INTRODUCERE Astăzi, când ne aflăm la începutul unui nou mileniu, societatea umană este caracterizată de trei elemente aflate în plin proces de dezvoltare: informaţia, tehnologia şi ştiinţa. Continua evoluţie a acestor elemente a marcat epoca într-un sens pozitiv ducând-o pe o treaptă de progres nebănuită în trecut.
Civilizaţia umană a cunoscut în decursul existenţei sale o etapă agricolă şi apoi una industrială, cea prin care trece acum este epoca informaţiei şi a comunicării, epocă ce "se naşte din ciocnirea noilor valori şi tehnici,
noilor stiluri de viaţă şi moduri de comunicare"[1]. În condiţiile în care informaţia a devenit una din cele trei forme de manifestare a materiei, iar nevoia de informare şi de comunicare este mai acută ca niciodată, au fost puse la punct noi modalităţi de comunicare ce ne oferă posibilitatea de a emite sau recepţiona, aproape instantaneu, mesaje din orice zonă a mapamondului. Toate acestea se bazează pe transmisiile fără fir (wireless), pe folosirea calculatorului şi pe facilităţile oferite de Internet.
Valoarea informaţiei este astăzi imensă: ea a devenit simbolul puterii celui ce o deţine. Deşi abia în zilele noastre informaţia este valorificată la potenţialul ei maxim, valoarea ei datează de mii de ani, din momentul în care Moise transmite poporului său Tăbliţele cu cele zece porunci[2]. Treptat informaţia devine din ce în ce mai importantă, se fac eforturi pentru ca să fie transmisă şi altora, şi astfel apar mesagerii şi mai târziu curierii şi factorii poştali. În prezent, chiar dacă curierii şi factorii poştali nu au dispărut, majoritatea informaţiilor sunt transmise prin intermediul cablurilor şi prin eter datorită faptului că acestea oferă calitate şi viteză mult mai bune şi, datorită dezvoltării lor, preţuri mai mici.
Informaţia a devenit pentru societatea contemporană o materie primă, ea este prezentă peste tot, devenind un potenţial strategic. Astfel, războaiele militare au acum o dimensiune informaţională din ce în ce mai mare: rezultatul nu mai este decis de curajul, vitejia combatanţilor, ci de informaţiile pe care părţile implicate le deţin. Se poate spune că pe lângă războiul militar propriu-zis mai există şi un război informaţional şi implicit al tehnicii, tehnologiilor şi comunicării.
Acest război informaţional este prezent în toate domeniile existenţei noastre sociale şi se manifestă printr-o "luptă" continuă în a obţine cea mai bună informaţie, cea mai nouă, de a o folosi în modul cel mai bun, adică de a-i valorifica potenţialul la maxim.
Informaţia a fost importantă în toate etapele existenţei noastre pentru aportul adus la dezvoltarea societăţii umane. În momentul în care oamenii au înţeles că anotimpurile se succed, acest fapt a devenit o informaţie foarte importantă pentru practicarea agriculturii şi pentru procurarea hranei. Astăzi, pe lângă acest tip de informaţii pe care le deţinem de mii de ani şi în afara altora pe care le-am dobândit pe parcursul existenţei noastre, folosim informaţii referitoare la construirea de calculatoare mai performante sau superperformante, la crearea de programe care să-i ajute pe utilizatori în sensul degrevării de activităţi prea dificile, care necesită un timp mai mult de muncă sau care au caracter repetitiv, la construirea de echipamente care să ne permită o comunicare mai rapidă, mai bună din punct de vedere calitativ.
Bibliotecile sunt principalele structuri implicate în culegerea, prelucrarea şi diseminarea informaţiilor.
Fără îndoială, în drumul spre un nou mileniu, biblioteca va juca un rol deosebit în viaţa oricărei societăţi, prin intermediul ştiinţei ea va deschide noi orizonturi civilizaţiei şi culturii, omenirii în general. Biblioteca, acest centru de informare, cercetare, documentare, important focar de cultură, va pune la dispoziţia utilizatorilor săi (fără diferenţiere de vârstă, rasă, sex, religie, naţionalitate, limbă sau statut social) cunoştinţe şi informaţii din toate domeniile. Ea va oferi clienţilor săi colecţiile de documente de care dispune, colecţii care vor trebui să reflecte tendinţele contemporane şi evoluţia societăţii precum şi memoria omenirii şi produsele imaginaţiei acesteia.
