ORGANIZAREA ŞI PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drăghicescu

Directorul Colegiului Universitar de Administraţie şi Secretariat

Facultatea de Litere – Universitatea din Bucureşti

Prof.  Maria Petre

Arhivele Naţionale Istorice Centrale – Bucureşti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaţie izvoarele scrise pe suporţi friabili (uşori deteriorabili) şi pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în vederea stabilirii soluţiilor optime de selecţionare, ordonare, inventariere, conservare şi valorificare a documentelor. Alături de arhivistică se află informarea documentară care studiază informaţiile, datele cuprinse în documente, în publicaţii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitică – sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conţin informaţii ştiinţifice şi tehnice constituie principala sursă de informare documentară.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevereşte (sau se preconizează) un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie. Potrivit normelor internaţionale documentul este definit ca “un material pe care este înregistrată o informaţie” sau “o informaţie înregistrată pe un segment”. Prin urmare elementele unui document constau în: informaţii, înregistrarea lor, suportul.

Noţiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepţiune foarte largă. Astfel în Dicţionarul Ştiinţelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, în sens arhivistic, ca fiind orice sursă “pe suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tipărit, inscripţie sau orice altă mărturie care serveşte la cunoaşterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactată într-o formă clară şi având unitate de unitate de conţinut şi înţeles de sine stătător. Legea Arhivelor din 1996 menţionează că prin documentele care fac parte din Fondul Naţional al României” se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, afişe, chemări, planuri, schite, harţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii precum şi înregistrări foto, video, audio şi informaţia cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori romani în străinătate[2].

Arhivele ar fi, aşadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atât sub aspectul informaţiei cât şi sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fie ele arhive naţionale, departamentale (judeţene), istorice, curente, documentele se află grupate în fonduri şi colecţii.

Fond arhivistic se consideră ”totalitatea documentelor create în decursul vremii de organele de stat, de alte organizaţii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funcţii sau misiuni de răspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viaţa politică, socială, economică, ştiinţifică, culturală sau artistica a ţării, care constituie izvor de cunoaştere a istoriei patriei, a dezvoltării politice, economice, sociale şi culturale a ţării[3]”.

In actuala Lege a Arhivelor Naţionale se specifica: ”Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României, documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum şi de către persoanele fizice”[4].

Colecţia arhivistică reprezintă un ansamblu de documente a căror adunare laolaltă s-a făcut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaţie, de o familie sau de o persoană fizică conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităţi externe, lingvistic) fără a se ţine cont de provenienţa lor[5]. Colecţia are mai mulţi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematică diferită dar au formă şi raporturi asemănătoare.

S-a dovedit că nu tipul trebuie să fie norma de selecţionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraţiei curente şi arhive moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare:

A.     După deţinerea arhivelor:

ˇ        arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;

ˇ        arhive ale Arhivelor Naţionale;

ˇ        arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.

B.     După etapele procesului de formare a arhivelor:

ˇ        arhive curente (de registratură);

ˇ        arhive de depozit;

ˇ        arhive istorice (permanente).

C.     După orânduirea socială:

ˇ        arhive feudale;

ˇ        arhive moderne;

ˇ        arhive capitaliste;

ˇ        arhive socialiste.

D.     După etapele istoriei arhivelor:

ˇ        arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija păstrării lui revenea celui căruia îi era destinat şi care beneficia de conţinutul lui);

ˇ        arhiva la emitent (grija păstrării actului revine celui care îl creează);

ˇ        arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie pentru o mai bună ordine şi evidenţă); copierea se făcea în registru;

ˇ        arhiva de registru (se mai numeşte şi arhiva de secretariat sau administrativă).

