Clasarea alfabetică

Această metodă de clasare se practică, īn special, īn instituţiile de administraţie publică cum ar fi primăriile, īn firme de export, organizaţii cu sucursale, filiale, unităţi comerciale care au relaţii cu furnizori, clienţi, servicii de personal, organizaţii de asistenta sociala etc.

De asemenea, o clasare alfabetică se poate aplica şi īn cazul īn care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.

Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor īntr-un suport specific de păstrare (dosar, plic, mapa şi alte mecanisme de prindere) ţināndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaţiilor emitente, sau la care se referă documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezintă acest sistem, apar īn de alegerea cuvāntului director pentru ordonare.

Spre orientare generală, putem menţiona sistemul cărţilor de telefon sau al dicţionarelor.

Intrările alfabetice nu se fac la īntāmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaţionale elaborate īn special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 – 70. Informare şi documentare. Orānduirea īn catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri şi īn indexuri; STAS 8636 – 85. Informare şi documentare. Reguli de ordonare alfabetica īn cataloage şi bibliografii. Principii şi reguli generale.

Trebuie să menţionam, de asemenea, că aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetică automatizată a informaţiilor, deci ele trebuie respectate şi pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni īn cazul aplicării acestui sistem.

Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaţii, nu ridică probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corectă a sistemului, atunci cānd predomină o astfel de clasare īntr-o organizaţie, este indicat să existe la dispoziţie aceste Standarde.

Pentru orientare generală, vom reda cāteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare īn ordonarea alfabetică a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.

a)      Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetică īn cazul numelor de persoane

·           Numele de familie, indiferent din cāte cuvinte este compus, constituie īntotdeauna cuvāntul de ordine sau cuvāntul director şi se aşează īnaintea prenumelui;

·           Ordinea numelor este dată de fiecare literă din cuvānt; īn cazul iniţialelor identice se clasează după a doua literă, dacă şi aceasta este identică, după a treia literă, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

·           Prenumele nu se scrie sub forma prescurtată. Iniţiala se foloseşte numai pentru patronimic.

·           Īn situaţiile īn care sunt nume identice, clasarea se face īn ordinea iniţialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai.

·           Īn cazul īn care există nume şi prenume identice, iniţiala reprezentānd numele tatălui va fi luată īn consideraţie ca element subdirector sau o funcţie reprezentativă a persoanei. Exemplu: Dumitraşcu Gheorghe C.; Dumitraşcu Gheorghe N. sau Dumitraşcu Gheorghe (contabil); Dumitraşcu Gheorghe (jurist), etc.

·           Numele fără iniţială va precede, īn ordonare, numele cu iniţiala;

·           Numele compuse din iniţiale despărţite cu puncte, preced numele obişnuite;

·           Īn cazul numelor compuse cu cratimă, primul nume se considera cuvānt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc.

·           Aceeaşi regula se aplica şi īn cazul numelor compuse fără cratima. Situaţiile se īntālnesc, īn special, la numele femeilor căsătorite care-si păstrează şi numele anterior căsătoriei, adăugat de obicei după numele de căsătorie.

·           Īn cazul īn care se operează cu nume străine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practică transliterarea īn alfabet latin, conform normelor standardizate internaţionale adoptate ca standarde romane *.

·           Dacă numele īncep cu o particulă de nobleţe (de, von) aceasta nu se ia īn considerare;

·           Numele gen O’Mallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

·           Cuvāntul director va fi īntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor īntre nume şi prenume, īn cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida īn ordonare se recomanda evidenţierea cu alte caractere a cuvāntului de ordine, īn cazul īn care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S.

Situaţiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

·           de ordonare alfabetică a materialelor īn dosare, ţināndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clienţi, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se atātea dosare cate litere ale alfabetului se regăsesc īn documentele ordonate (de la A la Z) sau

·           de ordonare alfabetică a mapelor, dosarelor īn diferiţi recipienţi sau īn rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate după alte criterii impuse de norme legislative.

b)      Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organizaţii

Denumirile organizaţiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicānd forma organizatorică (societate comerciala pe acţiuni, regie autonoma, asociaţie, universitate, fundaţie, primărie etc.), altele indicānd obiectul de activitate (Camera de Comerţ Industrie Navigaţie şi Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identifică īntre alte organizaţii, īn special, cu acelaşi obiect de activitate.

Īn ultimul caz, există o mare diversitate de denumiri, existānd libertatea de opţiune a fondatorilor pentru a-şi evidenţia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaţii de silabe, de iniţiale, sintagme diferite, cifre etc.).

De asemenea, şi īn antetul documentelor pot fi descrisese īn diverse forme. Astfel, unele organizaţii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala “ Gemma “ S.R.L.) sau prescurtată (S.C. “Gemma” S.R.L.) .

Īn faţa unor astfel de situaţii, se recomandă cāteva reguli ce pot asigura unitatea clasării īn scopul regăsirii rapide.

– Īn cazul Societăţilor comerciale, cuvāntul de ordine īl va constitui denumirea reprezentativă a organizaţiei.

Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvāntul director a fost cel subliniat.

– Numele de organizaţii, care exprimă obiectul de activitate, nu se scriu īn antetul documentelor prin forma prescurtată cu iniţiale.

Exemple: Camera de comerţ Industrie şi Navigaţie, Şantierul de Construcţii Navale, Societatea de investiţii “Transilvania“, Banca Romānă de Dezvoltare etc.

Astfel de nume, chiar dacă apar sub forma prescurtată, pe un document, cuvāntul director va fi stabilit după forma neprescurtată a denumirii organizaţiei;

– Cānd o organizaţie are un nume alcatuit din iniţiale, stabilite īn mod subiectiv, fără ca acestea să aibe legătură cu obiectul de activitate, īn ordonare alfabetică, se respectă următoarea regulă:

a) dacă iniţialele ce compun numele sunt despărţite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtānd astfel de descrieri se plasează īnaintea numelor īntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.

b) cele care nu sunt despărţite prin aceste semne, sunt tratate ca nişte cuvinte, şi documentele vor fi plasate īn poziţia alfabetică firească a numelor īntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.

- īn cazul organizaţiilor cu nume identice, reprezentānd sucursale, filiale sau unităţi de stat cu acelaşi obiect de activitate, cuvāntul de ordine īl va constitui cuvāntul care desemnează localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocārlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

-   dacă denumirea unei organizaţii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvāntul director il va constitui primul cuvānt;

-   Dacă denumirea unei organizaţii īncepe cu o cifră, documentul va fi plasat īnaintea celor cu ordine alfabetică, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L.

-   dacă sunt de clasat documente care au acelaşi cuvānt director se impune aranjarea documentelor īn ordinea celui de-al doilea cuvānt subdirector;

-   īn cazul īn care cuvāntul subdirector, este o cifră, gruparea documentelor se face īn ordinea naturală a numerelor. Exemplu: Şantierul 1, Şantierul 2 etc.

De obicei, se īntocmesc atātea dosare cāte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente.

In cazul īn care, numărul de documente corespunzător dosarului unei litere este prea mare, depăşind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate subīmpărţi īn mai multe subunităţi, astfel: Dosarul A a – an; Ao- as etc.

In schimb, dacă un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunzătoare unei litere, se pot include īn dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse īn mape distincte, iar pe dosar se va indica conţinutul, astfel: ABC, etc.

Nota: Regulile care stau la baza clasării alfabetice a documentelor sunt valabile şi pentru Indexarea alfabetică a conţinutului documentelor.

Clasare numerică

Atunci cānd există o astfel de opţiune de clasare, se atribuie numere fiecărui corespondent, departament sau angajat, īn funcţie de ceea ce avem de clasat.

Īn cazul īn care se respecta numărul de īnregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor īn ordinea naturală a numărului atribuit fiecărui document.

