1. CONCEPTUL DE BIROTICĂ

În contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, în care informatica şi telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei sunt priorităţi incontestabile, cu largi aplicaţii în întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială, definirea biroticii este o problemă necesară dar dificilă.

Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, cu toate acestea, obiectul ei depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaţii, cu noile mijloace de stocare şi de transmitere a informaţiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optică şi electronică şi în special cu noile realizări în materie de echipamente şi de programe informatice, birotica oferă noilor tehnici de procesare a informaţiei valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă odată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus şi prin accesibilitatea utilizării lor, au pătruns în orice birou sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvânt intrat în limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rândul său, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus în limba franceză de P. Berger şi L. Nauges, după Convenţia Informatică din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugerează domeniul biroticii – BIROUL – şi obiectivul fundamental al acesteia – AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune că termenul a început să circule în Franţa după 1982 când, într-o publicaţie de specialitate (Jurnal Oficial), găsim următoarea definiţie: “Birotica: ansamblu de tehnici şi de mijloace utilizate în automatizarea activităţilor de birou, în special a aspectelor legate de comunicaţie prin cuvânt, prin scris sau prin imagine”.

În timp au apărut numeroase încercări de a defini birotica.

În esenţă birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, de distribuţie şi de exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicaţiile, telematica.

Birotica s-a născut, deci, din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de activitate.

Într-o altă perspectivă, mai recentă, adaptată la coordonatele societăţii informaţionale spre care ne îndreptăm, birotica se conturează ca un proces de automatizare flexibilă aplicat la cel mai important loc de muncă al societăţii de azi, şi mai ales de mâine: BIROUL. Sistemele birotice facilitează procesarea, diseminarea şi coordonarea informaţiei, materia primă a oricărei activităţi de birou. Prin aceasta se încearcă înlăturarea coşmarului birocratic.

Astăzi birourile au trei roluri organizaţionale importante:

1.      Coordonează şi conduc munca lucrătorilor dintr-o organizaţie.

2.      Integrează munca realizată pe toate nivelurile cu funcţiile din organizaţiile respective.

3.      Cuplează organizaţia cu mediul, integrând informaţional clienţii şi furnizorii.

Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfăşoară cinci mari activităţi:

1.      Managementul documentelor.

2.      Introducerea informaţiilor în fişiere.

3.      Conducerea proiectelor.

4.      Coordonarea personalului.

5.      Repartizarea pe sarcini a indivizilor şi a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consumă aproximativ 40% din efortul total, celelalte activităţi ocupă restul de 60% în mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotică se impune sublinierea particularităţilor şi tendinţelor muncii de birou, indiferent de conţinutul său economic.

Astfel, o primă particularitate o constituie predominanţa proceselor informaţionale şi decizionale. Informaţia, materia primă a oricărei activităţi de birou, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem şi organizaţie economico-socială.

O altă particularitate o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informaţii şi de decizii, prin cele două forme ale sale: orală şi scrisă.

În România, termenul de birotică a căpătat o circulaţie largă după 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influenţa combinată a următoarelor circumstanţe:

ˇ        Transformarea socială care a permis dezvoltarea proprietăţii private, fenomen ce a dus la crearea întreprinderilor mici şi mijlocii. Acestea şi-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesională a calculatoarelor personale (PC).

ˇ        Evoluţia tehnologică mondială care a permis descentralizarea accesului la informaţie prin creşterea extraordinară a numărului de calculatoare personale şi a celorlalte echipamente informatice.

ˇ        Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnică de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]

În prezent în dezvoltarea biroticii există două tendinţe majore:

ˇ        Una de natură tehnologică ce implică o creştere a capacităţii de intercomunicare (telefoane, radio, TV).

ˇ        Una de natură organizaţională care se referă la tendinţa de a dezvolta structuri de tip reţea.

În multe cazuri, în mod greşit, birotica este asimilată cu munca de secretariat, locul unde se intersectează cele mai importante fluxuri informaţionale ale întreprinderii, dar secretariatul reprezintă numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

În viitor, birotica va urmări crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicaţie şi a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uriaş de hârtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este creşterea calităţii, productivităţii şi flexibilităţii muncii de birou prin automatizarea activităţilor. Cele mai importante activităţi de birou se referă la introducerea, la prelucrarea, la memorarea şi la extragerea informaţiilor. În societatea contemporană cantitatea de informaţie ce trebuie prelucrată este tot mai mare.

Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o creştere mult mai lentă în comparaţie cu celelalte sectoare. De aceea speranţa creşterii productivităţii muncii este legată de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, în afară de creşterea calităţii şi productivităţii muncii administrative, determină şi alte efecte economice şi sociale cum ar fi:

ˇ        Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia.

ˇ        Eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de prelucrarea manuală a informaţiei.

ˇ        Eliminarea efortului solicitat de lectura şi de controlul exactităţii documentelor primite sau expediate.

ˇ        Reducerea timpului de recepţie, de prelucrare şi de transmitere a informaţiei în activitatea administrativă.

ˇ        Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei de regăsire a informaţiei.

ˇ        Scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din urmă se fundamentează.

Principiile biroticii [3] :

1.      Principiul specificităţii. Munca de tip administrativ desfăşurată în birou reprezintă obiectul de studiu al biroticii. Deşi conţinutul muncii în birou diferă în funcţie de nivelul ierarhic într-o organizaţie şi de caracteristicile generale ale acesteia, există o trăsătură comună: lucrul cu documente şi cu informaţii.

2.      Principiul frecvenţei de apariţie a diferitelor tipuri de activităţi. Birotica se opreşte numai asupra celor mai utilizate proceduri şi acţiuni pentru a obţine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare şi prin integrare.

3.      Principiul simplificării. Activităţile care apar frecvent sunt – în prima etapă – analizate, simplificate şi apoi în etapa a doua automatizate şi integrate.

4.      Principiul automatizării flexibile. Repetitivitatea relativă a unor activităţi permite automatizarea flexibilă a unor sarcini, adică automatizarea realizată direct de către utilizator.

5.      Principiul integrării. Acest principiu se referă la partajarea (utilizare în comun) datelor şi informaţiilor dintr-o organizaţie. Integrarea reprezintă etapa finală a procesului birotic optimizat în care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice şi informaticieni este inevitabilă.

---