E.      După creatorii arhivelor:

ˇ        arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;

ˇ        arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare;

ˇ        arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curţi cu juri etc.;

ˇ        arhive poliţieneşti – provin de la instituţiile de la perioada modernă care aveau în sarcină menţinerea ordinii şi care erau organe executive ale statului;

ˇ        arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în diferite ramuri ale economiei şi cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al Comerţului;

ˇ        arhive statistice – fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinţarea oficiilor statistice (1859);

ˇ        arhive militare – cuprind documente create de armata, Ministerul de Război, Marele Stat Major;

ˇ        arhive sanitare – aparţin unor instituţii create la sfârşitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli,  măsuri de prevenire, epidemii;

ˇ        arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite cu scopul de a-şi păstra interesele lor, de a-i organiza pentru obţinerea de privilegii (bresle şi corporaţii);

ˇ        arhive culturale – create de instituţii de cultură precum ASTRA, Ateneul Român, biblioteci, muzee;

ˇ        arhive de învăţământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă mănăstiri; după sec. al XIX-lea se organizează învăţământul, iar arhivele sunt create de şcoli, licee, universităţi;

ˇ        arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu documentele cele mai vechi;

ˇ        arhive personale – totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi totodată conservate conştient de către o persoană;

ˇ        arhive familiale – ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de familie ca persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaţia lor s-au păstrat în proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.

F.      După materia subiacentă, există documentele scrise pe:

ˇ        hârtie, lemn, mătase, metal, papirus (material sub formă de foiţă, prelucrat din tulpina plantei numită papirus, pe care se scria în antichitate), pergament (material de scris obţinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoarţa de copac.

G.     După modul de percepere de către om:

ˇ        arhive vizuale;

ˇ        arhive sonore;

ˇ        arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiţii şi explicaţii se ajunge la clasificarea modernă a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare în prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice[6]. Există mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaţii şi în domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lărgi accesul la cercetarea arhivelor istorice naţionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 şi Hotărârea Guvernului României nr.769/1991.

Transformările produse în sistemul instituţional, apariţia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naţionale a fost promulgată la 2 aprilie 1996 prin decret de Preşedintele României. Aceasta stipula (art. 3) că ”administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de către Arhivele Naţionale, unitar bugetare în cadrul Ministerului de Interne”.

Pornind de la actele normative în vigoare, unităţilor creatoare şi deţinătoare de documente la revin o serie de obligaţii privind evidenţa, selecţionarea, păstrarea, folosirea şi depunerea la Arhivele Naţionale a înscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional. Acestea constituie cerinţele în materie de arhive pe care societatea le adresează amintitelor unităţi, dovadă că legiuitorul recunoaşte importanţa şi rolul arhivelor în stat.

Urmărind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice la nivel naţional, în mod unitar, Arhivele Naţionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instrucţiuni privind activitatea de arhivă  la creatorii şi deţinătorii de documente. Aceste instrucţiuni sunt deosebit de utile şi vin să completeze dispoziţiile cuprinse în Legea Arhivelor Naţionale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instrucţiunilor cuprinde în 7 articole dispoziţii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României (F.A.N.); faptul că administrarea, supravegherea şi protecţia specială a F.A.N. se realizează de Arhivele Naţionale; obligaţiile deţinătorilor şi creatorilor de arhivă în înfiinţarea compartimentelor de arhivă, conform complexităţii şi cantităţii de arhivă precum şi structura şi competenţa compartimentelor de arhivă stabilite de conducerea unităţilor creatoare şi deţinătoare de arhivă, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale; atribuţiile personalului compartimentului de arhivă şi obligaţia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale, înfiinţarea, reorganizarea sau oricare alte modificări survenite în activitatea instituţiilor cu implicaţii asupra compartimentului de arhivă;

Cel de-al doilea capitol cuprinde în 108 articole obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente începând de la evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, folosirea documentelor şi până la depunerea lor la Arhivele Naţionale şi răspunderile şi sancţiunile ce se aplică în cazul nerespectării acestor obligaţii.

Evidenţa documentelor

Legislaţia arhivistică prevede obligaţia creatorilor de documente de a înregistra toate documentele intacte, ieşite ori întocmite pentru uz intern la registratura generală, într-un singur registru de intrare-ieşire sau în mai multe (atunci când instituţia creează un număr unic de documente), fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.

Înregistrarea documentelor marchează existenţa oficială a acestora şi reprezintă actul de naştere al fiecărui document şi de corectitudinea înregistrării depinde, în mare măsură, asigurarea păstrării lor.

Numărul mare şi diversitatea documentelor care intră şi ies de la un creator necesită organizarea precisă a circuitului lor.

Atunci când creatorul de documente creează un număr mare de documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de muncă, la registratura generală înscriindu-se numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.[8]

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1 ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.

