HOME



CURS  DE  INFORMATICĂ ŞI TEHNOLOGIA INFORMAŢIEI,
Dr.  ing.  IOAN  STRĂINESCU




            7. PRELUCRAREA  FOILOR  DE  CALCUL

 

Pentru prelucrarea datelor care necesită calcule, reprezentări sub formă de  grafic sau sortări se utilizează programe specializate în  prelucrarea foilor de calcul (spread sheet program), aşa cum este Microsoft Excel,.

Ca şi WinWord,  EXCEL are  nouă  meniuri verticale; opt cu aceeaşi denumire (File, Edit, View, Insert,  Format, Tools, Window, Help) şi semnificaţie, dar diferind mai mult sau mai puţin  în cazul funcţiilor ataşate; astfel meniurile Insert şi Format au conţinutul în mare schimbat fată de cel de editare de texte; meniul Table din programul de procesare documente este  înlocuit în Excel cu meniul Data. În cazul programului Excel, documentul este numit Workbook  care are unul sau mai multe foi de calcul (sheet, worksheet). Capacitatea maximă de prelucrare a unei singure foi de calcul este de 256 de coloane şi respectiv 10.000 de rânduri. 

Denumirea atribuită implicit documentelor de către  programul Excel este Book urmată de un număr, iar extensia  fişierului este .xls. 

            

7.1. Editarea  tabelelor  în  Excel              

La deschiderea unui nou registru cu opţiunea New din meniul File, apar mai multe foi  de lucru, dar numai una este cea activă, şi anume foia luminată (poate fi  Sheet 1, Sheet 2, etc.), din cele vizualizate în bara orizontală de la piciorul paginii.  Spaţiul de lucru al foii este împărţit în coloane, numerotate cu litere de la A la Z, şi în continuare cu două sau mai multe litere, vizualizate pe o bară orizontală din partea de sus a foii  şi respectiv în rânduri numerotate cu cifre  de la 1 la 10.000, numerotarea apărând pe o bară verticală în stânga foii.

Fiecare celulă de lucru este identificată cu o literă sau grup de litere şi  respectiv o cifră. In timpul lucrului o singură celulă este activă, numele ei fiind vizualizat în stânga unei bare orizontale, denumită bara formulei,  aşezată deasupra barei cu literele coloanelor.

Lăţimea unei coloane cu celule poate fi modificată cu mouse-ul pe capul de coloană deplasând spre dreapta sau stânga linia coloanei.                    

In fiecare celulă pot fi introduse date, dar  fiecare coloană  are  aceleaşi tipuri de date: alfanumerice, numerice, date calendaristice sau logice.

In cazul în care  în coloanele de text, unele celule au textul mai lung decât lungimea celulei, textul poate fi scris pe mai multe rânduri în celulele din coloanele selectate. Pentru acesta este activată câte o coloană, apoi meniul Format,  apoi aleasă opţiunea Cells, apoi caseta Alignment şi în final opţiunea Wrap Text.

Introducerea datelor în celule poate fi realizată scriind direct datele în celula selectata sau în bara formulei. De altfel modificarea conţinutului celulei se poate face doar în bara formulei. 

 

7.2. Calculul tabelar                

In anumite coloane pot fi introduse în mod automat date
de către computer, impunând o formulă de calcul, formula fiind o combinaţie de operanzi. Fiecare formulă este precedată de semnul = şi este scrisă în bara formulei. Astfel dacă în celula  G4, dorim să introducem suma din celulele C4, D4, E4 şi F4, în bara formulei se va scrie: = C4+D4+E4+F4 sau pe scurt =SUM (C4: F4 ).

Apoi fiind activată celula G4 şi dacă se aşează mouse-ul pe coltul din dreapta jos a celulei şi se trage în jos, în mod automat şi în celulele de sub G4   se va aplica aceeaşi formulă de adunare, adică pentru celula G20 se obţine: =SUM ( C20 : F20 ).

Formulele de calcul pot conţine următorii operatori: adunare, scădere, înmulţire, împărţire, procent, ridicare la putere, radical, egal, mai mare sau mai mic. 

Intr-o foaie de calcul pot fi utilizate şi funcţii complexe, pentru rezultate de tip numeric şi respectiv funcţii pentru date de text.

                   La fel pot fi făcute calcule pe verticală, de exemplu pentru  celula G21 poate fi scrisă în  bara formulei relaţia =SUM ( G4 : G20 ), în acest caz se obţine totalul de pe coloana G.

