3.3. Structura organizatorică
Structura unei organizatii este considerată cadrul sau scheletul acesteia.
Structura organizatorică reprezintă ansamblul persoanelor si subdiviziunilor astfel constituite încât să asigure realizarea obiectivelor previzionate". (O. Nicolescu)
Din perspectivă managerială scopurile structurii sunt:
- clarifică compartimentele si sarcinile posturilor, precum si responsabilii acestora;
- clarifică ierarhia organizatională;
- clarifică canalele de comunicare;
- permite managerilor să aloce resurse pentru obiectivele definite prin plan.
Structura unei organizatii prezintă trei caracteristici principale:
- specializarea - arată gradul de divizare si omogenitate a muncii în compartimente;
- coordonarea - se referă la modul de asigurare a cooperării între compartimente si indivizi;
- formalizarea - marchează gradul de precizie în definirea functiilor si relatiilor.
O structură organizatională optimă trebuie să îndeplinească următoarele conditii:
a) să reflecte obiectivele si planul de actiune;
b) să oglindească autoritatea în măsură să administreze întreprinderea;
c) să evidentieze cadrul de desfăsurare al activitătilor;
d) să fie alcătuită din persoane foarte bine pregătite.
Principalele componente ale structurii organizatorice, care se regăsesc în orice organizatie indiferent dacă are sau nu caracter industrial, sunt: postul, functia, ponderea ierarhică (aria de control), compartimentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice.
În opinia altor autori componentele sunt: postul, compartimentul, aria de control si delegarea de autoritate.
Posturile sunt cărămizile" ce compun structurile organizatorice. Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică a firmei. El poate fi definit ca ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitătilor care revin unui salariat" (O. Nicolescu). Componentele postului formează asa-numitul triunghi de aur" al organizării.
Totalitatea posturilor care prezintă aceleasi caracteristici formează o functie. Acestea pot fi de conducere sau de executie.
Ponderea ierarhică reprezintă numărul de salariati condusi nemijlocit de un manager. Acest număr poate varia de la 4-8 subalterni pentru un manager de pe nivelul superior până la 20-30 pentru unul de la baza piramidei organizationale.
Ansamblul persoanelor ce efectuează sarcini omogene si/sau complementare contribuie la realizarea acelorasi obiective si sunt subordonate nemijlocit unui manager formează un compartiment. Ele pot fi operationale si functionale.
Totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distantă de vârful piramidei organizatorice formează un nivel ierarhic. Într-o organizatie există de regulă trei niveluri manageriale: superior, de mijloc si inferior.
Relatiile organizatorice pot fi definite ca raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice instituite prin reglementări oficiale. Şi acestea se divid în trei categorii: de autoritate, de cooperare si de control.
Postul reprezintă în opinia celor mai multi autori componenta cea mai importantă a structurii. De modul în care se realizează analiza si proiectarea acestora depinde de cele mai multe ori succesul unei organizatii.
Analiza postului reprezintă procesul prin care se determină sarcinile postului precum si caracteristicile si responsabilitătile ce sunt cerute unui individ pentru a realiza cu succes obligatiile ce-i revin. În urma analizei se realizează fisele de post care cuprind informatii privind descrierea postului si specificarea postului (fig. 4).
Fig. 4. Componentele analizei postului
Fise de post (vezi anexele 1 si 2)
Şef de serviciu/birou (într-o bibliotecă universitară)
Sarcini:
- cunoasterea colectiilor bibliotecii (profil, dimensiuni, structură, dinamică) si utilizatorilor acestora;
- participă efectiv la realizarea unor sarcini (lucrări) ale serviciului/biroului;
- stabileste volumul de muncă al colectivului, în functie de competentele serviciului si ale membrilor acestuia;
- elaborează planurile anuale si de perspectivă ale serviciului/biroului;
- repartizează membrilor colectivului sarcinile si responsabilitătile în functie de sarcinile de plan si în raport cu specialitatea, competenta si experienta fiecăruia;
- organizează si asigură conditiile si climatul necesar realizării sarcinilor de plan ale colectivului si, implicit, ale fiecărui membru al acestuia;
- îndrumă permanent si în toate fazele de lucru activitătile specifice serviciului/biroului;
- organizează forme interne de perfectionare profesională a salariatilor si asigură conditiile de participare la actiuni similare ale altor institutii;
- colaborează cu alti sefi de serviciu/birouri la realizarea unor obiective din planul institutiei;
- integrează activitatea serviciului în ansamblul obiectivelor generale ale institutiei;
- participă în comisiile profesionale de angajare, definitivare si promovare a salariatilor;
- analizează stadiul si modul de îndeplinire a planului de activitate al serviciului si al membrilor acestuia;
- elaborează la cerere rapoarte de activitate, pe care le înaintează conducerii institutiei;
- redactează aprecieri si acordă calificative pentru activitatea desfăsurată de membrii serviciului;
- asigură un climat de muncă stimulativ si nonconflictual;
- urmăreste aplicarea si respectarea reglementărilor privind activitătile desfăsurate;
- asigură legătura între conducerea administrativă si membrii colectivului;
- analizează posibilitătile de informatizare a activitătilor serviciului si urmăreste realizarea efectivă a acestora;
- asigură respectarea legislatiei de bibliotecă;
- redactează si sustine prelegeri la cursurile profesionale organizate de propria institutie sau de institutii similare;
- participă activ la dezvoltatea practicii si teoriei activitătilor specifice serviciului pe care îl coordonează.