În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent; numărul filelor documentului; numărul anexelor; emitentul; conţinutul documentului pe scurt; compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul; numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele iniţiale, completându-se coloanele adecvate.

În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

Gruparea documentelor în dosare

Operaţiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la un dosar.

Legislaţia arhivistică stabileşte că anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează sub o formă determinată grupa de documente create într-o instituţie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe probleme în termene de păstrare. El este un element analitic şi serveşte atât la registratură, în vederea repartizării documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor după rezolvare în dosare, căci dosarul nu capătă această accepţiune decât în momentul când este încheiat şi perfectat.

Literatura de specialitate acordă nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemănător nomenclatorului dosarelor a fost prezentă de la înfiinţarea Arhivelor Statului. Primele instrucţiuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui an pe bază de opise şi predarea lor la arhivă pe aceeaşi bază.

Pe lângă acestea s-a indicat, ca documentele intrate să fie prescrise în condici generale în ordinea intrării lor, iar în alte condici, numite alfabetice, să se înscrie documentele după alfabet.

Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând toate activităţile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme şi termene de păstrare, constituirea unităţilor arhivistice, inventarierea lor, selecţionarea, valorificarea informaţiilor documentare etc.

O arhivă fără nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cărui reorganizare necesită o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic şi, în acelaşi timp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfăşurate, structura schemei de organizare a creatorului unităţii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci ş.a.) concepute pe probleme şi termene de păstrare.

El se întocmeşte de fiecare creator, după modelul din anexa nr.1.[12]

În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre romane.

În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule.

În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecare compartiment de muncă.

În nomenclator se trece şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite.

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex: B) sau numai din cifra arabă (ex: 4), dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau mici compartimente de muncă.

La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele.

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul “permanent” (prescurtat “P”) iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1,3,5,10 etc). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează “C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.

Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale ş.a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. Astfel, documentele cu valoare permanentă, care din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare, se păstrează în original într-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se păstrează într-un dosar separat cu menţiunea “cópii”, căruia i se dă un termen temporar. În această categorie se încadrează instrucţiunile şi normele metodologice de lucru, studiile şi documentele, ordinele circulare şi alte documente cu caracter aplicativ şi care se păstrează la o mapă de lucru, la compartimentul care execută acele atribuţii, dar ele se vor regăsi în arhiva creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original, cu semnăturile, aprobările şi avizele respective.

Atunci când în cadrul aceleiaşi probleme se creează documente cu termene de păstrare diferenţiate, în raport cu importanţa informaţiilor pe care le însumează, se grupează în dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectivă şi documentaţiile corespunzătoare, planurile periodice, situaţiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de păstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie să cuprindă întreaga problematică şi să însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aşa fel încât nici o categorie de documente să nu rămână pe dinafară, întrucât aceste omisiuni pot duce ulterior, la încercări de asimilare prin analogie care, în final, provoacă pierderea individualităţii documentelor şi imposibilitatea nominalizării şi regăsirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Adică se înfiinţează noi comportamente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare. Când au loc însă reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atribuţii etc, se întocmeşte un nomenclator nou.

De menţionat că în nomenclator trebuie să fie cuprinse şi documentele care prin informaţiile pe care le însumează au regim secret, şi care , în mod firesc, se constituie după aceleaşi reguli dar se păstrează separat, pe termene de păstrare. După expirarea termenului de păstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva generală pentru întregirea fondului.[14]

Legislaţia arhivistică stabileşte responsabilitatea alcătuirii nomen-clatorului dosarelor. Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă la nivel central de Arhivele Naţionale, şi al nivel local de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui.

Un exemplar din nomenclator se află la registratura generală pentru a servi la repartizarea corespondenţei către compartimente precum şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor

Şi dosarul, ca orice produs social, îşi are istoria lui. Termenul de “dosar” a urmat celui de “dela” care la rândul său s-a desprins din termenul de “acta”. Primele instrucţiuni de organizare a arhivei în Ţara Românească şi Moldova, emise în anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhivă de a grupa toate documentele care le creează, în dosare, pe probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologică, după data primirii, urmată de conceptul de răspuns sau alte înscrisuri, apoi cusute după sistemul legătoriei de cărţi. Mai târziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabileşte şi alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cerând ca acesta să nu depăşească 25 cm.

