3.2. Organizarea procesuală[1]
Organizarea procesuală constă în stabilirea principalelor procese de muncă necesare realizării sistemului de obiective ale firmei. Principalele procese de muncă ce se desfăsoară într-o organizatie sunt: functiunile, activitătile, atributiile si sarcinile.
Functiunea reprezintă ansamblul proceselor de muncă omogene, asemănătoare sau complementare, care contribuie la realizarea obiectivelor derivate de gradul I. În general într-o organizatie există cinci functiuni principale: cercetare-dezvoltare, comercială, productie-servicii, financiar-contabilă si personal.
Functiunea se divide în activităti. Activitatea desemnează ansamblul proceselor omogene sau înrudite care participă la realizarea obiectivelor de gradul II. De exemplu, functia comercială cuprinde trei activităti: marketing, aprovizionare si vânzare.
Activitătile la rândul lor se divid în atributii, care reprezintă procese de muncă ce concură la realizarea obiectivelor specifice. Spre exemplu în cadrul marketingului deosebim atributii de prospectare a pietei, reclamă si publicitate.
Atributiile se divid în sarcini, care sunt procese de muncă complexe sau simple ce contribuie la realizarea obiectivelor individuale si de regulă se atribuie unei singure persoane
Procesul de muncă este acea latură a procesului de productie care reprezintă activitatea executantului în sfera productiei materiale sau îndeplinirea unei functii, în sfera neproductivă[2].
Procesul de productie se compune din diferite operatii care pot fi grupate în: operatii tehnologice, operatii de control si operatii de transport.
Operatia de muncă este acea parte a procesului de muncă de a cărui efectuare răspunde un executant, pe un anumit loc de muncă, prevăzut cu anumite utilaje si unelte de muncă, actionând asupra unor anumite obiecte sau grupe de obiecte ale muncii, în cadrul aceleiasi tehnologii[3].
Definitia este valabilă si pentru operatia de muncă din bibliotecă, considerând mijloacele de muncă echipamentele de calcul iar obiectul muncii documentul sau informatia (poate materia primă" cea mai importantă în prezent).
Elementele principale ale procesului de muncă sunt: subiectul (omul), mijloacele de muncă, obiectele muncii si scopul.
În cazul unei biblioteci procesul de muncă include următoarele elemente:
- bibliotecarul, redactorul, celelalte specializări specifice;
- documentele, informatia;
- echipamente de calcul (calculatoare), mobilier de bibliotecă;
- mediul (ambianta fizică si socială în care se desfăsoară activitatea);
- relatia bibliotecar - cititor;
- scopul procesului de muncă (satisfacerea cerintelor informationale ale utilizatorilor).
Aceste elemente precum si relatiile dintre ele sunt reprezentate în figura 2.
Fig. 2. Relatiile dintre elementele procesului de muncă
Principalele procese de muncă din bibliotecă, urmărind fluxul de prelucrare a documentului de la intrarea în bibliotecă până ajunge în mâinile cititorului, sunt: dezvoltarea colectiilor, evidenta, prelucrarea (catalogare, clasificare, indexare), organizarea colectiilor si comunicarea documentelor.
Relatiile dintre ele sunt prezentate în figura 3.
Fig. 3. Principalele procese de muncă din bibliotecă
Dezvoltarea colectiilor
Dezvoltarea colectiilor reprezintă prima etapă a circuitului pe care un document îl parcurge într-o bibliotecă.
Într-o definitie foarte scurtă dezvoltarea colectiilor este un proces de crestere a colectiilor prin cumpărare, donatie sau schimb[4]. Această activitate are la bază câteva principii formulate, în urmă cu 20 de ani, de bibliologul român Corneliu Dima-Drăgan în această formă:
1. Completarea colectiilor (sintagmă înlocuită în prezent cu dezvoltarea colectiilor) este determinată de profilul bibliotecii si de sarcinile acesteia în anumite conditii istorice.
2. Completarea este un proces de crestere si de actualizare a fondurilor.
3. Completarea este o activitate permanentă si coordonată raportată la: fondul existent, dinamica productiei editoriale, infrastructura bibliologică, cerintele cititorilor, alocatiile bugetare.
4. În actiunea de completare a colectiilor, relatia între exhaustivitate si selectivitate este determinată de obligatia oricărei biblioteci de a satisface, în mod corespunzător, cerintele tuturor categoriilor de cititori.
