3. ORGANIZAREA SERVICIILOR DE BIBLIOTECĂ
Principalele functii ale managementului sunt, nu întâmplător, în această ordine: planificarea, organizarea, coordonarea, antrenarea si controlul - evaluarea. Functia de organizare a procesului managerial urmează în mod natural si logic celei de planificare.
3.1. Scurt istoric
Atunci când se încearcă o prezentare a evolutiei managementului stiintific si implicit a organizării, în mod firesc trebuie să facem referire la SUA deoarece este un fenomen aproape integral american.
Înainte de 1850 doar câteva din afacerile ce se desfăsurau în SUA necesitau serviciile unui administrator sau o structură administrativă bine definită. Erau în general afaceri de tip familial, de mică anvergură, iar întreprinderile industriale erau mici în comparatie cu cele de astăzi. Două sau trei persoane, responsabile pentru destinul unei întreprinderi, conduceau activitătile de bază - economice, administrative, operative si de antrepriză.
În economia din America antebelică administrarea afacerilor, ca activitate distinctă, încă nu exista. Presedintele companiei conducea operatiunile financiare, de achizitionare a materialelor si de vânzare a produselor finite. Comerciantii, producătorii, conducătorii organizatiilor de transport etc. desfăsurau activităti functionale: cumpărare-vânzare, supravegherea activitătii unor fabrici, companii de căi ferate.
În 1855, o companie de căi ferate din SUA, condusă de Daniel C. McCallen, alcătuieste prima organigramă trasând liniile de autoritate si comunicatie dintre pătratele" conducerii si celelalte diviziuni din domeniu. Noul sistem de organizare necesită un flux detaliat de rapoarte zilnice, săptămânale si lunare între sefii diviziunilor subordonate si conducătorul general al organizatiei.
Organizând si coordonând, conducând si planificând activitătile din departamentele operative, conducătorii acestora au început să aloce astfel tot mai mult timp procesului administrativ.
Între 1870-1890, populatia SUA a crescut foarte mult si, ca urmare, multe întreprinderi au început să-si mărească volumul productiei pentru a face fată cererilor pietei. Treptat, aceste întreprinderi au început să cumpere sau să construiască unităti aflate la mare distantă de sediul lor. Pe parcurs au apărut adevărate imperii industriale care necesitau metode tot mai avansate de administrare.
Începând cu anii 1890, liderii din anumite ramuri economice au initiat structurile departamentale pentru administrarea unor activităti din ramura respectivă si au înfiintat birourile centrale pentru administrarea companiei în ansamblu. Astfel au apărut primele întreprinderi cu organizare ierarhică/liniară, printre cele mai importante aflându-se: Standard Oil, Du Pont Company, International Paper.
Înainte ca Alfred P. Sloan să creeze o nouă formă de organizare pentru General Motors în 1920, acest tip de structură părea a fi singurul ce putea asigura controlul administrativ efectiv al unei întreprinderi de mari dimensiuni. General Motors, prin structura sa multidivizionară, nu a putut constitui un răspuns definitiv pentru necesitătile administrative rezultate din noua strategie de diversificare. A fost însă un bun exemplu pentru alte companii de pe piata automobilelor (Ford, Chrysler).
Mai târziu, după 1930, Westinghouse si International Business Machines au trecut la acest tip de organizare. Noua structură de organizare a activitătii din întreprinderi necesita deci crearea atât a departamentelor operative autonome, cât si a unui birou general de control si administrare.
Această perioadă, până în 1930, a însemnat de fapt aparitia si folosirea pentru prima dată a conceptului de management stiintific, bazat pe tehnici cantitative.
Iată pentru exemplificare câteva din cele mai importante astfel de tehnici, împreună cu cei care si-au adus contributia la aparitia si dezvoltarea lor, precum si aria lor de aplicabilitate (tabelul 2).
Tabelul 2
Tehnici cantitative
În 1931 James D. Mooney îsi aduce contributia la recunoasterea universală a principiilor de organizare, iar la sfârsitul deceniului al patrulea Max Weber pune accentul pe psihologie si cercetare în domeniul relatiilor umane, introducând de asemenea teoria organizatională bazată pe sistemele deschise.
După 1950 accentul se mută pe analiza de sistem, teoria informatiei în management si comportamentul uman în procesul de luare a deciziilor. În această perioadă se acordă de asemenea un interes sporit psihologiei manageriale.
La ora actuală se face un ultim pas în teoria general acceptată ce include autoevaluarea si autorealizarea (un concept profesional). Majoritatea specialistilor sunt de părere că nu este nevoie de o nouă
teorie de administrare, ci de un concept care să unifice valorile general acceptate ale teoriilor deja recunoscute.
În literatura de specialitate există numeroase definitii ale organizării, care, în mod firesc, diferă în anumite privinte. Din această multitudine am ales pe cea a lui Ovidiu Nicolescu ce poate fi considerată completă: organizarea constă în stabilirea si delimitarea proceselor de muncă fizică si intelectuală, a componentelor acestora, precum si gruparea lor pe posturi, formatii de muncă, compartimente, corespunzător anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale în vederea realizării în cele mai bune conditii a obiectivelor previzionate"[1].
În procesul de planificare se stabileste un sistem de obiective care în functie de sfera de cuprindere si de importantă se pot împărti în mai multe categorii:
- obiective fundamentale;
- obiective derivate de gradul I;
- obiective derivate de gradul II;
- obiective specifice;
- obiective individuale.
Aceste obiective sunt în relatie cu principalele componente ale organizării procesuale.
În functie de continut organizarea îmbracă mai multe forme: organizarea procesuală, organizarea structurală (structura organizatorică) numită si organizarea formală, organizarea informală si organizarea ergonomică.
[1] NICOLESCU, O. Op. cit., p. 278.
|