II. FUNCŢIA DE DOCUMENTARE

 

2.1. Noţiuni generale privind ştiinţa documentării

Materia primă a acestei activităţi o constituie documentul. Etimologic, termenul “document” provine din latinescul “documentum”, cu sensul de “ceea ce serveşte la a învăţa, a se instrui”, termen intrat cu acest sens în limba franceză în secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism în limba română, circulând cu sensul juridic modern, până în secolul al XIX-lea, când s-a fixat şi impus terminologia ştiinţei documentarii.

In accepţie largă, noţiunea de “document” este definită ca: orice bază de cunoaştere fixata material, înregistrată sau susceptibilă de a fi utilizată pentru consultare studiu sau probă. Iniţial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta.

O dată cu evoluţia mijloacelor de comunicare materializate, înţelesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adică activitatea de “a informa” pe alţii, caracteristica care predomină în organizarea modernă a acestui domeniu.

In accepţiune curentă, a documenta înseamnă a depista, a colecţiona, conserva şi pune la dispoziţia consumatorilor de informaţii surse de cunoştinţe dobândite anterior asupra problemei ce intră în sfera de interes a acestora, fixate în documente de orice gen.

Această definiţie cuprinde activitatea de documentare în sensul cel mai general posibil. În general, termenii “informare şi documentare” tind în exprimarea obişnuită spre sinonimie, ambii presupunând un fapt de cunoaştere. Deosebirile dintre cei doi termeni, derivă tocmai din termenul document. „Informaţia presupune un fapt de cunoaştere care poate fi emis sau recepţionat sub formă materializată sau nematerializată, pe când, „documentarea presupune numai forma materializată”. Între cele două posibilităţi de cunoaştere, există, însă, nu numai deosebiri de natură ci şi de valoare.

Informaţia transmisă oral, rapid, este recepţionată cu un grad de aproximaţie, presupus de o astfel de transmisie.

Documentarea presupune o recepţionare mai metodică şi mai temeinică, memoria vizuală a fiinţei umane fiind mai puternică pe tot parcursul vieţii, deci şi cea mai importantă.

Valoarea informaţiei documentare constă şi în perenitate. Fiind fixată pe suport material, ea poate fi transmisă în spaţiu dar şi în timp.

Permanenţa este calitatea esenţială a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunoştinţe al omenirii s-a păstrat mai ales prin obiecte concrete, purtătoare de informaţii. Dictonul latin “Verba volant Scripta manent” exprimă tocmai această conştientizare a omului asupra necesităţii înregistrării informaţiilor pe suport material rezistent.

Tipologia informaţiei documentare cunoaşte astăzi o diversitate atât de mare, încât, posibilităţile de clasare şi subclasare sunt greu de reprezentat într-o singură structură schematică (vezi schema 1)

O primă etapă de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea generală a termenului, conform trilogiei – suport documentar – tehnica de înregistrare – semne convenţionale de transmitere a mesajului.

După suportul documentar (denumit şi mediu suport, purtător de informaţie sau mediu de înregistrare) sunt :

a) documente istorice – înregistrate pe suport istoric (argilă, piatră, papirus, pergament, tăbliţe de lemn, pânza etc.).

b) documente contemporane-înregistrate pe suport modern (hârtie, carton, material plastic etc.)

c) documente tehnice - înregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio);

Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.

După tehnica de înregistrare (de fixare pe suport)

a) documente obţinute prin metode clasice de înregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (maşina mecanică de scris); documente tipărite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscată); documente xilografiate (texte gravate în lemn); documente litografiate (texte gravate în piatra).

b) documente realizate prin metode moderne de înregistrare:

-   înregistrare electromagnetică: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator);

-   înregistrare electronică – documente electronice (sunt cuprinse fişierele de date şi software-urile de aplicaţie; ele pot fi înregistrate pe suport hârtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar)

După semnele convenţionale folosite;

a) documente scrise (având la baza litera)

b) documente grafice (în care predomina imaginea)

-   schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hârtii);

-   imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraţii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele menţionate poate fi, la rândul sau, subclasată după alte criterii.

Vom reda, în acest sens, câteva posibilităţi de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hârtie, având în vedere faptul că această categorie de documente intră în sfera de interes a muncii administrative.