5. Volumul si rata completării trebuie coroborate în permanentă si în perspectivă cu posibilitătile de stocare, de prelucrare si de valorificare a documentelor[5].
Având la bază principiile enumerate, procesul de dezvoltare se realizează pe mai multe căi (modalităti): cumpărare (achizitie), donatie, transfer, schimb interbibliotecar, efectul legii depozitului legal.
Metodologia dezvoltării colectiilor cuprinde mai multe etape. Etapa preliminară este reprezentată de informarea bibliografică asupra productiei editoriale. Această informare poate fi: prospectivă, curentă si retrospectivă. Ea se bazează în general pe consultarea unor documente elaborate de furnizori sau de structuri specializate: planuri sau prospecte editoriale, cataloage editoriale, bibliografii.
A doua etapă a procesului de dezvoltare a colectiilor o reprezintă selectia, activitate complexă ce cuprinde alegerea, în urma unei informări bibliografice complete, a documentelor care se pretează cel mai bine profilului bibliotecii si cerintelor utilizatorilor. Desi procesul are la bază mai multe criterii de selectie (tematica lucrării, nivelul, colectia, editura, autorul, prezentarea grafică, pretul), există un mare grad de subiectivism pentru că de cele mai multe ori determinante sunt experienta si cunostintele celor implicati în acest proces.
Urmează comanda documentelor prin transmiterea fiselor de comandă furnizorilor (edituri, tipografii, structuri specializate).
Procesul se încheie cu primirea documentelor.
Evident că această activitate este mult mai complexă, dar cursul nu si-a propus descrierea principalelor procese din bibliotecă din motivele mentionate.
Strategia dezvoltării colectiilor si în special cea a achizitiei cunoaste în prezent mutatii relevante în cel putin două segmente: sursele si modalitătile de achizitie si structurarea colectiilor.
Referitor la prima problemă, în fata bibliotecarului se pun noi exigente cum ar fi: cunostinte economice si financiare, cunoasterea pietei de carte (marketingul de bibliotecă), abilitate, tact, corectitudine în stabilirea relatiilor cu partenerii de afaceri, cu furnizorii de documente. Trebuie remarcată, de asemenea, lipsa surselor de informare asupra productiei editoriale românesti. Aceasta ar trebui compensată prin participări la târguri de carte si expozitii, lansări de carte.
În ceea ce priveste cea de-a doua problemă - structurarea colectiilor - apar mutatii importante din cel putin două motive: aparitia unor noi domenii în stiintă si cultură (management, marketing, parapsihologie, inginerie economică, bioinginerie, literatura informatică) si aparitia purtătorilor de informatii netraditionali (memoriile calculatoarelor, dischetele, CD-ROM-uri) care vor forma biblioteca viitorului, adică o mare bază de date în care informatia va fi accesibilă oricărei persoane conectate la o retea, din orice colt al lumii.
Cea mai gravă problemă cu care se confruntă biblioteconomia românească rămâne lipsa banilor, o problemă generală de altfel. Din păcate alocatiile bugetare au scăzut permanent după 1990, ele nemaifiind în concordantă cu explozia informatională.
Din această cauză se impune căutarea unor surse complementare cum ar fi: plata informatiei (taxe), servicii pentru utilizatori, realizarea de publicatii proprii.
Alte solutii ar mai putea fi: reducerea cheltuielilor, procesul de selectie să opereze cu mai multă exigentă, utilizarea altor căi de achizitie (schimbul interbibliotecar, donatia), sponsorizări, obtinerea de rabaturi pentru documente din partea producătorilor, acestea putând ajunge până la 50%.
Evidenta publicatiilor
Cea de-a doua etapă a circuitului cărtii în bibliotecă o reprezintă evidenta publicatiilor, proces ce desemnează totalitatea operatiilor de consemnare a datelor cantitative si valorice, globale si individuale, referitoare la mărimea, componenta si dinamica colectiilor de documente.
Evidenta publicatiilor urmăreste identificarea si gestionarea corectă a documentelor. Acest proces se impune a fi realizat în conformitate cu reglementările pe plan national si trebuie să răspundă la cel putin două cerinte: claritate si exactitate.
