1.4. Reproducerea documentelor

Tratarea informaţiei scrise presupune aplicarea întregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice.

Pe lângă corespondenţă, în secretariate se reproduc o serie de documente, cu conţinut şi frecvenţă variabilă. Unele intră numai în sfera de atribuţii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai în reproducere, nu şi în conceperea textelor. Altele sunt întocmite şi de secretariat, eventual după modele, în funcţie de gradul de responsabilitate pe care–l implică.

Putem enumera, astfel:

ˇ        adresele – cele mai simple materiale de corespondenţă care conţin, de regula, 2–3 fraze şi se folosesc pentru însoţirea unor materiale mai ample, sunt întocmite de secretariat;

ˇ        notele interne – adresate personalului din cadrul organizaţiei sunt întocmite redactate şi difuzate de secretariat;

ˇ        instrucţiunile – sunt reproduse de secretariatul;

ˇ        dările de seama – sunt întocmite de manageri, şefi de departamente sau compartimente şi reproduse de secretariat;

ˇ        procesele – verbale sunt întocmite de comisii de specialitate şi reproduse de secretariat;

ˇ        informările – sunt întocmite de diferiţi angajaţi şi reproduse de secretariat;

ˇ        rapoartele şi referatele implică secretariatul numai în reproducere, atunci când nu privesc problemele acestuia.

Alte materiale care se reproduc în secretariate pot fi materialele manifestărilor colective: invitaţii, programe, afişe, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.

De asemenea, secretariatul are sarcina de a–i prezenta conducătorului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, în scopul degrevării managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dacă secretariatul ii examinează minuţios documentele înainte de a intra în posesia acestora spre a înlătură problemele care nu sunt presante în lista de priorităţi. Un astfel de demers presupune cunoaşterea unor tehnici de lectură şi capacitate de sinteză.

1.5. Traducerea documentelor

Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribuţie a secretariatului. În mod curent, în organizaţiile care au relaţii de colaborare cu parteneri străini, una dintre cerinţele obligatorii, privind ocuparea funcţiei de secretara o constituie şi cunoaşterea a 1–2 limbi de circulaţie internaţionala. Sarcinile sale, în acest sens, sunt limitate la traducerea corespondenţei, la participarea în cazul unor negocieri sau încheierea unor contracte sau în cazul unor comunicări directe.

In cazul unor reuniuni internaţionale care implică responsabilităţi mari, de natură protocolară, economică, publicitară etc. firmele apelează la firme specializate.

 

1.6. Tratarea automatizată a informaţiilor

Partea sistemului informaţional, în care informaţiile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numeşte sistem informaţie de birou sau sistem birotic [1] .

Birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, distribuţie şi exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou.

Aplicaţiile biroticii se încadrează în trei categorii:

ˇ        Birotica autonomă – care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea şi arhivarea acestora;

ˇ        Birotica de transmisie – care permite schimbul de informaţii de la un post la altul, dar fără ca postul receptor să poată automat să recupereze informaţia primită, pentru a o transforma după interesul sau.

Cuprinde: telefonul, faxul, băncile de date, arhivările pe discuri optice.

– Birotica de comunicaţie – pe care o vom aborda în subcapitolul următor.

Mijloacele de tratare automatizată a informaţiei şi–au găsit ecou larg în activităţile birourilor de secretariat, unde predomina activităţile de rutină, mari consumatoare de timp.

Beneficiile aduse de domeniul biroticii, în activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel :

ˇ           modul simplu de prelucrare şi întreţinere a informaţiilor pentru toate tipurile de informaţii (documente, date structurate, termene etc.);

ˇ           îmbunătăţirea calităţii informaţiilor prin punerea la dispoziţie a tuturor informaţiilor necesare şi existente;

ˇ           scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere şi aşteptare, ca şi prin scurtarea datelor de prelucrare;

ˇ           accelerarea căutării informaţiilor prin instrumente adecvate (bănci de date pentru căutare direcţionată şi structurată, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilităţi de accesare a documentelor arhivate după conţinutul acestora, posibilitatea căutării în hiper– text);

ˇ           reutilizarea direcţionată a informaţiilor (de pildă, pentru evaluări, redactarea de scrisori în serie);

ˇ           calitatea mai înaltă a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date şi prin asigurarea actualităţii documentelor sau datelor folosite.

1.6.1. Prelucrarea automatizată a textelor

Prelucrarea textelor, după cum am menţionat, ocupă în continuare o mare parte din timpul secretariatului.

Evoluţia merge univoc de la maşina de scris spre computer, în special, în prelucrarea textelor, datorită posibilităţilor extinse de concepţie.

Astfel:

ˇ        toate formatările pot fi introduse şi modificate rapid;

ˇ        se poate stabili şi implementa uşor un anumit tip de scrisoare pentru întreaga întreprindere, aceasta constituind o contribuţie importanta pentru Identitatea organizaţiei;

ˇ        textele pot fi comod revizuite, corectate şi modificate eliminându–se rescrierile;

ˇ        se pot introduce, decupa şi muta sau copia porţiuni de text în alte locuri;

ˇ        textele pot fi memorate (în memoria de lucru, pe disc şi sau pe discheta), putând astfel să fie memorate şi regăsite;

ˇ        salturile la rând nou şi la pagina noua pot fi efectuate automat;

ˇ        datorita programelor de verificare ortografica pot fi găsite şi corectate rapid greşelile de ortografie şi cele de tastare;

ˇ        programele de separare în silabe uşurează separarea corectă a cuvintelor la sfârşitul rândurilor şi contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme în dreapta acestuia);

ˇ        existenta dicţionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetării cuvintelor, oferind alternative;

ˇ        oferă posibilitatea prelucrării combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uşor şi mai plăcut prin prezentarea vizuală.

