Pagina de start
Cuprins
Despre autor
eBooks
 

CAPITOLUL V

5.4. CORESPONDENŢA PROTOCOLARĂ

Relaţiile civilizate între doi parteneri de afaceri determină un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondenţa protocolară se referă la invitaţii, felicitări, scrisorile de felicitare şi diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituţiei respective. Acest tip de corespondenţă se practică şi la nivel înalt, între omologi.

INVITAŢIILE

Invitaţiile se trimit unor persoane importante pentru firmă şi sunt adresate din partea unei persoane din conducere.

Invitaţiile privesc în special coctailurile, dejunurile, recepţiile (la nivel înalt), conferinţele organizate în cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sărbătorirea unor angajaţi, ziua porţilor deschise etc.

Cu toate că telefonul înlocuieşte astăzi o mare parte din comunicarea scrisă, la invitaţii este obligatorie comunicarea scrisă. Invitaţia scrisă este un mod de prezentarea a gazdei şi a evenimentului care are loc, dar ea informează şi despre locul, data, cauza  desfăşurării respectivei manifestări.

Invitaţiile nu sunt numai bilete de intrare, ci şi cărţi de vizită ale gazdei. O invitaţie de afaceri nu trebuie doar să-l facă pe destinatar să aştepte cu nerăbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie să pună şi prestigiul expeditorului într-o lumină favorabilă. Invitatul primeşte scrisoarea şi astfel se realizează primul contact între el şi evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mărimea, culoarea, grafica folosite, dar şi conţinutul trebuie să conlucreze la obţinerea efectului dorit. Individualitatea şi creativitatea formulării pot influenţa valoarea şi atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitaţii cuprinde următoarele elemente:

– denumirea şi sigla firmei;
– numele şi eventual, funcţia celui care lansează invitaţia;
– formularea invitaţiei;
– evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
– scopul întâlnirii (petrecerii);
– data, ora;
– locul;
– instrucţiuni speciale;
– unde se poate răspunde.

Invitaţia oficială cuprinde titlul gazdei fără nume, dar adăugarea numelui nu reprezintă o greşeală.

Exemplu:

Preşedintele Fundaţiei ……..

Sau

Preşedintele Fundaţiei………

Domnul Viorel Ionescu

De asemenea, o invitaţie poate fi transmisă în numele unui individ sau al unui grup:

Preşedintele Fundaţiei . . . . . .

Domnul Viorel Ionescu

Şi

Membrii Consiliului de Administraţie

În afară de numele gazdei, pe invitaţie mai poate fi trecut numele unei personalităţi de al cărei prestigiu beneficiază evenimentul. Înainte de a-i imprima numele, ne vom asigura că această persoană este de acord, prezentându-i proiectul textului. Exemplu:

Sub patronajul

Preşedintelui Crucii Roşii

Domnul ………..

O invitaţie poate fi nominală sau nenominală. Spunem despre o invitaţie că este nominală dacă în text este scris (cel mai indicat de mână) numele invitatului. Pe invitaţie se va scrie fie titlul invitatului fără nume, fie numele şi titlul, fie doar numele. Pe invitaţia nenominală nu este scris numele invitatului.

Formulele cele mai uzitate sunt:

,,are plăcerea să vă invite la …..”

,,vă roagă să îi faceţi onoarea de a participa (de a asista) la …”

,,vă roagă să onoraţi cu prezenţa dumneavoastră …..”

Pentru motivul invitaţie, gazda trebuie să aleagă cuvintele, formula cea mai potrivită pentru a clarifica scopul (motivul) invitaţiei.

Formule folosite:

,,în onoarea”

,,cu prilejul…”

,,la dejunul în onoarea…….”

,,la cina oferită cu ocazia . …..”

,,la semnarea acordului între . . . ‚”

,,la inaugurarea pavilionului …….”

,,la vernisajul……..”