A)    Documentele imprimate

După natura mesajului:

ˇ           texte

ˇ           date (numerice, alfanumerice)

După formă:

ˇ           foi volante

ˇ           broşuri

ˇ           cărţi

După gradul de implicare intelectuala:

ˇ           documente primare (cărţi beletristice, tratate, monografii, studii)

ˇ           documente secundare (dicţionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. obţinute din prelucrarea documentelor primare)

B) Documentele manuscrise:

ˇ        documente istorice: inscripţii, condici, acte, corespondenţa elaborată de-a lungul timpului de către organe de stat, instituţii şi persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii

ˇ        documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaţii publice s-au private.

In cazul unei clasificări, sub aspectul comunicării, după forma de emitere sunt:

ˇ         documente vizuale

ˇ         documente sonore

iar după forma de receptare, vor fi respectiv:

ˇ         vizuale, incluzând aici: documentele scrise sub toate formele şi tipurile prezentate, documentele grafice (schematice şi iconografice)

ˇ         auditive: banda magnetică, discuri, casete audio, care necesită un echipament pentru audiere.

ˇ         audio-vizuale: film sonor, televiziune

ˇ         tactile – alfabetul Braille pentru nevăzători.

Organizaţiile creatoare de documente, practica la rândul lor, alte criterii de clasificare în funcţie de sfera de activitate.

Putem menţiona, astfel:

ˇ        după sfera de aplicare: legi, decrete, hotărâri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziţii, hotărâri judecătoreşti etc.

ˇ        după destinaţie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dări de seama etc.), documente care intra şi ies din organizaţie (corespondenţa);

ˇ        după natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat şi apariţia altor definiţii, cu sens mai restrâns, în funcţie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca „informaţie înregistrată care poate fi tratata ca unitate într-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala şi de caracteristicile acesteia”. (Standard ISO 2789).

In sens juridic, unele dicţionare şi enciclopedii, definesc documentul “ act oficial sau particular prin care se adevereşte sau de preconizează un fapt, se conferă un drept sau se recunoaşte o obligaţie.

In „Dicţionarul Ştiinţelor Speciale ale Istoriei” [1] termenul „document” este definit în sens generic ca „însumând toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscripţii, urme de civilizaţie materiala etc.) dar şi în sens arhivistic, definind toate sursele pe suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezintă interes pentru cunoaşterea istorică.

Funcţia generală a documentarii ştiinţifice este aceea de a sprijini cercetarea şi creaţia. Astfel, personalul care are atribuţii de documentare mediază informaţia între producătorii şi consumatorii de informaţii. Desigur, problemele acestei ştiinţe la nivel de instituţii specializate sunt mult mai vaste în ceea ce priveşte specializarea personalului, tehnicile de specialitate şi funcţiile sale.

Ceea ce am intenţionat să evidenţiem este faptul că, în proporţii restrânse, metodele şi tehnicile acestei ştiinţe au pătruns şi în activitatea organizaţiilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramură a ştiinţei documentarii, presupunând totalitatea metodelor şi tehnicilor de colecţionare, ordonare, evidenţiere a documentelor constituite într-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organizaţiilor, până la etapa de depunere în arhiva de depozit.

2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor

Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi în măsura în care se apelează la metodele şi tehnicile acestei discipline în organizarea documentelor şi informaţiei în scopul regăsirii operative, în faza de tratare. Dacă arhivarea se referă la documente a căror problemă a fost tratată, documentarea se referă la adunarea de documente înainte ca problemele să fie tratate.

Secretariatul trebuie să furnizeze operativ orice document sau informaţie conţinută în acestea, atât la solicitările managementului cât şi ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuţiile sale fundamentale în exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bună cunoaştere a tipologiei documentelor pe care le manevrează sub multiple aspecte (forma, conţinut, destinaţie, etc.), precum şi o bună stăpânire a metodelor şi tehnicilor de evidentă, sistematizare clasare şi arhivare.

Într-o abordare sistematizată, această activitate poate fi privită din două direcţii, fiecare presupunând particularităţi de acţiune.

a)      Secretariatul organizează documentele rezultate din activităţile managerului s-au ale altor compartimente din organizaţie, în cazul în care funcţionează centralizat, şi gestionează informaţiile conţinute în acestea. În aceasta situaţie are rol pasiv atunci când le primeşte şi activ când le prelucrează şi transmite .

b)      Secretariatul asigură documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cărţi, reviste etc. În aceasta situaţie are rol activ în depistarea surselor interne şi externe precum şi în organizarea şi distribuirea lor, acţiunile având tangenta cu domeniul documentarii ştiinţifice.