Nivelurile de regăsire a postului:
Functii de conducere pentru serviciile/birourile centrale si bibliotecile filiale.
Salarizare (se calculează în functie de coeficientii de multiplicare pentru functiile auxiliare din institutiile de învătământ)[1] .
Formatie
Absolvent al unei institutii de învătământ superior, de preferintă facultate de biblioteconomie. Cursuri de management. Pentru bibliotecile de facultate sunt indicati si absolventi ai unor facultăti cu profil similar cu cel al facultătii în cadrul căreia functionează biblioteca.
Cunoscător al, cel putin, unei limbi străine.
Experientă în munca de redactor, bibliograf, bibliotecar.
Abilităti
Specialist în tipul de activitate de bibliotecă pe care o coordonează. Cunostinte temeinice de biblioteconomie si de informatică documentară. Orizont cultural-stiintific cuprinzător, dublat de preocuparea de extindere si aprofundare a acestuia. Cunostinte de limba română, capacitate de exprimare coerentă si clară, atât în scris, cât si oral. Spirit novator, capacitate de a sesiza rapid problemele si de a intui solutiile. Obiectivitate, flexibilitate, adaptabilitate. Gândire prospectivă si proiectivă. Aptitudini organizatorice. Capacitate de a aviza si de a lua decizii. Asumarea responsabilitătii. Fortă de argumentare si persuasiune. Simt practic, dinamism, fermitate, sigurantă, metodă si consecventă în urmărirea sarcinilor si obiectivelor. Capacitate de a mobiliza resursele colectivului si de a motiva munca celorlalti. Capacitate de autoevaluare si, mai ales, de evaluare a oamenilor si a rezultatelor activitătii acestora. Echilibru, echitate, transparentă în actul de luare a deciziilor si în evaluare. Interes fată de oameni, fată de opiniile si problemele lor. Abilitate de a initia si întretine relatii cu ceilalti, de a crea si mentine un climat de muncă emulativ si nonconflictual. Comportament corect, demn. Conduită civilizată.
Bibliotecar S (studii superioare) - pentru o bibliotecă universitară
Sarcini:
- cunoaste colectiile bibliotecii (profil, dimensiuni, structură, dinamică) si categoriile de utilizatori ai acestora;
- efectuează operatii legate de dezvoltarea colectiilor, investigatie, selectie, evaluare periodică a colectiilor;
- efectuează operatii de evidentă primară si individuală a publicatiilor, execută operatii de organizare a colectiilor;
- elaborează descrierile publicatiilor, stabileste indicii de clasificare, precum si descriptorii acestora, organizează instrumentele de reflectare si regăsire a acestora, asigurând relatia corectă cu fondul existent;
- acordă, la cerere, informatii bibliografice;
- participă la lucrări de specialitate, la reuniunile profesionale organizate de propria institutie sau de institutii similare;
- participă la formele colective de initiere si perfectionare profesională, având, în acelasi timp, obligatii în directia autoinstruirii profesionale;
- are obligatia de a se familiariza si, după caz, a cunoaste foarte bine notiunile fundamentale legate de automatizarea proceselor de bibliotecă, în vederea executării unor operatiuni pe calculator;
- cunoaste si respectă legislatia de bibliotecă.
Niveluri de regăsire a postului
Functii de conducere: bibliotecar S sef serviciu/birou.
Functii de executie: salariati în serviciile care execută activităti specifice compartimentelor de dezvoltare a colectiilor, evidentă, organizare, catalogare, indexare, comunicare, conservare, gestionare a documentelor si bibliografie.