Având în vedere faptul că, reproducerea textelor rămâne în continuare o sarcină importantă a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de bază în aceste birouri.

1.7. Comunicaţia birotică

O altă categorie de aplicaţie a biroticii o constituie şi Birotica de comunicaţie sau comunicaţia birotică.

In acestă formă de comunicaţie, receptorul poate asigura toate funcţiile emiţătorului, adică: poate recupera automat informaţiile primite; le poate transforma după interesul său.

Comunicaţia birotică a fost posibilă o dată cu apariţia de noi medii, prin care tehnologii odată separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatică şi cea a comunicaţiilor, au putut fi interconectate odată cu apariţia calculatoarelor multimedia [2] .

Cuprinde: mesageria electronică, Intranetul şi Internetul.

Conectarea Internetului în reţelele locale şi publice deschide alte posibilităţi de informare de o însemnătate deosebita şi în birourile secretariatelor.

Introducerea tehnicilor moderne de comunicaţie birotica constituie o necesitate în secretariate, oferind posibilitatea utilizării eficiente a cunoştinţelor interne şi externe, a prelucrării, si distribuirii direcţionate a informaţiilor.

In realizarea posibilităţilor de comunicaţie birotică, un rol important îl are infrastructura tehnica informatica şi conlucrarea componentelor tehnice.

In organizaţiile mari se extind aşa numitele Sisteme client – server, clienţii reprezentând computerele de la locul de munca, care comunică cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea întreprinderilor. Tranzacţiile de afaceri şi procesele de comunicaţie se realizează tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecinţe enorme şi asupra cerinţelor profesionale ale angajaţilor.

Internetul este o reţea de computere, cu ramificaţii mondiale, în care sunt interconectate circa 60 000 de reţele şi mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizează integrarea diferitelor servicii la acelaşi nivel şi dispune de capacitatea de a genera şi de a utiliza documente hiper–media.

Tehnologiile Internet– ului se pot folosi şi în interiorul întreprinderilor, formându–se aşa numitele Intranet–uri.

La realizarea aplicaţiilor Intranet, firmele încep de obicei cu informaţiile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de presă, informaţiile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informaţii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc.

Avantajele reţelei de calculatoare sunt mult mai evidente în marile organizaţii. Pentru birourile care desfăşoară procese informaţionale care implică mai multe locuri de muncă, au fost create pachete de programe pentru lucrul în grup (Groupware). Acestea oferă o şansă reală pentru comunicaţia eficientă, având în vedere faptul că, mai multe persoane, participa la îndeplinirea unei sarcini.

Programe care s–au dovedit foarte eficiente pentru lucrul în grup funcţionează pe principiul poştei electronice (Electronic– Mail).

Fiecare utilizator final conectat dispune, în acest caz, de o cutie poştală electronică (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor.

Funcţiile principale ale acestui sistem sunt:

ˇ         primirea corespondenţei;

ˇ         trimiterea de mesaje;

ˇ         confirmarea automată a primirii corespondenţei;

ˇ         memorarea de documente şi de mesaje;

ˇ         compilarea şi editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

ˇ         distribuirea corespondenţei electronice.

In aceste codiţii, partenerii pot comunica, când şi unde le convine, pentru realizarea în comun a unor sarcini intelectuale comune.

1.7.1. Aplicaţiile poştei electronice în secretariate

Secvenţele de activităţi în care secretariatele pot aplica principiile E–mail–ului pot fi:

ˇ         pregătirea şedinţelor sau a altor manifestări de grup ;

ˇ         punerea de acord în informări curente;

ˇ         difuzarea informaţiilor generale pentru angajaţi (Avizier electronic);

ˇ         planificarea şi coordonarea unor proiecte comune;

ˇ         coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilităţilor de aplicaţie a comunicaţiei birotice în cazul exercitării funcţiei de tratare a informaţiei. Asupra altor posibilităţi de comunicaţie birotică în exercitarea altor funcţii ale secretariatului, vom reveni în capitolele respective

1.7.2 Internet–ul în secretariate. Potenţiale de aplicare

Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaţii şi comunicare globală. În scop orientativ, pentru secretariate, s–ar putea recomanda:

ˇ        procurări de informaţii (informaţii hiper–mediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de ştiri);

ˇ        afaceri on–line (rezervări calatorii, cumpărături electronice, operaţiuni bancare electronice);

ˇ        publicare (marketing de produse, relaţii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (E–Mail, E– Fax, telefon, conferinţe).

1.7.3 Utilitatea comunicaţiei birotice moderne

– Prin utilizarea noilor tehnologii informaţionale şi comunicaţionale se poate creste eficienta economica în birouri şi în administraţie.

–   Tehnologiile informaţionale şi comunicaţionale aduc o contribuţie importantă la creşterea capacităţii de prestaţie, în cazul muncii de birou (în special în cel al secretariatului).

In general, prin utilizarea telecomunicaţiilor, în activitatea birourilor se urmăreşte: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp şi costuri; intensificarea relaţiilor cu clienţii. Împlinirea unor astfel de deziderate, în viaţa birourilor este foarte importantă, pentru orice întreprindere, pentru a asigura păstrarea competitivităţii şi succese economice remarcabile.