În prezent, bibliotecile (nu numai cele româneşti) traversează un proces de reformă ce implică regândirea propriilor servicii în raport cu această lume în schimbare, printr-o cunoaştere profesională a unor domenii indispensabile activităţii din bibliotecă precum managementul, marketingul, ştiinţa informării sau psihologia lecturii. De altfel, întreaga societate românească trece printr-o etapă de profunde transformări, numită de oamenii politici perioadă de tranziţie. Aceasta cuprinde nu numai o reformă de ordin economic, cu tot ce implică trecerea la economia de piaţă, reaşezarea structurilor de producţie şi de schimb, ci şi o reformă socială, un proces de regrupare a categoriilor sociale care duce în mod inevitabil la reapariţia fostelor clase sociale. Este necesară în acest context o schimbare a mentalităţilor şi a comportamentelor politice, economice, culturale şi informaţionale, o reaşezare a raporturilor dintre oameni şi societate şi a fiecărui individ în parte.
Deşi există o mare deosebire între structurile economice şi biblioteci - motivaţia de profit - acestea au devenit în prezent întreprinderi" culturale care trebuie să funcţioneze eficient. Totuşi, indiferent de natura întreprinderii, este necesară satisfacerea clienţilor prin servicii eficiente şi de calitate. De asemenea va trebui să li se creeze angajaţilor sentimentul de mulţumire şi de împlinire în privinţa locului de muncă şi să li se asigure un mediu de lucru plăcut, lipsit de pericole.
Tocmai acum, la început de mileniu, mişcarea biblioteconomică (şi în special cea românească) traversează o etapă dificilă, majoritatea instituţiilor bibliotecare trecând printr-o profundă criză structurală şi procesuală. În afara problemelor inerente unei perioade de tranziţie spre un nou tip de economie care influenţează direct sau indirect activitatea bibliotecilor, acestea se confruntă în prezent cu o multitudine de alte greutăţi cum ar fi: lipsa documentelor, a resurselor financiare (în scădere îngrijorătoare), a personalului calificat, a echipamentelor (în special a celor informatice), la care se adaugă lipsa de concepţie, acţiunile confuze, izolarea instituţională şi multe altele. Cele mai multe greutăţi decurg, în concepţia noastră, din lipsa managerilor de profesie, din necunoaşterea metodelor şi tehnicilor managementului ştiinţific, din nerespectarea principiilor organizării ergonomice a muncii. Aşa cum arăta profesorul Ion Stoica, managementul bibliotecilor este vinovat de incapacitatea de a stabili scopuri şi obiective clare, de a analiza relaţii şi costuri, de a corobora inteligent interdisciplinarităţile constitutive ale câmpului biblioteconomic[3].
În structurile culturale dar şi în multe din cele economice se poate vorbi numai de un management empiric. Noi nu am avut un management al structurilor documentare ci doar, uneori, manageri cu anumite performanţe. Absenţa studiilor de specialitate, lipsa unor criterii de valoare în selecţionarea managerilor, rigiditatea unui cadru general centralist au redus managementul bibliotecilor la nivelul unei administraţii mărunte şi neperformante.
Lucrarea de faţă constituie un ghid de management pentru cei care lucrează în servicii de informare (biblioteci, centre de informare, arhive) în structuri de dimensiuni mici sau mijlocii. Ea se concentrează pe managementul serviciilor de informare într-un mediu dinamic unde informaţia este critică pentru menţinerea competiţiei organizaţionale prin satisfacerea clienţilor, creşterea productivităţii, performanţei şi viabilităţii financiare.
Lucrarea, bazată pe o amplă bibliografie (în special din literatura anglo-saxonă), încearcă să reflecte tendinţele moderne în management printr-o abordare integrată a disciplinelor:
biblioteconomie, managementul colecţiilor, arhive, sisteme de informare, calculatoare şi telecomunicaţii. Aceste discipline tradiţionale au operat ca unităţi discrete de lucru bazate pe formatul informaţional. În ultimul timp, importanţa managementului resurselor de informare, mai mult decât formatul, a câştigat teren, ca urmare a apărut tendinţa de abordare a acestor unităţi ca un serviciu de informare integrat.
