor, fie de funcţie, după cum ne-am adresat).

Există cuvinte a căror formă de feminin este marcată doar prin titluri de politeţe: „Doamna Ministru”, „Doamna Judecător”, etc. (atenţie la forma de feminin atunci când trimitem o scrisoare în Franţa sau Anglia, SUA, politeţea ne obligă să ne informăm în prealabil şi să respectăm opţiunea fiecăruia).

Dacă ne adresăm unei firme sau instituţii în general, formula de salut va fi „Stimaţi Domni”, „Stimate Doamne” (pentru firmele despre care se ştie că sunt conduse de femei).

În corespondenţa redactată de instituţii şi firme din SUA formula de salut este „Domnilor” – urmată de „:”.

OBIECTUL SCRISORII

Se scrie ca prim aliniat al scrisorii după formula de adresare, precedat de cuvintele „Referitor la …” sau „Ref.”, rolul său este de a prezenta succint problema tratată în scrisoarea respectivă şi de a uşura operaţia de îndrumare şi de clasare a corespondenţei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie şi poate fi emisă în cazul în care problema tratată în scrisoare este prezentată pe scurt în primul paragraf al ei.

CONŢINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII

Reprezintă partea esenţială a scrisorii şi de aceea trebuie redactată cu deosebită atenţie.

Cuprinde:

- paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- încheierea;

Cele trei părţi se scriu cu aliniat şi se separă eventual printr-un spaţiu dublu faţă de distanţa dintre rânduri la care este scris textul.

INTRODUCEREA

Este strâns legată de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conţine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documente, formularea unui răspuns la o scrisoare anterioară etc.

În corespondenţa comercială, introducerea constă în formule tip, dar care nu trebuie să fie lipsite de politeţe şi de un anumit caracter personal (în funcţie de destinatar).

Exemple:

1) Pentru scrisorile iniţiale

„Prin prezenta vă informăm că ……”

 vă aducem la cunoştinţă că …

„Pentru confirmarea dumneavoastră vă comunicăm că …”

„Avem plăcerea de a vă informa că …”

 a vă aduce la cunoştinţă că …”

„Suntem încântaţi/bucuroşi/fericiţi să vă informăm că …”

„Ne folosim de acest prilej pentru …”

„Obiectul scrisorii noastre este:

· să vă informăm despre …

· să vă anunţăm …

· să vă avertizăm de …

· să vă atragem atenţia în legătură cu …

2) Pentru scrisorile de răspuns :

„Ca răspuns la scrisoare dumneavoastră nr. … din data de …”

„Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea dumneavoastă din …”

„Referitor la scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”

„Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”

3) Pentru scrisorile de revenire :

„Revenim la scrisoarea noastră nr. … din data de …”

„Întrucât nici până astăzi nu am primit răspuns la scrisoarea noastră nr. ….”

MESAJUL (CUPRINSUL)

Conţine punctul de vedere al expeditorului faţă de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate cât mai clar, într-o înlănţuire logică folosind un vocabular adecvat şi un ton corespunzător. Este indicată folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinctă făcând obiectul unui paragraf separat.

Mesajul poate să cuprindă o motivare şi o concluzie. Dacă problema cuprinsă în scrisoare nu necesită explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se concretizează în chiar concluzia acestuia.

Exemplu:

„Prin prezenta, se împuterniceşte Domnul … pentru contractarea fondului de marfă pe semestrul II – 2002 şi concilierea restanţelor în livrări.”

În redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele două metode:

§ metoda directă – motivare – concluzie

Întrucât mărfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepţiona

§ metoda indirectă – concluzie – motivare

Nu putem recepţiona mărfurile, întrucât nu corespund calitativ

Metoda indirectă este considerată şi metoda modernă. Avantajul acestei metode constă în aceea că destinatarul cunoaşte de la început obiectul scrisorii, ceea ce îl determină să analizeze în timpul citirii mai atent motivarea (în cazul scrisorilor de angajare).

