1. ROLUL ŞI LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTURA UNEI ORGANIZAŢII

1.1. Organizaţia şi structura ei organizatorică

Organizaţia – este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, orice organizaţie funcţionează ca un sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a răspunde unei nevoi. Organizaţia poate fi considerată ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca un ansamblu de mijloace de producţie şi de informaţii, o împletire de interese generale şi individuale. Ea are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată. În vederea obţinerii obiectivelor social-economice, orice organizaţie îndeplineşte mai multe funcţii:

a)      funcţia de cercetare-dezvoltare;

b)      funcţia comercială şi de marketing;

c)      funcţia de producţie;

d)      funcţia financiar-contabilă;

e)      funcţia de personal.

Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de muncă (tehnico-productive, economice, administrative), modul în care sunt constituite şi grupate precum şi legăturile care se stabilesc între ele.

O structură organizatorică raţională este condiţia esenţială pentru: asigurarea funcţionării normale a compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea riguroasă a dependenţelor ierarhice, a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii poartă numele de organigramă.

Indiferent de ramura economică sau activitatea socială desfăşurată, structura organizatorică este alcătuită din următoarele elemente:

1. Funcţia (funcţia de conducere şi funcţia de execuţie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhică

4. Compartimentele (compartimente funcţionale şi compartimente operaţionale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relaţiile organizatorice

7. Activităţile

La baza înfiinţării unei organizaţii stă Regulamentul de Organizare şi Funcţionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competenţelor unei instituţii. Este un act normativ care reglementează funcţionarea compartimentelor (stabileşte competentele pentru fiecare compartiment în parte, atribuţii şi responsabilităţi) şi este adoptat de forul de conducere superior al organizaţiei respective. Mai există şi Regulamentul de Ordine Interioară (ROI) care reglementează regulile de conduită cerute angajaţilor în relaţiile de serviciu, programul de lucru, circulaţia documentelor şi este adoptat pe cale de dispoziţie de către conducătorul unităţii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat şi completat în conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de înfiinţare şi care le reglementează funcţionarea (ROF), unităţile îşi elaborează propriile regulamente de organizare şi funcţionarea adaptate la structura organizatorică, aprobate şi completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activităţilor, atribuţiilor şi sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaţiei respective.

ROF al organizaţiei are un caracter general şi este completat de Statul de Funcţii. Statul de Funcţii are un caracter intern şi prevede numărul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul şi pregătirea angajaţilor, precum şi relaţiile dintre aceştia. Este o completare necesară a ROF pe baza căreia se poate calcula bugetul de şcolarizare a personalului1.

La rândul său, este completat de fişa postului care cuprinde atribuţiile şi obligaţiile fiecărui angajat în parte.

Legea reglementează explicit că organigrama unei instituţii nu intră în vigoare până la adoptarea ROF şi a Statului de Funcţii.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale este şi activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor de profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta.

Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţă de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele din afară instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare → control. Secretara trebuie să creeze condiţii optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi.

1)      Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei).

2)      Activităţi prin care duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor, etc.)

3)      Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a secretarelor din subordine),

4)      Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri, etc.)

Activităţile se descompun în atribuţii, iar atribuţiile în sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de competenţă a unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment presupune competenţa membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi.

1.3. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi domeniul de activitate al organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat, (in cazul în care funcţionează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuţii şi sarcini :

§              executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură.

§              lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea muncii curierilor.

§              atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii.

§              scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea setnogramelor.

§              multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

§              traduceri şi retroversiuni de acte, corespondenţă, materiale documentare, cunoaşterea unei limbi străine de circulaţie internaţională scris şi vorbit.

§              probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bine condiţii a întâlnirilor cu persoane din afără instituţiei, primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri, cunoaşterea, documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul, pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

§              evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ţine evidenţa orelor suplimentare, concediilor, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale.

§              pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obţinerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului.

§              cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta.

§              organizarea sistemului informaţional: primirea prelucrarea şi transmiterea informaţiilor.

§              întocmirea contabilităţii primare a firmei

§              primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice

§              organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare.

§              difuzarea în unitate a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulată.

§              preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilităţi persoanelor din subordine.

§              perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional.

§              supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilităţilor fiecăruia şi stabilirea responsabilităţilor.

§              respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza.

Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:

§              un bun stenograf – să poată transmite şi transcrie exact ceea ce i se dictează;

§              un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă;

§              un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut;

§              un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;

§              un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile reprezentanţilor firmei, să comunice acestora ideile reprezentanţilor firmei, şi să comunice acestora ideile interlocutorilor străini fără denaturări;

§              un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte compartimente ale unităţii;

§              un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;

§              un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze, repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenţei;

§              un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din interiorul firmei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;

§              un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;

§              un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);

§              un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice şi tabele;

§              un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi întreruperilor frecvente ale activităţii conducerii în anumite perioade.

§              un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale şi a materialului documentar;

§              un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfăşurării activităţii specifice, secretariatele dispun de resurse umane şi materiale. Resursele umane se referă la personalul angajat în activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregătite şi capabile să se adapteze permanent la noutăţile din domeniu). De modul lor de integrare în sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se referă la obiectele şi mijloacele prin care se asigura condiţiile de munca în acest domeniu, şi anume:

§          spaţiul de lucru ;

§          obiecte de iluminat;

§          obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

§          maşini şi aparate moderne de birou (maşini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de înregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In funcţie de modul de utilizare a resurselor umane şi materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel:

§              în unităţile administrative şi firmele mici întreg nucleul de secretariat este centralizat;

§              în administraţiile centrale şi locale, în organizaţii mari, aşezarea fizică este parţial centralizata (birouri colective), parţial descentralizata (şefi de cabinet, secretarii conducătorilor).

Organizarea centralizată în secretariate prezintă următoarele avantaje:

§              concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce înseamnă utilizarea lor la capacitate maxima;

§              pregătirea noilor cadre este rapidă, afectarea lor pe lângă grupuri conduse centralizat influenţează pozitiv formarea şi perfecţionarea lor;

§              posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformităţii metodelor de operare în munca de birou;

§              costul performantelor este scăzut, ca şi al investiţiilor în maşini de birou şi al întreţinerii lor, deoarece sunt folosite în cadru restrâns.

---