Rolul şefului de bibliotecă a fost de asemenea redefinit ca un manager al serviciului de informare, reflectând tendinţa spre o abordare integrată. Rolul lui a fost extins prin adăugarea unor noi responsabilităţi în domeniul managementului înregistrărilor, arhivelor, sistemelor de informare, calculatoarelor şi telecomunicaţiilor. Acest nou rol îl conduce spre organizarea informaţiei, spre managementul cunoaşterii şi evaluării precum şi spre aplicarea cunoştinţelor sale în managementul tehnologiei sau altor tipuri de activităţi care să asigure avantajul competitiv.
Ar trebui observat că avantajul competitiv este o noţiune care nu se referă numai la domeniile productive sau numai la organizaţiile private, el se referă de asemenea la utilizarea eficientă a resurselor şi a abilităţilor serviciilor de informare, la satisfacerea cererilor clienţilor actuali sau potenţiali, mai bine şi înaintea altor servicii de informare sau altor furnizori de informaţii.
Rolurile şi activităţile managerului serviciilor de informare şi forţele care acţionează asupra sa sunt adesea conectate, astfel că o abordare integrată a managementului este necesară. De exemplu, există relaţii între mediul intern şi extern, între abilitatea managerilor de a da sarcini angajaţilor şi legăturile interpersonale, şi între cultura organizaţională şi modul în care este utilizată informaţia.
Multe strategii pot fi aplicate atât la nivel individual cât şi la nivelul organizaţiei. Strategiile în planificare, managementul resurselor umane, financiare şi informaţionale există atât la nivel micro cât şi macro. Interacţiunea dintre oameni, managementul schimbării, conflictelor, motivării, stresului, dezvoltarea şi instruirea personalului cer strategii de management atât la nivel personal cât şi organizaţional.
Lucrarea abordează şi managementul rezultatelor la diferite niveluri ale organizaţiei paterne. Conceptul de parent organisation se referă la mediul organizaţional în care serviciile de informare operează. Acesta poate să cuprindă autoritatea locală, departamentul guvernamental, organizaţii din sectorul privat, centre de cercetare sau instituţii universitare.
De exemplu organizaţia paternă pentru o bibliotecă publică este de obicei autoritatea locală. Biblioteca publică reprezintă un suport pentru autoritatea locală prin furnizarea informaţiilor, prin serviciile de educaţie şi recreere pe care le oferă, iar clienţii sunt un segment al populaţiei care au vârste diferite, interese şi siluri de viaţă diferite.
Biblioteca poate să ofere informaţii de specialitate personalului autorităţii locale sau membrilor aleşi. De asemenea poate accepta responsabilităţi în managementul înregistrărilor şi arhivelor autorităţii locale.
În contrast, un serviciu de informare într-o mică organizaţie poate constitui un suport pentru nevoile de cercetare ale managementului şi angajaţilor acesteia ca beneficiari primari. Obiectivul principal ar trebui să fie conducerea sistemelor de informare şi distribuirea serviciilor de cercetare astfel încât să constituie un suport pentru manager şi angajaţi în menţinerea competitivităţii organizaţiei. Un rol secundar al serviciilor informaţionale în această competiţie ar trebui să fie distribuirea altor tipuri de informaţii şi servicii clienţilor organizaţiei.
Lucrarea încearcă să reflecte tendinţele managementului modern într-un mediu dinamic, în permanentă schimbare.
Se poate realiza o analogie între serviciile de informare şi inimă. Informaţia reprezintă sângele iar suportul tehnologic arterele organizaţiei. Ele pot asigura succesul şi prin urmare obţinerea avantajului competitiv atât în structurile comerciale cât şi în cele culturale.
