Pagina anterioara :: eBooks :: Cuprins :: Pagina de start :: Despre autor :: Pagina urmatoare

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Corespondenţa cu furnizorii

Corespondenţa cu furnizorii poate avea loc înainte, cât şi dupã încheierea activitãţii comerciale. În cazul în care se desfãşoarã înainte, ea are ca scop:

a) obţinerea de documentaţie necesarã pentru alegerea furnizorului;
b) obţinerea de preşuri şi condiţii de platã avantajoase;
c) termene de livrare avantajoase;
d) servicii oferite spre vânzare;

Existã mai multe tipuri de scrisori în cadrul corespondenţei cu furnizorii. În funcţie de destinatarul scrisorii, emiţãtorul scrisorii, obiectivul propus spre a fi realizat.

2.1. O primã categorie o reprezintã cererile de ofertã. Printr-o asemenea scrisoare se solicitã cataloage de mostre, eşantioane, liste de preţuri, liste de servicii prestate cu preţurile aferente, condiţii de livrare a produselor şi de evaluare a serviciilor. Se solicitã, cu alte cuvinte, detalii în funcţii de care se va perpetua sau nu activitatea socio-economicã vizatã.

Se mai poate solicita în acest tip de scrisori şi prezentarea devizului pentru un anumit tip de lucrare (la care nu existã listã de preţuri), ca de exemplu mobilarea unei unitãţi.

De exemplu:

Stimaţi domni,

Pregãtim o întrunire de afaceri pentru aproximativ 200 de persoane la începutul primãverii şi ne-ar fi de mare folos sã ne comunicaţi urmãtoarele informaţii:
1) Tipul de gãzduire pe care îl puteţi oferi;
2) Preţul diferitelor camere disponibile;
3) Costul coctailurilor şi gustãrilor pentru 200 de oaspeţi.
Miercurea viitoare voi fi prin apropiere şi aş putea sã vã vãd la orice orã v-ar conveni şi sã mai discutãm oferta pe care ne-o veţi trimite pânã atunci. Sper sã puteţi face acest aranjament pentru compania noastrã. (S.A. - p. 169 - 186).

2.2. Oferta

Acest tip de scrisoare este redactat de furnizor (R) şi cuprinde:

a) denumirea exactã a mãrfurilor (produselor, serviciilor) oferite;
b) date tehnice caracteristice;
c) eşantioane (dacã este cazul), catalog de fotografii;
d) listã de preşuri cu amãnunte despre transport şi condiţii de platã;
e) cantitatea care poate fi livratã şi data;
f) ambalajul;
g) durata de valabilitate a ofertei;

Textul ofertei face apel, în redactare, la mijloacele lingvistice ale stilurilor ştiinţific, tehnic şi administrativ.

Putem considera scrisoarea de ofertã drept o propunere de contract. În situaţia în care scrisoarea de ofertã este urmatã de comandã din partea destinatarului, ea se transformã într-un contract de vânzare-cumpãrare. Întocmit în spiritul legislaţiei în vigoare, cu menţiunea diferitelor articole de lege referitoare la activitatea economicã ce urmeazã a se desfãşura, textul acestui contract se cere redactat în spiritul obiectivitãţii stilului juridic (unitãţi lexicale şi frazeologice, particularitãţi morfo-sintactice). Nu mai respectând normele stilului juridic, textul contractului mai sus menţionat va fi clar, precis, convingãtor.

Scrisoarea de ofertã poate avea caracter:

a) general (caz în care nu se referã la anumite produse ori clienţi nominalizaţi şi are structura scrisorii circulare);
b) special (se referã la anumite produse şi este destinatã unor anumiţi clienţi al cãror nume este menţionat).

Ofertele cu caracter general se difuzeazã, de regulã, prin mass-media, sau direct clienţilor necunoscuţi cu ocazia manifestãrilor publice (târguri, expoziţii, mese rotunde etc.).

Stimate domn/Stimatã doamnã,

Şi dumneavoastrã vã veţi putea spori cifra de afaceri fãrã vreo investiţie suplimentarã de capital. Puteţi face aceasta devenindu-ne partener şi alãturând gama noastrã de .... la sortimentul dumneavoastrã de .... Foarte puţine produse vã asigurã o marjã atât de importantã, fãrã sã necesite un plus de capital.
În primul rând, preţurile noastre cu ridicata sunt foarte competitive, lãsându-vã toate posibilitãţile pentru o marjã de profit substanţialã.
În al doilea rând, gama noastrã de .... completeazã admirabil propriile dumneavoastrã produse.
.... SRL din oraşul .... este una dintre firmele care şi-au dat seama de posibilitãţile oferite de produsele noastre. Numai în primul an am vândut ... de bucãţi, ceea ce le-a adus un profit de ....
Sperãm sã vã vedem curând. Grãbiţi-vã dacã nu vreţi sã pierdeţi ocazia.