În Transilvania, organizarea actelor, în speţă a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfârşitul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratură, potrivit căruia actele dintr-un an au fost păstrate în strictă ordine cronologică, după numărul de înregistrare. Din această formă s-au desprins mai târziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numărului de bază, adică de grupare a actelor referitoare la aceeaşi chestiune într-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat şi sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toate chestiunile de acelaşi fel. Ambele sisteme reprezintă forma de tranziţie între sistemul cronologic de păstrare a actelor şi cel al dosarelor şi pregătesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire. În vederea predării dosarelor se efectuează o serie de operaţiuni.

Prima operaţiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operaţii o atenţie deosebită se acordă anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Odată cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separă dubletele, notele de însemnări personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legătură cu problema din dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost consultate şi nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlăturate cu avizul comisiilor de selecţionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparţin.

Înscrierea acestor elemente este necesară, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în cadrul fondului arhivistic, se asigură o operativă integrare în fond sau compartiment şi constituie factori de asigurare a integrităţii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhivă

Inventarierea este operaţiunea de luare în evidenţă a unităţilor arhivistice, în urma căreia rezultă inventarul fondului sau colecţiei. Ea se poate face prin două metode: metoda directă şi metoda indirectă sau pe fişe.

Prin metoda directă inventarierea se efectuează direct, cu documentele, datele se înscriu pe coperta dosarului şi de aici în inventare. Această metodă are o serie de inconveniente: necesită spaţiu şi mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc în altul. Ea se aplică majorităţii creatorilor de arhivă.

Prin metoda indirectă, inventarierea se execută pe baza fişelor. Această metodă permite înlăturarea eventualelor greşeli în redactarea conţinutului rezumatelor şi evită mutarea repetată a materialelor, iar fişele pot fi folosite şi în alte scopuri: crearea unui fişier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]

Legislaţia arhivistică prevede predarea documentelor la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un număr direct, distinct.

Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odată cu dosarele la compartimentul de arhivă. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea nepredării lor, în felul acesta se înlătură pericolul rătăcirii dosarelor şi se asigură arhivarea lor corectă. În momentul predării lor ulterioare, în inventare se va menţiona acest lucru.

Rubrica “Conţinutul dosarului” va cuprinde genurile de documente (corespondenţă, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi perioada la care se referă.

Genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul şi se va extrage din conţinutul dosarului. După el este menţionat emitentul cu denumirea completă, apoi destinatarul tot cu denumirea completă. Problema sau problemele conţinute în dosar constituie esenţa lui şi se va reproduce cât mai exact. Înlăturarea neesenţialului şi redactarea într-o formă clară a problemelor importante duce la regăsirea rapidă a informaţiilor. Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ şi exhaustiv informaţiile existente în arhivă, determină eficienţa maximă a regăsirii informaţiilor. Trebuie avut în vedere că un dosar, chiar şi un document, nu tratează în mod exclusiv o singură problemă, ci include o diversitate de probleme conexe. Informaţia privitoare la aceste probleme conexe este expusă riscului pierderii din neputinţa de a reda diversitatea de probleme în conţinutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhivă se face conform unei programări prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator care efectuează corecturile ce se impun.[19]

Evidenţa dosarelor şi inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă, conform modelului prevăzut la anexa 4 din Legislaţia arhivistică.[20]

Dacă compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul “Preluări” se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un număr de ordine. Pentru fiecare inventar se notează:

ˇ        Numărul de ordine al inventarului

ˇ        Data preluării documentelor din inventarul respectiv

ˇ        Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

ˇ        Datele extreme ale documentelor

ˇ        Totalul dosarelor din inventar

ˇ        Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv

ˇ        Numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior

La capitolul “Ieşiri” se trec:

ˇ        Data ieşirii documentelor din evidenţă

ˇ        Unde s-a predat

ˇ        Denumirea, numărul şi data actului pr baza căruia au fost scoase din evidenţă

ˇ        Totalul dosarelor ieşite

Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.[21]

Articolul 28 din Legislaţia arhivistică prevede că dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz:

ˇ        Proces-verbal de selecţionare (conform anexei nr.5)[22]

ˇ        Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

ˇ        Proces-verbal de constatare a deteriorării complete sau parţiale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de Arhivele Naţionale.