Pentru menţinerea competitivităţii serviciilor de informare, managerul ar trebui:
- să înţeleagă rolul său de lider;
- să înţeleagă influenţele mediului intern şi extern în care organizaţia operează;
- să crească profitabilitatea şi productivitatea prin planificarea integrată a resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale;
- să creeze un mediu care să încurajeze creativitatea şi adevăratele valori;
- să manifeste grijă pentru sine şi pentru ceilalţi angajaţi;
- să-şi asume riscuri;
- să distribuie acele servicii care vin în întâmpinarea cererilor clienţilor.
Înţelegerea rolului managerului implică cunoaşterea conceptelor de bază şi a funcţiilor lidership-ului şi managementului. De asemenea, se impune cunoaşterea rolurilor manageriale, a nivelului pe care se găseşte organizaţia şi a abilităţile manageriale.
Înţelegerea mediului înseamnă înţelegerea influenţelor strategice şi a factorilor interni şi externi ai mediului în care operează serviciul de informaţii.
Competiţia şi mediul actual aflat într-o continuă schimbare necesită o abordare integrată a planificării resurselor umane, materiale, financiare şi informaţionale. Planificarea strategică este procesul prin care se stabilesc obiective care să conducă organizaţia la o alocare corectă a resurselor. Procesul implică dezvoltarea unor strategii care să permită organizaţiei să ofere servicii şi produse competitive şi profitabile în condiţiile schimbării.
Succesul organizaţiilor implică inovaţie, adaptare la schimbare, creativitate în rezolvarea problemelor.
Aspectele interpersonale ale managementului care să permită realizarea echipelor de lucru sunt la fel de importante. Puterea, influenţa, autoritatea şi delegarea sunt concepte specifice relaţiilor interumane dintr-o structură.
Structurile organizatorice tradiţionale sunt şi ele în schimbare. Deplasarea spre medii de lucru în care oamenii lucrează în grup
(există un singur lider) sau în echipe (fiecare este lider) este vizibilă. Managementul grupurilor şi echipelor cere abilităţi manageriale diferite de cel al managementului indivizilor.
Scopul fundamental al serviciilor de informare este acela de a oferi resurse informaţionale şi suport tehnologic pentru nevoile de afaceri ale organizaţiilor şi pentru nevoile informaţionale ale clienţilor.
Competiţia şi schimbarea implică un risc ridicat în orice organizaţie. Factorii de risc pot fi de ordin financiar, politic, competitiv, juridic, uman sau tehnologic. Managementul riscului se concentrează pe strategii care pot fi folosite în identificarea şi conducerea factorilor potenţiali de risc astfel încât impactul lor să fie minim sau neutralizat.
Probabil cea mai importantă problemă a managementului informaţional este distribuirea produselor şi serviciilor. În acest sens sunt necesare strategii care să ducă la creşterea competitivităţii serviciilor de informare, creşterea calităţii, concentrarea pe client. Prin toate acestea serviciile informaţionale trebuie să se asigure că produsele lor vin în întâmpinarea cererilor utilizatorilor.
Managementul bibliotecilor şi serviciilor de informare este în prezent o problemă despre care se vorbeşte des, pe marginea căreia se ţin conferinţe şi seminarii, dar care în practica profesională nu-şi găseşte aplicare. Aceasta ar putea fi o cauză a crizei pe care o traversează biblioteconomia mondială. Specialiştii arată că o soluţie ar putea fi utilizarea metodelor şi tehnicilor oferite de ştiinţa managementului şi marketingului, de informatică şi telecomunicaţii.
Lucrarea oferă soluţii pentru unele din problemele prezentate şi sperăm că acoperă o parte din vidul ce se manifestă în literatura de specialitate de la noi. Ea se adresează studenţilor, bibliotecarilor, managerilor, tuturor persoanelor ale căror îndatoriri de serviciu presupun interacţiunea cu alte persoane în vederea realizării obiectivelor.
[1] TOFFLER, Alvin. Al treilea val. Bucureşti: Editura Antet, 1995.
[2] SCHMITT, J. P. Manuel d'organisation de l'entreprise. Paris: Presses Universitaires de France, 1994, p.383.
[3] STOICA, Ion. Unele probleme ale planificării serviciilor de bibliotecă în România contemporană. În: Biblioteca, nr. 8-9-10, 1994, p. 21.
|