Clasarea numerica se aplică, īn special, īn unităţile care funcţionează īn mai multe clădiri sau īn cazul organizării corespondenţei īn registraturile mari. Īn aceste cazuri este necesară repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel īncāt să existe o corespondenţă īntre compartimente şi grupul de numere care se atribuie.

Exemplu:

De la 1 la 5000 – pentru secretariatul conducerii

-“–5001-10 000 – pentru serviciul Resurse Umane

-   10 001-20 000 – pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiţia se face, desigur, īn funcţie de volumul de muncă cu corespondenta al fiecărui compartiment sau sediu.

In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adună şi ordonează numeric.

Avantajele sistemului:

-   dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uşor documentele, numai la vederea numărului de īnregistrare.

-   Permite clasarea unui număr mare de documente, mai ales īn firmele mari.

Dezavantaje:

- documentele mai vechi, care poarta numere de īnregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaţie. Există totuşi soluţia ca, anual, să se facă o redistribuire a acestor numere pe compartimente.

- există şi riscul ca asemănarea a două numere să conducă la greşeli de amplasare.

Clasarea zecimală

Folosirea notaţiei zecimale pentru exprimarea codificată a conceptelor este utilizata īn activitatea de documentare sau īn activitatea editoriala pentru īmpărţirea lucrărilor ştiinţifice īn capitole, subcapitole şi subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimală Universală (cu forma prescurtată C.Z.U.) Această metodă de ordonare este folosită cu precădere īn biblioteci pentru clasificarea documentelor īn funcţie de subiectele pe care le tratează. C.Z.U. este o schemă de clasificare care īntrebuinţează pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaţie zecimala, prin īmpărţirea totalităţii cunoştinţelor umane īn zece clase mari, care se subīmpart la rāndul lor īn alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universală, atāt īn privinţa conţinutului (cuprinde totalitatea cunoştinţelor omeneşti) cāt şi īn privinţa notaţiei, compusă din cifre arabe şi semne matematice sau de punctuaţie, a căror īnţelegere şi semnificaţie este internaţional valabila, şi independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentānd cunoştinţele omeneşti, se prezintă astfel:

0.      Generalităţi

1.      Filozofie

2.      Religie

3.      Ştiinţe sociale

4.      Filologie

5.      Ştiinţe naturale

6.      Tehnică

7.      Arte

8.      Literatură

9.      Istorie

Fiecare număr este tratat ca o fracţie zecimală cu zero-ul iniţial omis, şi aceasta determina ordinea aranjării. Pentru uşurinţa citirii, numărul este, īn mod obişnuit, punctat după fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflectă conţinutul unui domeniu de la general la particular.

Cu cāt este mai detaliat domeniul, cu atāt numărul care o reprezintă este mai lung.

Astfel: Clasa 3 – Ştiinţe sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Relaţii de muncă

331.1. Teoria şi organizarea muncii

331.101. Teoria muncii, Ştiinţa muncii

331.101.1 Ergonomie

331.2. Rolul muncii

331.101. 21 Dreptul la muncă

Utilizarea acestei metode de clasare este indicată īn special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunţată.

In cazul documentelor generate de organizaţii, se poate recurge la această metodă de clasare prin stabilirea a zece grupe de activităţi, specifice unei organizaţii.

Exemplu: 0 Conducere

  1 Serviciul aprovizionare

  2 Resurse Umane

  3 Serviciu aprovizionare

Fiecare dintre aceste clase, īşi detaliază problemele pentru care primesc sau elaborează documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 – aprovizionare cu materiale; 3.3 – aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 – aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

 Clasarea combinată

Această metodă presupune combinarea a două dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare īn raft sau īn bibliorafturi.

Este o metodă practicată şi īn cazul constituirii unităţilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistică) unde documentele se grupează īn dosare cu conţinut similar ţināndu-se seama de reglementările īn vigoare şi de obligaţiile legale privind păstrarea lor ulterioară īn arhive.