 

Selecţionarea documentelor

Selecţionarea documentelor este activitatea arhivistică de cea mai mare importanţă, întrucât în cadrul ei se apreciază importanţa documentelor sau inutilitatea unora dintre ele şi se hotărăşte păstrarea sau eliminarea lor definitivă, angajând în cel mai înalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhivă.

Selecţionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorică, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale şi pe de altă parte introducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezintă interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme şi termene de păstrare ocupă an de an spaţii de depozitare şi solicită însemnate fonduri băneşti pentru conservarea şi evidenţa lor. Termenele de păstrare la creator se stabilesc în raport de valoarea ştiinţifică sau utilitatea practică a documentelor. Interesul practic este limitat la un număr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot servi ca sursă de informare şi de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot să fie şi mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dacă documentele au o valoare practică îndelungată (ex.: arhivele de personal, de plata retribuţiei ş.a).[24]

Legislaţia arhivistică prevede că în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente să funcţioneze câte o comisie de selecţionare numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Ea este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.[25]

Membrii comisiei de selecţionare trebuie să fie numiţi din rândul specialiştilor cu experienţă care prin pregătirea, discernământul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, să fie în măsură să hotărască asupra importanţei informaţiilor cuprinse în documente.

Efectuarea în bune condiţii a selecţionării documentelor este determinată de pregătirea şi experienţa celor care efectuează selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor şi a nomenclatoarelor. Cei care fac această apreciere trebuie să cerceteze atent dosar de dosar, să chibzuiască dacă documentele care se păstrează permanent sun suficient de cuprinzătoare, concludente în ce priveşte rolul creatorului în stat, economie, cultură etc. De asemenea, pentru selecţionarea corectă este necesară cercetarea integrală a documentelor şi a inventarelor lor, indiferent de termenul de păstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente şi a informaţiilor pe care le cuprind. Altfel există riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetenţa pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selecţionare se întruneşte anual sau ori de câte ori este nevoie. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termenele de păstrare expirate. O atenţie deosebită va fi dată dosarelor care au menţiunea “C.S.” (comisa de selecţionare). Dacă comisia constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele dintre acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv. La încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaţia arhivistică[27]) care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. Sunt selecţionate atât documentele create de unitatea respectivă cât şi cele create de alte unităţi şi păstrate în depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate împreună cu procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale.[28]

Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară. Este evitată astfel pierderea unor informaţii importante.

Documentele supuse selecţionării se păstrează în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare.

Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariază în ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru.[29] Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare, pe bază de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], însoţit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naţionale. În inventar, conform anexei nr. 7 va fi menţionată data preluării şi denumirea organizaţiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confecţionată placa metalică (aur, argint, oţel etc) cât şi suportul (fildeş, lemn, ebonită etc), forma (rotundă, pătrată, triunghiulară), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor în cm), descrierea câmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exergă, textul întregit şi dacă este cazul, traducerea în limba română, între paranteze) şi anul confecţionării.

Selecţionarea unui fond reprezintă un moment important în procesul de pregătire în vederea intrării lui în Arhivele Naţionale. Aceasta necesită şi din partea arhivistului căruia i se încredinţează lucrarea spre avizare să-i determine pe membrii comisiei de selecţionare să judece documentele nu atât de pe poziţii administrative, cât de pe poziţia cercetătorului dornic să se informeze, să cunoască şi să aprecieze peste decenii preocupările generaţiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]

Ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor secrete de stat

Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevăd la art. 37: “Documentele secrete de stat se înregistrează, manipulează, studiază şi păstrează potrivit actelor normative în vigoare privind apărarea secretului de stat”.[33]

Conform aceloraşi instrucţiuni, gruparea documentelor în dosare se face pe baza nomenclatorului în care se cuprind şi categoriile de documente din listele de date şi informaţii secrete de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu şi nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaţii, grafice, schiţe, tabele) şi care nu pot fi separate, vor intra în componenţa dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat în dosare, legarea lor, numerotarea filelor şi certificarea se fac în anul următor creării lor, la compartimentul special, şi se predau compartimentului de arhivă, pe bază de inventare, la expirarea caracterului secret. Păstrarea şi selecţionarea lor la compartimentul de arhivă se fac în acelaşi mod ca la documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care îşi păstrează acest caracter şi după expirarea termenului de păstrare prevăzut în nomenclator se selecţionează la compartimentul special de o comisie de selecţionare compusă din persoane care au acces la date, informaţii şi documente secrete de stat. Din această comisie va trebui să facă parte şi şeful compartimentului special.