2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului în cadrul organizaţiei

Spre deosebire de alte birouri care au funcţii specializate, informaţiile fiind mai omogene şi mai uşor de structurat şi ordonat, în birourile manageriale converg extraordinar de multe şi de diverse informaţii.

Acestea diferă atât în privinţa conţinutului şi a expeditorului, dar şi ca importanţă şi valoare. În plus, aceste informaţii se găsesc pe medii total diferite: hârtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optică (C D-ROM).

De asemenea, cele tradiţionale, pe hârtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, broşuri, pliante, planşe, etc.

Aceste documente se păstrează temporar în biroul secretariatului, într-o structură organizată, în scopul valorificării practice.

Cerinţe generale, în asigurarea condiţiilor de stocare a documentelor:

ˇ           Posibilitatea de operare simplă şi rapidă;

ˇ           Să fie uşor accesibile, adică dulapurile trebuie aşezate într-un loc convenabil iar dosarele din interior să fie uşor de localizat;

ˇ           Rafturile să fie potrivite pentru scrisorile primite, avându-se deci în vedere volumul, mărimea, şi natura corespondenţei;

ˇ           Posibilitatea extinderii, în perspectiva, dacă este necesar;

ˇ           Folosirea spaţiului numai pentru documente folosite în mod curent;

ˇ           Existenţa unor condiţii de siguranţă privind informaţiile confidenţiale.

Criteriile de organizare trebuie să fie atât de bine cunoscute şi de clare, încât personalul secretariatului să nu se ezite nici o clipa atunci când se îndreaptă spre un dulap, spre un raft şi apoi spre un dosar sau altă unitate de păstrare. Până la etapa de constituire a unităţilor arhivistice, secretariatul trebuie să-şi construiască o strategie zilnica de repartizare a documentelor.

În continuare, vom reda în ordinea priorităţii, câteva strategii de operare, în acest sens.

A. Organizarea locurilor de staţionare

Regula coordonatoare: Existenţa prea multor locuri de staţionare îngreuiază regăsirea rapidă a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele în care pot găsi documentele.

Într-o primă etapă, trebuie abordată problema distribuirii în spaţiu a documentelor, după criteriile: mediul de înregistrare sau forma de prezentare. În aceasta situaţie, problema este foarte simplă: se vor stabili de la început locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier şi suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.

Este posibil, de asemenea, să existe în sfera de activitate a managementului sau a organizaţiei şi documente audio-vizuale, filme fotografii a căror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, ştiinţific etc.

Probleme deosebite, în privinţa staţionarii documentelor, le ridică, desigur, foile volante, reprezentând documentaţia specifica activităţii administrative.

Multe secretare se confruntă cu problema regăsirii cât mai rapide a acestor documente, întrucât se pot afla adesea în mai multe locuri. De exemplu:

ˇ        în teancurile de documente de pe propriul birou care urmează a fi prelucrate în ziua respectiva;

ˇ        pe suporţi proprii aşteptând rezolvarea unor probleme sau alte revizii;

ˇ        în vrafurile de documente de pe birourile şefilor;

ˇ        în teancul de documente pregătit pentru sortare şi clasare;

ˇ        în arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informaţiile se pot găsi şi în sistemul de prelucrare automată a datelor.

Se pot evita astfel de situaţii, aplicându-se următoarea strategie, ori de câte ori se ia contact cu un document pentru prima oară:

1. Se verifică dacă acesta este important pentru alţii, sau pentru secretariat. Acţiune: a) dacă este important pentru alte persoane din organizaţie va fi transmis imediat, notându-se unde a fost repartizat; b) dacă este important pentru secretariat, vezi 2.

1.            documentului va fi verificat dacă necesită sau nu prelucrare sau dacă nu prezintă interes şi poate fi deja distrus. Acţiune: cel care nu necesită prelucrare se repartizează direct în arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;

2.            va fi analizat sub aspectul urgentei şi priorităţi execuţiei. Acţiune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit într-un dosar cu documente în aşteptare iar celelalte vor rămâne la dispoziţie pe birou.