Sistemul unic de evidentă, introdus în bibliotecile din tara noastră prin HCM nr. 1542/1951 si aplicat pe baza unor Instructiuni pentru păstrarea, securitatea si igiena fondurilor bibliotecii" din 1955, a înfăptuit o corelare biblioteconomică a evidentei individuale, reprezentată în mod traditional de registrul inventar, cu o nouă formulă de evidentă primară si globală, consemnată în registrul de miscare a fondurilor (RMF).
O dată cu automatizarea bibliotecilor tendinta este de a elimina aceste documente de evidentă si de a înregistra publicatiile în memoriile calculatoarelor.
Datorită naturii speciale a publicatiilor seriale, acestea necesită pe lângă evidenta individuală si globală aplicată tuturor categoriilor de documente, si două forme specifice de evidentă: evidenta preliminară si evidenta anuală.
Prelucrarea documentelor
Prelucrarea cuprinde ansamblul operatiilor materiale si intelectuale care sunt efectuate din momentul intrării documentului în bibliotecă până la punerea acestuia la dispozitia cititorului. Cele mai importante operatii sunt catalogarea, clasificarea si indexarea, dar procesul este mult mai complex, acesta poate să cuprindă operatii precum: stampilarea, echiparea, legarea.
Operatiile cuprinse în circuitul documentelor sunt realizate de categorii diferite de personal, în săli diferite, în functie de caracterul muncii: fizică sau intelectuală.
Reflectarea colectiilor cuprinde de fapt procesul de catalogare. Catalogul, indiferent de forma de redactare, reprezintă principala modalitate de reflectare a colectiilor constituite, păstrate, dezvoltate si organizate în biblioteci. Fără catalog, biblioteca pare un castel
fără ferestre, o carte fără cuprins" spune bibliologul român Corneliu Dima - Drăgan.
Organizarea colectiilor
După evidentă urmează organizarea colectiilor, proces ce implică două activităti: cotarea publicatiilor si asezarea la raft. Operatia de cotare se realizează cu scopul de a stabili pentru fiecare document locul pe care acesta urmează să-l ocupe în depozit sau în rafturile cu acces direct. Fixarea locului documentului într-o colectie se realizează prin cota topografică - acea formulă unică si nerepetabilă prin care se indică locul unde va fi asezat documentul în vederea conservării, regăsirii si circulatiei.
Atribuirea cotei si forma de prezentare sunt conditionate de sistemul de asezare adoptat de bibliotecă. Sistemele de asezare se împart în două categorii: sisteme formale si sisteme logice. Din prima categorie fac parte: asezarea fixă (după numărul de inventar, alfabetică, cronologică, după locul de aparitie, după limbă) si asezarea pe formate (sistemul cel mai utilizat astăzi la noi în tară pentru asezarea în depozit). Cea de-a doua categorie cuprinde: asezarea sistematico-cronologică si asezarea sistematico-alfabetică (sistemul cel mai folosit în conditiile accesului direct la documente).
Comunicarea documentelor
Comunicarea documentelor sau circulatia acestora reprezintă scopul final al oricărei biblioteci. Acesta este un proces de punere a unui document la dispozitia utilizatorului în acces direct sau indirect, pentru lectură în sală sau pentru împrumut. Procesul de comunicare a documentelor pune în relatie directă bibliotecarul si cititorul.
În activitatea oricărei biblioteci punctul initial si final este cititorul. Se porneste de la cititor, de la interesele si de la necesitătile lui de lectură pentru a ajunge din nou la el - acelasi si totusi altul, cu un orizont mai bogat de cunoastere, cu un anumit nivel de cultură, cu un gust format pentru o lectură de valoare.
Este firesc, deci, ca bibliotecarul, în mod sistematic, să îsi propună să descopere" cititorul si să cunoască cerintele de carte ale acestuia.
Prin studierea procesului de muncă se pot descoperi căi de crestere a productivitătii muncii, se pot reduce eforturile fizice si intelectuale si se elimină sau se diminuează suprasolicitarea.
[1] Ibid., p. 281.
[2] Standardul de stat. Organizarea si normarea muncii, nr. 6909-75.
[3] BURLOIU, Petre. Managementul resuselor umane. Bucuresti: Lumina Lex, 1997, p. 745.
[4]REGNEALă, M. Vocabular de biblioteconomie si stiinta informării. Vol. 1. Bucuresti: BCU, 1995, p. 91.
[5] DIMA-DRăGAN, C. Bibliologie generală. Fas. 1. Bucuresti: Tipografia Universitătii, 1976, p. 31.
|