Dacă pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva generală este bine marcat (ex.: cercetările ştiinţifice din diferite domenii sunt secrete până la finalizare şi publicare; invenţiile şi inovaţiile până la punerea lor în practică etc.) pentru altele, această operaţiune este lăsată la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezultă necesitatea urmării cu atenţie a declasificării documentelor atunci când încetează caracterul lor secret şi predarea lor la arhiva generală întrucât majoritatea lor prezintă valoare documentar-ştiinţifică.[34]

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme şi termene de păstrare

În situaţia în care numărul creatorilor de arhivă este în continuă creştere, datorită dezvoltării economiei de piaţă, iar la vechii creatori munca de arhivă a fost lăsată pe ultimul plan, în paralel cu transformarea sau dispariţia unui număr important de instituţii, sunt numeroase cazuri când în cadrul depozitelor de arhivă se găseşte arhiva neprelucrată.

Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la deţinătorii de documente prevăd la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme şi termene de păstrare.

Astfel deţinătorii arhivelor prelucrate sunt obligaţi să determine apartenenţa la fond (fondarea), ţinându-se seama de denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţia sau notele tergale şi conţinutul actului; să ordoneze documentele în cadrul fondului după un criteriu stabilit (pe ani şi compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic ş.a.);  dacă un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.[35]

În cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execută după criteriul cronologic, apoi se grupează pe probleme în dosare.

Se procedează apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de păstrare, apoi comisia de selecţionare cercetează dosarele poziţie cu poziţie, stabilind unităţile arhivistice care se elimină şi cele care se reţin, prezentând importanţa ştiinţifică şi practică.

În procesul ordonării documentelor fără evidenţă, se separă documentele de acelaşi fel, cu termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanţiere, fişe de pontaj, condici de prezenţă), în vederea eliminării lor globale, cu ocazia selecţionării, la expirarea termenului de păstrare. Inventarele întocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numărul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metri lineari sau unităţi arhivistice), poziţia în nomenclator şi termenul de păstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate în depozitele de arhivă prin fondare, ordonare, inventariere şi gestionare făcută cu profesionalism şi simţ de răspundere va aduce în circuitul cercetării ştiinţifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice şi culturale ale poporului român.

Folosirea documentelor

Bogăţia de informaţii cuprinsă în depozitele de arhivă a diverşilor creatori şi îndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naţional poate fi folosită pentru cercetarea ştiinţifică; rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări precum şi pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 şi 21 din Legea Arhivelor Naţionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la cerere, de către cetăţenii români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Legea stabileşte că documentele cu valoare deosebită nu se expun în public, în original, ci sub formă de reproducere, pentru protejarea lor.[37]

Articolul 44 din Instrucţiunile privitoare la activitate de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente să elibereze la cerere, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum şi denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmirii certificatului; în el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun în ordine cronologică, iar referatul pe baza căruia se redactează certificatul va fi semnat şi datat de persoana care a făcut cercetarea şi va cuprinde denumirea fondului cercetat şi cotele unităţilor arhivistice cercetate (anul şi numărul din inventar).

Dacă, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menţionându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

În cazul când în arhivă nu se găsesc date cu privire la obiectul cererii, această situaţie se comunică în scris solicitantului; dacă se cunoaşte unitatea deţinătoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unităţi, comunicându-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, în textul certificatului, ştersături sau completări printre rânduri, răspunderea asupra exactităţii datelor o poartă referentul şi şeful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizează de unitatea care le eliberează şi se înmânează personal solicitantului ori împuternicitului său legal sau se expediază prin poştă.

Dacă în dosarul în care s-a făcut cercetarea se află diplome, certificate de studii, acte de stare civilă sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o copie certificată de responsabilul arhivei.