2.2.3. Asigurarea documentării managerului

Activitatea de management presupune, desigur, o permanentă informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalanşa de informaţii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergānd de la stricta specialitate, pānă la ceea ce priveşte mediul ambiant: natura economică, tehnică, politică, demografică, culturală, ştiinţifică, organizatorică, juridică, psiho-socială, educaţională şi ecologică. Eficienta economico-socială, īn contextul economiei de piaţa este tot mai dependentă de aceşti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita decāt printr-o viziune deschisă, capabilă să valorifice īntr-un mod superior potenţialul mediului.

Īn cazul īn care īn organizaţie nu funcţionează un serviciu specializat cu atribuţii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos īn documentarea managerului printr-un ansamblu de operaţiuni de depistare a surselor de informaţii, de culegere şi prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel īncāt să asigure accesul la informaţii rapid şi uşor.

Īn acest sens, secretariatul are rol activ, īncepānd cu etapa de colecţionare a surselor documentare.

Exercitarea unei astfel de activităţi presupune, īn primul rānd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra īn sfera de interes a managerului.

Īn funcţie de spaţiul disponibil şi de preferinţele managerului punctul documentar va fi plasat īn biroul acestuia sau īn cel al secretariatului.

Īn ceea ce priveşte dimensiunile, conţinutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica īntr-un astfel de demers, posibilităţile rămān deschise īn funcţie de aspiraţiile profesionale, organizatorice şi culturale sau ştiinţifice ale managementului. Orice spor de cunoaştere dobāndit şi prin exploatarea acestei posibilităţi nu poate fi decāt benefic, de aceea, stabilirea unor delimitări īn acest sens nu ar fi indicata.

Īn sens orientativ, īnsă, putem delimita sursele de informare īn surse interne şi surse externe de informare.

  Surse interne documentare

Īn primul rānd trebuie să menţionam, īn acest caz, documentele care nu trebuie să lipsească din punctul documentar, constituind surse permanente şi indispensabile de informare şi de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

·        Principalele acte legislative – normative care reglementează funcţionarea organizaţiei;

·        Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al organizaţiei şi Organigrama structurii organizatorice;

·        Analizele, rapoartele, dările de seamă retrospective;

·        Tabloul de bord zilnic ;

·        Principalele dispoziţii şi instrucţiuni ale forului conducător;

Surse documentare interne sunt şi materialele proprii unor servicii şi compartimente: referate, statistici, grafice, hārtii, fişe, monografii, programe de activitate, etc.

Secretara trebuie să cunoască foarte bine funcţiile şi relaţiile dintre diferite compartimente ale organizaţiei īn care lucrează, să cunoască tipologia documentelor elaborate, astfel, īncāt, să localizeze rapid informaţiile ce-i sunt solicitate.

Surse externe de documentare

Posibilităţile de informare, īn acest sens, sunt extrem de vaste şi diferite. Obţinerea informaţiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune căutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaţii periodice, materiale de referinţă, informaţii pe suport tehnic etc.

Pentru dobāndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie să se informeze şi asupra instituţiilor care pot constitui surse de informare externe, īn acest sens.

Dacă ne raportăm la ordinea de prioritate īn ceea ce priveşte necesitatea documentarii managerului, o atenţie deosebită se va acorda īn primul rānd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerinţa fundamentală a secretariatului.

Ca orice activitate socială şi cea a managementului funcţionează īntr-un cadru legislativ aflat īntr-o permanentă schimbare īn funcţie de transformările mediului economic, social, politic etc.

Īn organizaţiile īn care nu funcţionează un oficiu juridic asigurarea colecţiei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie să pună la dispoziţia celor interesaţi, legi şi acte normative privind desfăşurarea activităţii organizaţiei.

Publicaţiile oficiale

Publicaţia naţională cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romāniei, care apare periodic, cu următoarele parţi:

·           Partea I – publică legile, decretele, hotărārile guvernamentale şi alte documente normative elaborate de forurile legislative naţionale;

·           Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

·           Partea a III-a, publicaţii şi anunţuri (pierderi de acte)

·           Partea a IV-a, publicaţii ale Agenţilor economici, acte constitutive, falimente, bilanţuri.