Dacă se procedează astfel, consecvent, un document nu se poate afla decât în trei locuri:

a)      În prelucrare, pe biroul secretarei sau într-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratări ulterioare, fie sub forma de răspuns, fie că generează obligaţii ulterioare periodice, deci documente asupra cărora trebuie să revenim pentru urmărirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondenţa, rapoartele de activitate, planurile. În vederea păstrării lor s-au conceput o serie de sisteme.

b)      În arhiva, unde va fi introdus în unităţile clasate;

c)      În alt birou, putând fi controlat pe baza notei.

În cazul corespondenţei, aceasta situaţie se rezolvă prin consultarea Registrului de Intrare-Ieşire.

B)     Reducerea volumului de documente staţionate în birou

Este o operaţiune necesară pentru economisire de timp şi spaţiu. De aceea, după operaţiunile menţionate anterior, secretariatele trebuie să-şi construiască o strategie de a mai diminua din hârtiile rămase. Sunt situaţii în care, prin experienţa practică, este uşor de luat decizii în acest sens.

Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaţii la manifestări care nu prezintă interes pentru organizaţie.

Selecţia devine însă dificilă în cazul informaţiilor care nu sunt atât de evident inutile. Pentru o operare corespunzător în astfel de situaţii, se recomandă consultarea cu consilierul juridic al organizaţiei, cu conducătorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie să-şi asume în scris aceasta responsabilitate. În urma acestui demers se poate întocmi o listă orientativă în care se vor scrie motivaţiile pentru care trebuie păstrate documentele, şi care va fi consultată ori de cate ori există dubii în privinţa distrugerii anumitor documente, astfel:

ˇ        aşa cer forurile legislative

ˇ        pot constitui dovezi, demonstraţii sau fundamentări în anumite situaţii ulterioare

ˇ        sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie

ˇ        concepe noi soluţii sau idei creatoare

ˇ        poate fi util în oferirea de servicii clienţilor interni şi externi

ˇ        asigura arhivarea, întrucât nimeni nu mai dispune în organizaţie de documentul în cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.

În vederea păstrării documentelor acţiunile de organizare presupun doua etape:

C) Clasarea documentelor – operaţiune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizării se aranjează într-un sistem raţional în condiţii de accesibilitate şi siguranţa, formând arhiva activa.

D) Arhivarea – operaţie prin care, în momentul ieşirii din uz documentele grupate în unităţi arhivistice, după norme prestabilite, se depun în arhiva de depozit a organizaţiei. * (nota de trimitere la arhivistică).

  2.2.2. Clasarea documentelor

Clasarea este operaţiunea prin care documentele care staţionează într-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planşe, cărţi, periodice, casete diskete, şi alte documente tehnice)se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii şi subcriterii specifice tipurilor de documente.

În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activităţii, de volumul documentelor manipulate.

În cazul documentelor generate de activităţile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre următoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

ˇ             Numele organizaţiei emitente

ˇ             Nume de persoane şi funcţii responsabile

ˇ             Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

ˇ             Număr de înregistrare (la emitent sau destinatar)

ˇ             Localitatea (emitentului sau destinatarului)

ˇ             Denumirea documentului sau genul (chitanţa, proces – verbal, decizie etc.)

ˇ             Probleme sau subiecte (conţinut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regăsirea mai simplă a documentelor.

ˇ             dacă se optează pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;

ˇ             dacă se optează pentru denumirile de organizaţii sau numele de persoane evidenţiate în documente, clasarea va fi alfabetica etc.

Ceea ce trebuie reţinut, referitor la această etapă: Un sistem de clasare nu se stabileşte după bunul plac al personalului, ci după criterii de eficienţa, conturate în funcţie de cerinţe practice, specifice unui compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.

Odată stabilit, se va aplica unitar şi continuu.

Clasarea cronologică

Această metodă de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pe măsura ce intră în unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dată mai veche.

Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare –Ieşire.

Avantajele sistemului: regăsirea unui document se rezolva rapid, cu condiţia ca solicitantul să cunoască data exactă la care documentul a fost înregistrat.

Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

În cazul corespondenţei curente, aceasta poate fi localizată cu uşurinţă, documentele fiind grupate după data la care s-a lucrat cu ele. Există însă dezavantajul că scrisorile primite şi expediate vizând aceeaşi problemă, să fie despărţite prin repartizarea cronologica. (vezi şi “Constituirea dosarelor*)