Pentru regăsirea facilă a informaţiilor, evidenţa cererilor se va ţine pe bază de fişe întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fişa va cuprinde numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data înregistrării cererii, va fi ordonată alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de evidenţă şi regăsire a cererilor şi actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă pentru cercetare se face prin consemnarea într-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. În registru, după rubrica cu numărul curent, urmează rubrica în care se consemnează denumirea fondului şi a compartimentului din care provine unitatea arhivistică scoasă; apoi rubrica unde se notează cota unităţii arhivistice, aşa cum este ea trecută pe copertă; urmează rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului şi funcţia îndeplinită în instituţia deţinătoare; urmează rubrica unde se trece data scoaterii unităţii arhivistice şi semnătura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unităţii arhivistice şi semnătura arhivarului depozitului care validează astfel rearhivarea. Există şi o rubrică pentru observaţii.

În afara registrului de depozit există încă un instrument care facilitează munca arhivarului şi anume fişa de control (anexa nr.9)[41] care se introduce în raft, în locul dosarului scos pentru cercetare. Când dosarul este rearhivat, fişa de control va fi anulată. Ea cuprinde: denumirea fondului (colecţiei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numărul din inventar al dosarului, anul, numele şi prenumele solicitantului şi data.

Dacă aceste operaţiuni sunt respectate întocmai, situaţia fiecărei unităţi arhivistice dintr-un depozit este foarte uşor de regăsit, şi cu ajutorul registrului de depozit şi cu ajutorul fişei de control. În acelaşi timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unităţii arhivistice, asigurată de dosarul numerotat legat şi certificat.

Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică

Cantitatea documentelor tehnice şi de înregistrare tehnică este în etapa actuală din ce în ce mai mare şi necesită cunoştinţe de ordonare, inventariere şi selecţionare deosebite faţă de alte tipuri de arhivă.

Documentele tehnice şi de înregistrare tehnică reprezintă totalitatea actelor purtătoare de informaţie tehnică sau produse ale acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici, fotosensibili sau din hârtie tratată special. Aceste documente, indiferent de natura informaţiilor, a suportului sau a scrisului, se înregistrează la intrarea, crearea sau ieşirea lor, după caz. Înregistrarea se poate face fie pe bază de registru de intrare-ieşire, fie pe calculator, într-un fişier special, fie prin alte mijloace moderne de înregistrare, într-o registratură generală, ori pe compartimente, cu condiţia asigurării regăsirii rapide a documentelor în circulaţia lor. O dată înregistrat, documentul poate deveni o piesă într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unităţi arhivistice (totalitatea documentelor care se referă la o problemă dată şi se constituie ca unitate de păstrare). Unităţile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite, a fost încheiat. Predarea se face pe bază de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] şi inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleaşi ca şi pentru arhiva generală. Intrările şi ieşirile din gestiunea arhivei, se consemnează în registrul de evidenţă curentă (anexa nr.4)[44].

Prelucrarea arhivistică a documentelor tehnice şi de înregistrare se realizează cu respectarea principiilor generale:

ˇ        Principiul unităţii fondurilor presupune că toate documentele create de o societate, instituţie sau persoană fizică (fonduri arhivistice), ori selecţionate de o instituţie, familie sau persoană fizică (colecţie) trebuie să se păstreze într-un singur loc, sub o singură gestiune şi prelucrare.

ˇ        Principiul respectării faţă de creator presupune respectarea succesiunii unităţilor arhivistice în fond sau colecţie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

ˇ        Principiul dreptului comunităţilor locale presupune păstrarea fondurilor şi colecţiilor arhivistice din zona geografică în care au fost create.

ˇ        Având în vedere că arhivele tehnice şi de înregistrare se prezintă de obicei pe suporţi diferite naturi şi care impun condiţii de păstrare specifice (principiul priorităţii conservării), este necesară găsirea unor forme de administrare care să asigure compatibilitatea sistemului cu tradiţie arhivistică (principiul compatibilităţii sistemelor).[45]

Documentele tehnice şi de înregistrare pot apărea incidental în interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri şi colecţii integrale.

Atunci când aceste documente apar incidental fie ca ilustraţii cuprinse în text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selecţiona, împreună cu unitatea arhivistică în care sunt încorporate.