Potenţialul documentar, sub aspect legislativ, īntr-un birou de secretariat, trebuie să cuprindă:

·           Constituţia Romāniei

·           Legislaţia privind constituirea Societăţilor comerciale sau alte forme organizatorice

·           Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaţiei;

·           Legislaţia referitoare la resursele umane şi problemele muncii;

·           Acte normative ale ministerelor de profil, instituţiilor de cercetare sau ale autorităţilor locale;

·           Legea Arhivelor Naţionale şi normele de aplicare;

·           Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaţia “Monitorul Oficial al Romāniei “ poate fi achiziţionată prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultanţă juridică de unde se pot solicita şi comentarii, privind aplicarea unor norme legislative şi se pot obţine chiar texte şi pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeţene municipale) de unde se pot obţine xerocopii sau īnregistrări pe medii electronice.

Pentru organizaţiile care doresc să-şi constituie o colecţie integrala a legislaţiei se pot achiziţiona şi volumele Legislaţia Romāniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romāniei sau hotărāri ale Guvernului Romāniei şi alte acte normative cuprinzānd legislaţia publicată īn cursul unui an īn Monitoarele Oficiale.

Īn unităţile īn care funcţionează Oficiu Juridic se recomandă ca īn punctul documentar al managerului să fie stocate sub forma de extrase, legi şi acte normative care reglementează funcţionarea organizaţiei, precum cele menţionate.

Pentru orientare eficientă, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fişierelor tradiţionale sau pe mediu electronic, care să reflecte conţinutul publicaţiilor oficiale organizate, desigur īntr-o anumită ordine, care poate fi cronologica, sau după numărul de ordine. Informaţia de trimitere īn descrierea unei fişe din index s-ar prezenta astfel:

Munca

Legea nr. 53/ 2003

Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)

Fisele – subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapidă.

Publicaţiile seriale de specialitate

Sintagma de publicaţie seriala se utilizează, conform standardelor internaţionale de informare şi documentare (īn acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tipărit care apare īn fascicule succesive, īnlănţuindu-se īn general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.

Publicaţiile seriale cuprind publicaţiile anuale sub formă de ziare, reviste şi alte documente cum ar fi seriile de dări de seamă, de rapoarte ale īntreprinderilor, de lucrări ale manifestărilor ştiinţifice.

Secretariatul poate īndeplini activităţi specifice documentarii şi cu acest tip de publicaţii venind īn īntāmpinarea informării īn organizaţie spre diverse direcţii cum ar fi: colecţionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organizaţiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaţii din domeniul economic sau al afacerilor etc.

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabilă cu managerul organizaţiei.

Din categoria acestor publicaţii, pot constitui un potenţial informativ şi publicaţiile naţionale Anuarul Statistic al Romāniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publicaţia Standarde Romane.  

Standardele sunt publicaţii care conţin prescripţii, reguli şi metode īn scopul generalizării şi folosirii unitare de soluţii optime īn domeniul producţiei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmăreşte, īn principal, protecţia vieţii, sănătăţii şi mediului īnconjurător, precum şi īnlăturarea barierelor tehnice īn calea comerţului internaţional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de către specialişti de cea mai īnaltă competenţă īn domeniul abordat, şi aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraţiei publice centrale din subordinea guvernului, īn scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive īn producţia naţională. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate īntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcţionează pe lāngă  societăţi comerciale, instituţii publice şi alte persoane juridice.

IRS reprezintă interesele Romāniei īn organismele internaţionale de standardizare, fiind membra a Organizaţiei Internaţionale de Standardizare (ISO).

Conform legislaţiei īn vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de īntreprindere.

Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numărul de ordine acordat de IRS şi ultimele doua cifre – anul intrării īn vigoare. Ca reper orientativ, IRS publică Catalogul Standardelor de Stat şi colecţii de standarde, publicate de Editura Tehnică.

Lucrări de referinţă

Biroul secretariatului trebuie să fie dotat cu o serie de publicaţii cu rol informativ, din domeniul telecomunicaţiilor sau transporturilor, precum: Cărţile abonaţilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abonaţii telefonici locali, Pagini Naţionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publicaţii privind transportul aerian; Ghiduri turistice şi autoturistice; Hārtii; Calendare şi alte publicaţii care indică diferente de fus orar, şi alte informaţii geografice.

Pentru comunicarea scrisă secretariatul trebuie să fie dotat cu lucrări din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dicţionarul Explicativ al Limbii Romane, dicţionare bilingve, Īndreptare de punctuaţie, ortografie, ortoepie şi gramatică, precum şi ghiduri de corespondenţă īn limba romānă şi īn limbi străine.

Ca repere profesionale, se pot colecţiona o serie de cărţi şi manuale din literatura de specialitate, precum cele menţionate īn bibliografie.

Ziarele centrale şi locale pot constitui o sursă permanentă de informare īn secretariate, ţinānd cont de importanţa acestor publicaţii īn ceea ce priveşte noutatea informaţiei difuzate.

Nu īntāmplător, īn limbi de circulaţie internaţională, aceste publicaţii sunt cunoscute cu denumirile “ news”, “nouvelle”,” novosti”.

Potenţialul informativ oferit de aceste publicaţii, poate fi valorificat atāt īn sfera de interes a secretariatului, cāt şi īn aceea a managerului.

Secretariatul, poate semnala conducătorului o serie de informaţii, degrevānd managerul de lectură, īn momente de maximă solicitare sau de absenţa din unitate.

De asemenea, secretariatul poate include īn colecţia documentară a biroului, extrase din aceste publicaţii, prin xerografiere.

Nu este indicată păstrarea integrală a publicaţiilor, deoarece duce la aglomerarea spaţiului cu informaţii inutile.

Dincolo de informaţiile de interes general, atenţia secretariatului poate fi orientată īn mod special, spre materiale ce conţin informaţii despre:

·           probleme legislative care intră īn sfera de interes a organizaţiei

·           servicii poştale şi telecomunicaţii

·           articole, interviuri, anchete, ştiri referitoare la activitatea altor unităţi cu acelaşi domeniu de activitate, locale, naţionale şi chiar internaţionale:

·           produse de birotică

·           centre de pregătire profesională

·           servicii de traduceri

·           servicii de informare comunitară

·           semnale, recenzii, lansări de cărţi ce intră īn sfera de interes a managementului;

·           manifestări colective, tārguri, expoziţii etc.

Servicii de informare

Pentru procurarea materialelor documentare şi a altor informaţii secretariatul trebuie să cunoască şi potenţialii furnizori de informaţii.

Cele mai preţioase surse de informaţii instituţionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradiţionale sau computerizate ce pot īnlesni accesul la informaţiile conţinute īn colecţii.

Accesul rapid la informaţii este posibil şi prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societăţi de televiziune ce furnizează informaţii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiţii meteorologice, anunţuri publicitare, rate, schimb valutar etc.

Orice secretară eficientă trebuie să creeze fise cu informaţii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:

·           locuri de muncă

·           finanţe

·           servicii publice

·           telecomunicaţii

·           călătorii etc.

Materialele selectate, care trebuie păstrate o perioadă mai īndelungată, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care să permită găsirea rapida şi uşoară.

Dacă informaţiile solicitate se referă la lucrările unui autor, se pot organiza fişiere pe autori care cuprind fise clasate īn ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fişă cuprinde următoarele elemente:

·           Numele autorului

·           Titlul cărţii, articolului

·           Numele editurii sau numele revistei, ziarului

·           Data apariţiei

·           Numărul paginilor pentru cărţi .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfăşurāndu-şi activitatea pe lāngă factorii de decizie ai organizaţiei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redactează şi circula īn aceasta sfera. Confidenţialitatea asupra acestor informaţii a constituit dintotdeauna, o coordonată deontologică esenţială īn practicarea acestei profesiuni.