2.3. Nota de comandã

Scrisoarea de ofertã poate sã fie însoţitã şi de o notã de comandã şi care va fi completatã de cumpãrãtor (R) numai cu cantitãţile solicitate. Procedeul acesta economiseşte timp din partea ambilor parteneri (E şi R) şi vine în sprijinul lui E de a-şi atinge scopul: fiind interesat de oferta propusã, este posibil ca R sã accepte produsele, serviciile oferite, dar, din lipsã de timp, sau fiind solicitat de alte afaceri, sã amâne punerea în practicã a hotãrârii de a cumpãra (produsul, serviciul oferit). Nota de comandã gata pregãtitã îl poate face sã treacã peste aceste impedimente şi sã completeze pe loc cererea lui. În acest caz, mesajul şi-a îndeplinit scopul: E a reuşit sã obţinã un contract, deci l-a mulţumit pe R prin propunerea lui, iar R şi-a acoperit o necesitate în condiţii bune pentru el şi fãrã pierdere de timp.

2.4. Comanda

Dupã emiterea ofertei, beneficiarul mai solicitã, evident, date suplimentare. Furnizorul face precizãri care nu au fost în ofertã.

Comanda este ulterior ofertei.

Comanda este, de regulã, redactatã pe formulare tipizate, fãcându-se apel la limbajul artificial. În situaţia în care comanda este telefonicã, ea trebuie urgent urmatã de cea scrisã.

R poate adresa de formule de mulţumire pentru cã E i-a adresat. Eventual, R poate trimite alte pliante pentru a sugera o comandã viitoare.

a) furnizorul este de acord sã execute comanda, dar nu deţine toate datele. De aceea, îi scrie lui E, rugându-l, politicos, sã i le precizeze.
b) furnizorul nu acceptã comanda, situaţie în care este necesar sã-şi motiveze rãspunsul. Poate menţiona una din urmãtoarele cauze (extrase de noi din mulţimea scrisorilor comerciale de acest tip):

    • s-au terminat produsele din stoc;
    • nu mai fabricã aşa ceva din cauza schimbãrii liniei tehnologice/sau a preţului de achiziţionare a materiei prime;
    • preţurile din comandã nu ţin cont de cataloagele trimise;
    • este necesarã schimbarea termenului din cauze obiective (de menţionat cauza)

c) furnizorul nu poate executa comanda, situaţie în care este necesar sã-şi motiveze refuzul.


2.5. Expedierea mãrfurilor

Aceastã scrisoare însoţeşte marfa alãturi de urmãtoarele acte:

a) aviz de expediere
b) facturã
c) documente (certificat de calitate, acte bancare etc.)

Este o dovadã a respectului pe care furnizorul (R) îl manifestã faţã de solicitant (E), atitudine care va fi apreciatã în modul cuvenit de E şi va asigura climatul amical, propice tratativelor viitoare. Acest fapt trebuie avut în vedere: în timp ce textele aparţinând celorlalte stiluri funcţionale ale limbii nu vizeazã crearea unui climat viitor de acţiune, limbajul comercial îşi propune a-şi face din acest deziderat, un principiu de acţiune, un obiectiv. Cãci activitatea economico-socialã nu se va încheia cu acea scrisoare redactatã la un anumit moment. Ea trebuie sã continue, iar continuarea îi este asiguratã numai dacã va avea ca background acel climat viitor de care aminteam.

VERIFICÃ-ŢI CUNOŞTINŢELE!



Pagina anterioara :: eBooks:: Cuprins :: Pagina de start:: Despre autor :: Pagina urmatoare

© Universitatea din Bucuresti 2003. All rights reserved.
No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest, except for short quotations with the indication of the website address and the web page.
This books was first published on paper at the Editura Universitatii din Bucuresti, under ISBN 973-575.
 Comments to: Olga BALANESCU-  Last update: July, 2003 - Web design§Text editor: Monica CIUCIU    
Recommended resolution: 1024x768 px.