Dacă documentul tehnic şi de înregistrare este unitate sau mai multe unităţi arhivistice incidentale, ele se vor constitui în parte structurală separată, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (şi în cadrul lui cronologic). Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor şi colecţiilor constituite integral din documente tehnice şi de înregistrare la articolele 59-80.[46]

Păstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă

Prin păstrarea documentelor sau păstrarea arhivei se înţelege preocuparea pentru asigurarea existenţei şi integrităţii documentelor, dar şi procesul de prelungire a vieţii utile a documentelor de arhivă printr-un complex unitar de măsuri tehnice şi organizatorice.[47]

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi prin legislaţia arhivistică să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau comercializării lor. Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop care le protejează împotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaţiilor de temperatură şi umiditate, surselor de infecţie, pericolului de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă. Depozitele trebuie să fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii. Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei trebuie să aibă în vedere dimensiunile materialului suport) hârtie, film etc.), ale materialelor de protecţie (cutii, containere), ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la documente şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.

Rafturile trebuie să fie aşezate perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial să urmărească culoarul dintre rafturi. Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber de 0,7–0,8 m. lăţime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu cărucioare de transport interior care să asigure transportul în siguranţă a documentelor şi manevrarea lor în aşa fel încât să fie evitată deteriorarea.

Documentele se păstrează în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cu natura şi dimensiunea lor şi se aşează în rafturi pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară. Dacă creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depozitează pe categorii.

Depozitele de arhivă care conţin material scris, trebuie să se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse între 15-20° C şi umidităţi relative de 50-60%, iar în depozitele de materiale fotografice şi cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse între 14-18° C, air umiditatea relativă de 40-50%. Acestea se măsoară cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie să fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie să fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare şi de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaţii de climatizare. Se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară prin desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi deratizare, ultimele două operaţiuni, cel puţin odată la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzisă folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reşourilor, fumatului în incinta depozitelor şi utilizarea comutatoarelor sau întrerupătoarelor defecte. Depozitele vor fi prevăzute cu stingătoare portabile cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte precum şi cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu sau cu instalaţii de stingere automată a incendiilor. Orice situaţie de calamitate în depozitele de arhivă se va comunica imediat Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene.

În depozitele de arhivă, dosarele se ordonează pe ani, în cadrul anului pe compartimente şi termene de păstrare sau pe compartimente şi în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare. Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jod şi de la stânga la dreapta iar rafturile şi poliţele se numerotează.[48]

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menţionate fondurile, rafturile, poliţele şi XXXXXX al documentelor aflate în depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale

Instituţiile creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional se depun la Arhivele Naţionale pentru păstrarea permanentă astfel:

ˇ        Documentele scrise, după 30 de ani de la crearea lor;

ˇ        Documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;

ˇ        Actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;

ˇ        Documentele fotografice şi peliculele cinematografice după 20 de ani de la crearea lor;

ˇ        Matricele sigilare, după scoaterea lor din uz.

Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine, după expirarea termenului de depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor Naţionale, în acest caz depunând câte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le deţin, al Arhivele Naţionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naţionale, următoarele instituţii: Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, Academia Română.[49]

Dacă o unitate creatoare de documente se desfiinţează fără ca activitatea ei să fie continuată de alta, şeful compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în prezenţa reprezentatului Arhivelor Naţionale, în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de şeful compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se predă reprezentatului Arhivelor Naţionale. Documentele cu valoare ştiinţifică vor fi preluate de Arhivele Naţionale, iar cele cu valoare practică vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice. Împreună cu documentele se predau şi inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemnează într-un proces-verbal, întocmit în 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]

Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare, numărul lui fiind trecut în registrul de evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. Un exemplar rămâne la unitatea creatoare sau deţinătoare, celelalte două sunt trimise la Arhivele Naţionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional sunt bunuri de interes naţional, cărora statul le acordă protecţie specială pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrităţii lor sau nu iau măsuri privind evidenţa, selecţionarea şi păstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional constituie infracţiuni şi se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor se fac de împuterniciţii Arhivelor Naţionale iar plângerea împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se face în termen de 15 zile de la primirea comunicării, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia.

Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, elaborate în spiritul noii legislaţii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrătorilor din sectorul registratură-arhivă, iar formarea, perfecţionarea şi atestarea personalului compartimentului de arhivă prin Şcoala Naţională de Perfecţionarea Arhivistică asigură desfăşurarea întregii activităţi arhivistice în mod unitar la nivelul întregii ţări.