Salarizare
Formatie
Absolvent al unei institutii de învătământ superior (de preferintă al unei facultăti sau colegiu de biblioteconomie).
Abilităti
Cunostinte temeinice de biblioteconomie si stiinta informării (tipologia documentelor, fluxurile de informatii, tehnicile de selectie, prelucrare, stocare si diseminare a documentelor si informatiilor în sistemele si structurile biblioteconomice).
Cunoaste obiectivele generale si principiile de bază ale activitătii bibliotecii în care lucrează, serviciile pe care le oferă, instrumentele de informare existente, structura, continutul si modul lor de utilizare. Specialist în domeniul în care îsi desfăsoară activitatea. Competentă profesională, precizie, exactitate, rigoare, corectitudine, coerentă, consecventă si meticulozitate în executarea operatiilor de bibliotecă. Preocupare pentru îmbogătirea si actualizarea continuă si sistematică a cunostintelor profesionale. Devotament fată de profesie. Deschidere si receptivitate fată de noutate, adaptabilitate la actiunile de modernizare. Bună memorie. Putere de concentrare, gândire analitică si sintetică. Atentie distributivă. Spirit de observatie, capacitate de selectie si ierarhizare a problemelor. Perseverentă. Punctualitate. Putere de convingere. Spirit ordonat, organizat, disciplinat. Exigentă, fermitate, autoritate, initiativă, operativitate, mobilitate. Capacitate de a stabili si de a întretine relatii cu ceilalti, de a crea si mentine un climat de muncă stimulativ si nonconflictual. Conduită civilizată. Capacitate de autoevaluare si evaluare, obiectivitate, discernământ, onestitate. Capacitate de a îndruma, orienta si oferi informatii pertinente. Larg orizont de cultură.
Bibliotecar M (studii medii)
Sarcini
- cunoaste colectiile bibliotecii (profil, dimensiuni, structură, dinamică) si categoriile de utilizatori ai acestora;
- semnalează titlurile solicitate de cititori, inexistente în colectiile bibliotecii, în vederea completării fondului cu publicatiile respective;
- semnalează neconcordanta dintre instrumentele de reflectare a publicatiilor din bibliotecă si prezenta efectivă a acestora în depozite;
- oferă îndrumări privind utilizarea cataloagelor si a celorlalte instrumente de reflectare a colectiilor;
- execută operatii de evidentă primară si individuală a publicatiilor si operatii de depozit;
- efectuează operatii de organizare, gestionare si circulatie a publicatiilor în bibliotecă;
- desfăsoară activităti în sectorul relatii cu publicul (verifică permisul de intrare, serveste publicatiile solicitate, supraveghează circuitul corect al acestora în procesul lecturii);
- participă la formele colective de initiere si perfectionare profesională, având, în acelasi timp, obligatii în directia autoinstruirii profesionale;
- are obligatia de a se familiariza si, după caz, a cunoaste foarte bine notiunile fundamentale legate de automatizarea proceselor de bibliotecă, în vederea executării unor operatii pe calculator;
- cunoaste si respectă legislatia de bibliotecă.
Niveluri de regăsire a postului
Functii de executie: salariati din serviciile/birourile centrale si filiale care execută activităti specifice tuturor compartimentelor din bibliotecă.
Salarizare
Formatie
Absolventi, de preferintă, ai scolilor postliceale de biblioteconomie si ai învătământului mediu.
Abilităti
Cunostinte de biblioteconomie si stiinta informării, cunoaste obiectivele generale si principiile de bază ale activitătii serviciului/bibliotecii în care lucrează. Competentă profesională, precizie, exactitate, corectitudine, coerentă, consecventă si meticulozitate în executarea operatiilor de bibliotecă pe care le execută. Memorie bună. Atentie distributivă. Spirit de observatie. Punctualitate. Spirit ordonat, organizat, disciplinat. Initiativă, operativitate, mobilitate. Conduită civilizată.
Proiectarea postului presupune determinarea domeniului si profunzimii postului, precum si relatiile cu alti factori.
Domeniul se referă la numărul de sarcini pe care le are de îndeplinit ocupantul postului.
Profunzimea se referă atât la influenta pe care o are individul care îl ocupă, cât si la delegarea de autoritate.
În situatia când ocupantul unui post devine ineficient se poate trece la reproiectarea postului. Aceasta poate să aibă în vedere fie reproiectarea domeniului fie reproiectarea profunzimii postului.