,,la o recepţie cu ocazia vizitei delegaţiei . ……”

În ceea ce priveşte data şi ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Când se stabileşte data se ţine cont de disponibilitatea invitaţilor). De exemplu, în cazul unei invitaţii la cină, vom scrie ora 1900 şi nu începând cu ora 1900. Este bine să se indice şi o oră limită; în acest caz, cunoscând dinainte durata activităţii, invitaţii îşi pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:

Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100.

Dacă se cere punctualitate, aceasta trebuie motivată. Exemplu:

,,Deoarece evenimentul este televizat, vă rugăm să nu întârziaţi”.

Locul – constituie adresa exactă (eventual o schiţă). O adresă cuprinde numele clădirii (dacă are nume), numele sălii, strada şi numărul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:

La Hotel Ambasador
Salonul Roşu
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureşti

În finalul invitaţiei destinatarul este rugat să confirme participarea. Se menţionează un număr de telefon unde se vor primi confirmările, o persoană de contract şi o dată limită.

În ultimul timp, în loc de ,,Vă rugăm să confirmaţi participarea dv. până cel mai târziu pe 10.04 2003 (tel.: 647.47.47, doamna Alice Manu)”, se foloseşte din ce în ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba franceză „Repondez s’il vous plaît” – „Răspundeţi vă rugăm” şi este urmată de un număr de telefon sau fax. De asemenea, se poate adăuga: ,,înainte de …”.

Exemplu:

R.S.V.P. înainte de …
Tel./fax: 6474747
Instrucţiuni speciale

Este important, dacă evenimentul o cere, indicarea pe invitaţie a ţinutei: ,,ţinuta de seară” sau ,,ţinută de zi”, aceasta va ajuta ca fiecare invitat să se simtă bine; se vor da şi alte informaţii pentru a-i ajuta pe invitaţi (de exemplu: ,,parcare specială în spatele hotelului” sau ,,în caz de ploaie se amână …. sau se va desfăşura…”

Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare în slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaţia scrisă trebuie să reţină atenţia invitaţilor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. În primul rând, în ceea ce priveşte textul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte şi grupuri de cuvinte, spaţiul între ele, dar şi culoarea invitaţiei şi forma sa, în al doilea rând, prezenţa simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importanţă. Una din regulile grafice constă în a nu utiliza decât un singur tip de caractere pe aceeaşi invitaţie. Resursele grafice contribuie în egală măsură şi la rezolvarea problemelor de ierarhie între diferite personalităţi. Astfel, preşedintele unei asociaţii, directorul unui muzeu etc, vor avea grijă ca numele sau titlul ministrului care prezidează evenimentul, să fie scris cu caractere mai mari decât cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea admisă[1].

Invitaţiile trebuie trimise cu suficient timp înaintea evenimentului, pentru ca invitaţii să-şi poată rezerva timpul necesar. Uzanţa protocolară pretinde ca invitaţiile să primească un răspuns prompt. Răspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.

Refuzul invitaţiilor de afaceri – iată o temă sensibilă din cel puţin două motive:

1. între partenerii de afaceri nu există de regulă o relaţie aşa intensă ca între prieteni; invitaţiile sunt mai rare şi au o valoare mai mare;

2. invitaţiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienţilor au aproape întotdeauna o importanţă pentru afaceri: se întreţin relaţiile existente sau se întemeiază altele noi. În unele împrejurări se ajunge chiar la negocieri şi la încheieri de contracte, de aceea în domeniul afacerilor este mai indicat să se accepte o invitaţie, chiar în ciuda unor probleme. Dacă totuşi nu se poate da curs invitaţiei, este indicat să se trimită o scrisoare în care să se menţioneze motivul sau motivele refuzului; se mulţumeşte pentru invitaţie, se urează gazdei succes la festivitatea organizată şi eventual se fixează în perspectivă o invitaţie reciprocă şi sau o altă întâlnire. Dacă relaţia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,înlocuitor”, astfel nu va lăsa impresia că evenimentul nu prezintă interes pentru el şi firma sa.