De asemenea, organizarea indirectă a mesajelor este indicată, din punctul de vedere al stilului (ton şi impact):

· pentru majoritatea scrisorilor neutre (răspunsul la cereri de informaţii, darea de instrucţiuni şi explicaţii),

· pentru mesajele care conţin veşti bune (exemplu: aprobarea unor solicitări, cereri, anunţarea promovării),

· pentru mesajul care exprimă bună voinţă (felicitări, aprecieri pozitive, etc.).

Nu este însă potrivită pentru anumite situaţii în care mesajul este de convingere sau conţine elemente ce vin în contradicţie cu interesele destinatarului (răspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenţii etc.) .

În cazul acestor mesaje negative se adoptă metoda directă care presupune pregătirea destinatarului pentru vestea negativă. Alegerea metodei se face în funcţie de importanţa care se dă motivării; dacă este nevoie de o documentare şi o argumentare mai amplă se foloseşte metoda directă, iar dacă motivarea  este simplă se foloseşte metoda indirectă.

ÎNCHEIEREA

Încheierea mesajului trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj. Aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, a mulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.

Exemplu:

„Aşteptăm cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră.”

„Vă mulţumim pentru încrederea /sprijinul/confirmarea acordată”

 „Vă rugăm să primiţi/acceptaţi scuzele noastre”

„Dorim să ştim care este opinia dumneavoastră în legătură cu propunerea făcută mai sus şi sperăm că această regretabilă eroare nu va afecta buna noastră cooperare.”

De asemenea, tot în această parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexează:

„Anexăm acestei scrisori …………”

FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE SALUT

Se plasează la 2-3 rânduri sub text, înaintea semnăturii.

Pentru scrisorile destinate unor oficialităţi înalte, cele mai folosite formule de salut sunt:

„Vă rog să acceptaţi expresia distinselor mele sentimente”

„Vă rog să binevoiţi a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.”

De reţinut că, pentru a respecta armonia între formula de adresare (salut) şi formula de încheiere, aceasta din urmă o reia pe prima, plasând-o între virgule.

„Vă rog să agreaţi, Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.”

„Vă rog să primiţi, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.”

„Vă rog să primiţi, Domnule Preşedinte, omagiul celui mai profund respect.”

„Vă rog să primiţi, Domnule Ambasador, Excelenţa Voastră, asigurarea întregii noastre stime.”

Alte formule folosite:

„Cu stimă”, „Cu respect” – formule folosite când destinatarul este necunoscut.

„Cu cele mai bune sentimente” – formulă mai familiară, folosită de la egal la egal sau pe o scară ierarhică superioară.

„Cu sentimente alese” de la furnizor la client, de la funcţionar la patron.

„Cu sinceritate”

„Al dumneavoastră”

„Cu cele mai alese gânduri.”

Între parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de încheiere/salut pot fi omise.

În corespondenţa protocolară şi diplomatică formula finală de salut este obligatorie. Formula finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puţine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferenţă ale semnatarului.

SEMNĂTURA

Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea care dă autenticitate scrisorii.

În general, scrisoarea cuprinde două semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului compartimentului care a emis scrisoarea.

Aranjarea semnăturii în pagină se face dactilografiind la 3 rânduri de text funcţia semnatarului, urmată obligatoriu de virgulă. Se lasă un spaţiu pentru semnătura olografă, apoi se dactilografiază numele şi prenumele celui care va semna.

ŞTAMPILA

Se aplică pe semnătura conducătorului. În documentele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele LS.

Elementele ocazionale sunt:

· Menţiunea „anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită de anexe şi acestea se scriu sub numele expeditorului principal, în stânga.

· Iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos, despărţite prin linie de fracţie (bară).

©Universitatea din Bucureşti 2003. All rights reserved. No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest, except for short quotations with the indication of the website address and the web page. This book was first published by Editura Universităţii din Bucureşti ISBN 973-575-820-2
Comments to: Nina VÂRGOLICI
Last update: Martie 2004
Web designer, Text editor: Annemarie LIHACIU