În cazul reproiectării domeniului se pot folosi două metode: rotatia postului si întinderea postului.
a) rotatia postului implică mutarea unui individ de pe un post pe altul;
b) întinderea postului constă în cresterea numărului de sarcini pe care trebuie să le îndeplinească fiecare salariat.
Reproiectarea profunzimii postului are în vedere îmbogătirea postului care implică: varietate de sarcini, autonomie, identificarea titularului cu postul, asigurarea unui feed-back operativ, contacte profesionale, oportunităti pentru împrietenire.
Prin urmare, dacă întinderea are în vedere aspectele cantitative, îmbogătirea pune accentul pe îmbunătătirea calitătilor profesionale.
Afacerile moderne au o natură complexă datorită anvergurii, modificărilor tehnologice si schimbării preferintelor consumatorilor. Pentru a realiza o bună coordonare, este necesară alcătuirea compartimentelor.
Compartimentarea este procesul prin care activitătile omogene ale unei întreprinderi sunt grupate de regulă pe acelasi amplasament. Compartimentul constituie o suprafată distinctă, o diviziune sau ramură a unei întreprinderi, în care un manager are autoritatea asupra desfăsurării unor activităti specifice. Astfel, pot exista diferite compartimente: pentru protectie, pentru marketing, personal, contabilitate si finante. Acestea sunt compartimente functionale, fiecare cu birouri proprii care să-i furnizeze serviciile de rutină. Coordonarea acestora se realizează prin crearea unui birou administrativ, general. Prin compartimentare mai multe activităti de rutină sunt centralizate la un loc în vederea obtinerii maximului de economie si eficientă.
În literatura de specialitate dar si în activitatea practică se regăsesc mai multe criterii de compartimentare.
1. Compartimentarea prin numere simple
2. Compartimentarea în functie de timp (pe schimburi)
3. Compartimentarea functională
4. Compartimentarea teritorială (geografică)
5. Compartimentarea pe produse
6. Compartimentarea pe client
7. Compartimentarea orientată spre piată
8. Compartimentarea pe proces/echipament
9. Compartimentarea pe servicii
10. Compartimentarea matriceală (combină compartimen-tarea functională cu cea pe produs)
Analiza componentelor structurii organizatorice, a modului de grupare si mai ales a raporturilor dintre elementele functionale si cele operationale a dus la identificarea a trei tipuri de structuri organizatorice:
1. Ierarhică/liniară (specifică firmei clasice). Se caracterizează printr-un management autoritar, care exercită toate functiile, distanta dintre vârful si baza piramidei organizationale este mare si este alcătuită dintr-un număr redus de compartimente operationale.
2. Functională (specifică firmei moderne). Se caracterizează printr-un management participativ, managerul colaborează cu subalternii, foloseste delegarea si este alcătuită atât din compartimente operationale cât si functionale.
3. Ierarhic-functională. Reprezintă o îmbinare a precedentelor două tipuri.
Structura organizatorică se regăseste în mai multe documente ale firmei. Unul dintre cele mai utilizate este organigrama care cuprinde reprezentarea grafică a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri. Cele mai utilizate tipuri de organigrame sunt: cele ordonate de la stânga la dreapta, circulare si piramidale, ordonate de sus în jos (sunt cele mai sugestive).
Realizarea corectă si sugestivă a organigramelor presupune respectarea următoarelor reguli:
- mărimea patrulaterelor si grosimea liniilor trebuie corelate cu amploarea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitătilor implicate;
- pozitionarea dreptunghiurilor si a liniilor trebuie să reflecte raporturile de subordonare;
- pentru fiecare compartiment se recomandă includerea numărului total al personalului;
- pentru organigramele complexe este indicată întocmirea unei legende cu semnificatia simbolurilor utilizate;
- suportul utilizat pentru desenarea organigramei trebuie să fie suficient de mare pentru a nu diviza graficul.
Prezentăm, în continuare, câteva organigrame piramidale ale unor biblioteci de la noi din tară - BCU Bucuresti si Bibliotecii Nationale a României (vezi fig. 5 si 6) si din SUA (vezi anexele 3 si 4).
Alte informatii privind structura organizatorică se găsesc în regulamentele de organizare si functionare si în fisele de post.
Buget personal
Fig. 5. Organigrama BCU Bucuresti Serviciul
Fig. 6. Organigrama Bibliotecii Nationale a României
[1] Vezi Statutul personalului didactic
* Începând cu data de 1 septembrie 2000 valoarea coeficientului de multiplicare 1,000 se stabileste la nivelul de 900 000 lei
|