Īn general, īn orice organizaţie, păstrarea secretului profesional īşi găseşte o serie de explicaţii precum: necesitatea prevenirii, pe cāt posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguranţa naţională sau īn unele cazuri pentru apărarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenţii, proiecte, scrieri etc.

Există organizaţii īn care sunt organizate birouri speciale pentru păstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.

Īn aceste situaţii, secretara trebuie să respecte o serie de masuri trasate de conducerea unităţii, precum:

·           Este interzisă scoaterea documentelor secrete din sediul organizaţiei;

·           Este interzisă multiplicarea lor prin orice mijloace;

·           Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adusă la cunoştinţa şefului ierarhic;

·           Documentele secrete se eliberează numai cu aprobarea şefului ierarhic, atunci cānd contextul legal permite acest lucru;

·           In relaţiile cu mijloacele de mediatizare, este interzisă furnizarea de informaţii de orice fel. Solicitanţii vor fi īndrumaţi spre şeful ierarhic sau spre īnlocuitorul acestuia.

Evidenţa informaţiilor secrete, indiferent de suportul informaţional, se va ţine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practică obişnuită este aceea de a marca lāngă numărul de īnregistrare semnul “S’ sau de a nota pe prima pagină a documentului “secret de serviciu “, după caz.

Nomenclatoarele de informaţii cu caracter secret se īntocmesc de către conducerea unităţii. Ele se actualizează anual sau ori de cāte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.

2.3.1 Măsuri pentru prevenirea aspectelor negative

·         In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cānd intră o terţă persoană īn birou;

·         Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

·         Ciornele şi materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor īncuia īn fişier atunci cānd se părăseşte locul de muncă, chiar pentru o perioadă scurtă, aspect valabil şi īn cazul calculatorului – documentul īn lucru este salvat şi scos de pe ecran;

·         După dactilografierea unei lucrări, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului şi sugativei dacă e cazul;

·         Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a ştampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor păstra īn permanenţă sub cheie, fiind scoase numai atunci cānd este necesară utilizarea lor;

·         Vor fi protejate prin īncuiere şi caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon şi adrese, chiar ale propriilor salariaţi;

·         Īn cazul unor īntālniri de grup. Materialele destinate participanţilor vor fi īnmānate numai acestora;

·         După īncheierea şedinţelor, este interzisă transmiterea de informaţii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cānd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

·         Sunt considerate a fi secrete şi numele persoanelor care solicită audienţă, precum şi obiectul audientei;

·         Conţinutul documentelor elaborate pentru “uz intern“ nu va fi comunicat persoanelor din afara organizaţiei;

·         La sfārşitul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, ştampile, casete etc.) vor fi īncuiate īn fişete sau dulapuri, şi acestea se vor sigila;

·         Nu se va lăsa pe birou nici o hārtie cu antetul organizaţiei;

·         Accesul la orice document īn afara orelor de program este permis numai secretarei şi directorului.

O problemă majoră a organizaţiilor o constituie şi gestionarea informaţiilor secrete şi apărarea patrimoniului economico-financiar īn cazul utilizării computerului.

Deosebit de actual este acest aspect īn cazul companiilor din ţările dezvoltate. De fapt aici a apărut şi o nouă “profesiune“, ilegală, “escroc“ de informaţii īnregistrate şi prelucrate electronic.


[1] Indexare – mod de analiză īn care conţinutul unui document este reprezentat după anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)

© University of Bucharest 2003. All rights reserved.
No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest, except for short quotations with the indication of the website address and the web page.
Comments to: Adina - Berciu DRĆGHICESCU
Last update: December 2003
Recommended: 1024*768 resolution, min 16bit color depth, IE 5+, maximized window
Text editor&Web design: RALUCA OVAC