Scrisoarea de invitaţie la nivel înalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare să se adreseze de omologul celui invitat. Echivalenţa rangului se stabileşte la nivelul conducătorului delegaţiei invitate. Este totdeauna tipărită şi are caracter diplomatic; poate fi precedată de un fax pentru operativitate, însă trimiterea prin curier a invitaţiei originale este obligatorie[2]. Are antetul instituţiei (stema, alte însemne sau elemente distinctive, numele instituţiei celui care invită).

Scrisoarea de invitaţie începe cu o frază de politeţe care să exprime bucuria de a comunica, în cazul în care este primul contact după numirea în funcţie, se adresează felicitări (chiar dacă acestea au fost transmise la învestitură, prin intermediul ambasadei); în cazul invitaţiei la nivel înalt se face o rememorare a ultimelor contacte.

Conţinutul propriu-zis – cuprinde invitaţia concretă, precizându-se perioada şi locul. Se va clarifica caracterul vizitei (invitaţiei): de curtoazie, de lucru sau vizită oficială). De asemenea, în conţinutul invitaţiei se va preciza scopul vizitei (invitaţiei). După definirea generică a scopului, se face o succintă propunere de agendă a întâlnirii. Agenda întâlnirii nu se stabileşte concret în scrisoarea de invitaţie, aceasta este stabilită ulterior de experţii celor două părţi, după primirea scrisorii de acceptare.

Finalul scrisorii de invitare este o frază de politeţe şi trebuie să cuprindă asigurarea adresantului de respectul de care se bucură şi faptul că se aşteaptă
un răspuns.

Scrisorile de felicitare şi felicitările (pretipărite)

Scrisorile de felicitare şi felicitările pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanţilor diverselor instituţii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, sărbători naţionale, numiri în funcţie, aniversări etc. Cel mai important prilej îl reprezintă Anul Nou şi sărbătorile de iarnă. Întrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretipărită.

Scrisorile de la sfârşitul anului conţin mai mult decât urări. Ele au un caracter mai personal şi indică stadiul unei relaţii. Scrisoarea poate fi scrisă de mână, iar dacă textul este scris la maşină, atunci formula de adresare şi încheiere se va scrie de mână. Scrisoarea trebuie să fie scrisă cât mai citeţ şi să lase o bună impresie estetică. Ea cuprinde elementele de structură ale oricărei scrisori.

Felicitarea este cea mai bună alegere în cazul relaţiilor mai puţin strânse. Există o multitudine de prezentări în formă pretipărită. Urările pretipărite vor conţine o notă personală dacă vor fi completate cu câteva rânduri scrise de mână. Formula de încheiere se va scrie obligatoriu de mână.

Pentru a putea întreţine bune contacte profesionale, fiecare firmă trebuie să aibă o bază proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicării între parteneri.

Alegerea de felicitări pretipărite şi de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie să se încheie din luna noiembrie. De asemenea, urările de la sfârşitul anului trebuie să ajungă la destinatar cu câteva zile înainte de Crăciun, deoarece se ştie că majoritatea firmelor au vacanţă în ajunul acestor sărbători. Corespondenţa trebuie expediată cu o săptămână înainte de Crăciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urările de sfârşit de an, cu o excepţie, dacă cineva a fost uitat, în ultimă instanţă se va trimite urarea prin fax, decât deloc.



[1] Louis, Dussault.  Protocol – instrument de comunicare, Bucureşti: Editura Galaxia, 1996, p. 86
[2] Victor, Alistar;  Ion, Popescu-Slăniceanu. Op. cit., p. 80.
©Universitatea din Bucureşti 2003. All rights reserved. No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest, except for short quotations with the indication of the website address and the web page. This book was first published by Editura Universităţii din Bucureşti ISBN 973-575-820-2
Comments to: Nina VÂRGOLICI
Last update: Martie 2004
Web designer, Text editor: Annemarie LIHACIU