7.3.  Prelucrarea foilor  multiple               

În mod normal fiecare fişier nou are 16 foi de calcul.  Dacă se doreşte ca numărul foilor să fie diferit de cel obişnuit,  se va activa meniul Tools şi apoi opţiunea Option, şi se va alege caseta General.  In această casetă se va modifica în zona de editare Sheet in new workbook numărul de foi dorite.

Pentru selectarea unui grup de foi învecinate, se ţine tasta Shift apăsată şi se face clic cu mosue-ul pe prima şi ultima fisă de calcul.

Se poate redenumi fiecare foaie de calcul, de exemplu Inventar, prin alegerea opţiunii Rename, după ce a fost selectată foia cu butonul din dreapta mouse-ului.                  

Se pot şterge foi de calcul prin activarea opţiunii Delete Sheet din meniul Edit, în acest fel se eliberează spaţii în memoria internă.

Se pot muta sau copia foi de calcul folosind Move or Copy Sheet din meniul Edit. 

              

7.4. Finisarea lucrărilor cu tabele, grafice               

Informaţiile principale dintr-un tabel sau foaie de calcul pot fi prezentate şi sub formă de grafice şi diagrame. Astfel în sheetul în care sunt înregistrate datele ce urmează a fi reprezentate grafic, se selectează în prealabil sau nu setul de date, se  activează funcţia  Chart  de la meniul Insert sau butonul Chart Wizart  şi se urmează cei 4 paşi:

Ř   pasul 1 - se selectează tipul de grafic care poate fi tip standard  coloane, bare, linie, plăcintă, arie,  etc sau alte tipuri ;

Ř   pasul 2 - se defineşte sau modifică sursa datelor, a seriilor
de date;

Ř   pasul 3 - se completează titlul graficului, denumirile axelor, se selectează opţiuni privind axele, legenda, reţeaua de linii, vizualizarea valorilor pe grafic, a tabelului de date etc;

Ř   pasul 4 - se selectează locul de amplasare a graficului, care poate fi în acelaşi sheet cu datele sau într-un sheet separat, denumit implicit chart.             

Se recomandă ca opţiune, localizarea unui nou sheet, deoarece  acesta proiectează graficul de mărimea paginii definite pentru printare.

Asupra unui grafic proiectat se pot opera  modificări prin selectarea acestuia şi activarea funcţiilor Chart.

Orice modificări operate asupra datelor din tabelul reprezentat grafic sunt operate de procesor şi în grafic.

Un grafic localizat în aceeaşi foaie cu tabelul de date poate fi mărit sau micşorat sau translatat.      

 

7.5. Tipărirea foilor de calcul              

Tipărirea foilor de calcul se face similar ca şi la tipărirea unui document. Apar câteva diferente la tipărirea foilor de calcul şi anume:

Ř   Se poate tipări tot registrul sau numai una sau mai multe foi
din registru, chiar numai anumite părţi dintr-o foaie sau mai multe foi;

Ř   In secţiunea fiecărei foi (Sheet), activând tasta Print Area din meniul File, se poate introduce seria de celule ce trebuie tipărite;

Ř   Se poate tipări ca titlu un rând sau coloană din tabel pe fiecare pagină, scriind unul din identificatorii Rows to repeat at top sau Columns to repeat at left.  Pentru aceasta se activează opţiunea Page Setup din meniul File. Apoi se completează după dorinţă caseta Sheet. 

      

7.6.   Reprezentarea grafică a tabelelor în Word               

Procesorul de text Word are o funcţie proprie de reprezentare grafică. Aceasta se selectează din meniul Insert Picture Chart. Se afişează pe ecran un grafic şi un tabel de date, denumit Worksheet,  predefinit,  în care se operează modificările dorite în celule. Concomitent bara de meniuri se modifică apărând meniurile Date şi Chart care 
vor fi activate pentru selectare a tipului de grafic şi date. In cursul proiectării, graficul poate fi redimensionat. In document se va însera automat graficul actualizat.

De cele mai multe ori apar mesaje de eroare în procesul
de prelucrare a graficelor. Astfel se recomandă proiectarea acestora
cu procesorul EXCEL şi copierea acestora în documentele
procesate cu Word.

 

 

© Universitatea din Bucuresti 2002.
No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest,
except for short quotations with the indication of the website address and the web page.
Comments to: Ioan STRAINESCU; Text editor: Laura POPESCU; Last update: September, 2002